Finance Officer (Poltava)

Країна: Україна

Місце роботи: м. Полтава (з можливими поїздками за потреби)

Кінцевий термін подачі заявок: 14 грудня 2025 року

Дата початку роботи: 02 січня 2026 року

Тривалість: 11 місяців (з можливістю продовження залежно від результатів роботи та потреб проєкту)

Мови: англійська (відмінне володіння), українська (рідна)

Підпорядкування: Керівник проєкту / Операційний менеджер

Мета посади

Фінансовий офіцер забезпечує належне фінансове управління проєктом HOPE у повній відповідності до внутрішніх процедур AVSI та вимог донора (AICS). Посада гарантує точність, прозорість та ефективність фінансових процесів, включно з виконанням бюджету, перевіркою витрат, розподілом коштів та фінансовою звітністю. Крім того, ця роль сприяє формуванню операційної стратегії місії у всіх аспектах, що стосуються фінансів та адміністрації.

Основні завдання та обов’язки

• Підтримка впровадження операційної та фінансової стратегії проєкту під керівництвом лінійного менеджера.

• Забезпечення дотримання внутрішніх процедур AVSI та всіх чинних законів України, включно з регулюванням неприбуткових організацій та вимогами оподаткування.

• Збір, перевірка та обробка всіх фінансових документів, пов’язаних із сервісними контрактами та витратами проєкту.

• Проведення технічної перевірки рахунків та підтвердних документів для забезпечення відповідності процедурам AVSI та донора.

• Організація та управління платіжними дорученнями та фінансовою документацією.

• Своєчасна підготовка, підписання та подання фінансових звітів філії на основі точних бухгалтерських даних.

• Підтримання прозорої, повної та неупередженої фінансової інформації щодо фінансового стану, результатів діяльності та руху коштів AVSI Ukraine.

• Забезпечення правильного застосування адміністративних та операційних процедур AVSI (Operational Manual та AMPE).

• Ведення фінансових записів, включно з понесеними витратами, прогнозними бюджетами та залишками коштів.

• Моніторинг бюджетів проєкту відповідно до затверджених асигнувань та надання своєчасних оновлень і аналізу для підтримки управлінських рішень.

• Надання рекомендацій та консультацій Керівникам проєктів щодо виконання бюджету та коригувальних заходів у разі потреби.

• Підготовка фінансових звітів та звітів про виконання бюджету відповідно до вимог AICS та внутрішнього контролю.

• Участь у підготовці звітів про результати діяльності шляхом надання чітких пояснень щодо відхилень у бюджеті.

• Збір, систематизація та архівування всіх підтвердних документів, необхідних для звітності та аудитів.

• Підтримка партнерських організацій у підготовці бюджетів та фінансової документації.

• Активна участь у вирішенні проблем, надання точних та інноваційних фінансових рішень.

• Підтримка команд програм AVSI шляхом координації, фінансових консультацій та аналізу для забезпечення якісної реалізації проєктів.

Основні вимоги

Освіта:

• Ступінь бакалавра з економіки, фінансів, бухгалтерського обліку або суміжних напрямів (отриманий щонайменше два роки тому).

Досвід:

• Мінімум 2 роки професійного досвіду у сфері фінансів, бухгалтерського обліку або адміністративних ролях.

• Щонайменше 1 рік досвіду у сфері міжнародної співпраці, гуманітарних проєктів або програм реагування на надзвичайні ситуації.

Мови:

• Відмінне володіння англійською (усна та письмова).

• Українська – рідна.

Необхідні навички та досвід:

• Глибоке розуміння принципів бухгалтерського обліку та фінансового менеджменту.

• Знання адміністративних та неприбуткових фінансових процедур.

• Відмінні організаційні та навички ведення документації.

• Висока увага до деталей та точність.

• Сильні аналітичні здібності та навички вирішення проблем.

• Здатність працювати під тиском та дотримуватися термінів.

• Проактивність, надійність та здатність працювати як самостійно, так і в команді.

• Володіння пакетом MS Office (Word, Excel, PowerPoint), інтернет-інструментами та цифровими фінансовими платформами.

Будь ласка, надішліть своє резюме та короткий мотиваційний лист до 14 грудня 2025 року. У темі листа вкажіть:«Вакансія: Фінансовий офіцер (Полтава) – [Ваше ім’я]».

AVSI Foundation Ukraine прагне забезпечувати різноманітність та інклюзивність. Ми заохочуємо подавати заявки всіх кваліфікованих кандидатів незалежно від раси, етнічного походження, релігії, статі, сексуальної орієнтації, інвалідності чи віку.

Ми дякуємо всім заявникам за інтерес до роботи в AVSI Foundation Ukraine. Лише відібрані кандидати будуть запрошені до наступних етапів процесу відбору.

Country: Ukraine 

Duty Station: Poltava (with possible travels as required) 

Deadline: 14 December 2025 

Starting date: 02 January 2026 

Period: 11 months (renewable depending on performance and project needs)

Language: English (excellent), Ukrainian (native) 

Reporting to: Project Manager / Operation Manager

Aim of the Position

The Finance Officer ensures the proper financial management of the HOPE project in full compliance with AVSI internal procedures and donor (AICS) requirements. The role guarantees the accuracy, transparency, and efficiency of financial processes, including budget execution, expenditure verification, fund allocation, and financial reporting. The position also contributes to the operational strategy of the mission in all finance- and administration-related aspects.

Main Tasks and Responsibilities

· Support the implementation of the operational and financial strategy of the project under the supervision of the line manager.

· Ensure compliance with AVSI internal procedures and all relevant Ukrainian laws, including nonprofit regulations and taxation requirements.

· Collect, verify, and process all financial documents related to service contracts and project expenditures.

· Perform technical checks of invoices and supporting documents to ensure adherence to AVSI and donor procedures.

· Organize and manage payment orders and financial documentation.

· Ensure timely preparation, signing, and submission of branch financial statements based on accurate accounting data.

· Maintain transparent, complete, and unbiased financial information on AVSI Ukraine’s financial status, performance, and cash flow.

· Ensure correct application of AVSI administrative and operational procedures (Operational Manual and AMPE).

· Maintain financial records including incurred costs, forecast budgets, and remaining funds.

· Monitor project budgets against approved allocations and provide timely updates and analysis to support management decisions.

· Provide guidance and recommendations to Project Managers regarding budget execution and corrective measures when needed.

· Prepare financial reports and budget execution reports in accordance with AICS and internal control requirements.

· Contribute to performance reports by providing clear explanations for budget variances.

· Collect, organize, and archive all supporting documents required for reporting and audits.

· Support partner organizations in the preparation of budgets and financial documentation.

· Participate actively in problem-solving, providing informed, accurate, and innovative financial solutions.

· Support AVSI program teams by offering coordination, financial advice, and analysis to ensure high-quality project implementation.

Essential Requirements

Education

· Bachelor’s degree in Economics, Finance, Accounting, or related fields (obtained at least two years prior).

Experience

· Minimum 2 years of professional experience in finance, accounting, or administrative roles.

· At least 1 year of experience in international cooperation, humanitarian projects, or emergency response programs.

Languages

· Excellent English (spoken and written).

· Native of Ukrainian

Required Skills and Experience

· Strong understanding of accounting principles and financial management.

· Knowledge of administrative and nonprofit financial procedures.

· Excellent organizational and documentation skills.

· High attention to detail and accuracy.

· Strong analytical and problem-solving abilities.

· Ability to work under pressure and meet deadlines.

· Proactive, reliable, and able to work both independently and within a team.

· Proficient in MS Office Suite (Word, Excel, PowerPoint), internet tools, and digital financial platforms.

Please send your CV and a short motivation letter by 14th December. In the subject line, please indicate: “Vacancy: Finance Officer (Poltava) – [Your Name]”.

AVSI Foundation Ukraine is committed to ensuring diversity and inclusion. We encourage applications from all qualified candidates regardless of race, ethnicity, religion, gender, sexual orientation, disability, or age.

We thank all applicants for their interest in working with AVSI Foundation Ukraine. Only shortlisted candidates will be invited to the next stages of the selection process.