Секретар проєкту

MIYAMOTO Ukraine займається гуманітарним відновленням будівель, які постраждали у наслідок російської атаки.

Співпрацюємо з ООН та іншими міжнародними організаціями.

MIYAMOTO Ukraine працює в регіонах, які найбільше постраждали від атак, таких як Харків, Київ, Чернігів, Суми, Миколаїв, Херсон.

Наразі у київський офіс шукаємо інженера документального забезпечення проекту.

Виконуючи ці обов’язки, інженер документального забезпечення проекту відіграє ключову роль у забезпеченні безперебійної роботи та успішного завершення проекту через ефективне управління та контроль документації.

Обсяг роботи для інженера документального забезпечення проекту включає такі обов’язки:

Управління документацією:

• Організація, управління та підтримання проектних документів, включаючи креслення, специфікації, контракти, звіти та кореспонденцію.
• Забезпечення правильного зберігання, кодування та легкої доступності всіх проектних документів.

Контроль документації:

• Впровадження та підтримання процесів і процедур контролю документації.
• Відстеження статусу проектних документів, забезпечення їх актуальності та відповідності поточному стану проекту.
• Забезпечення відповідності всієї документації стандартам компанії та нормативним вимогам.

Поширення та комунікація:

• Поширення проектних документів серед відповідних зацікавлених сторін, включаючи керівників проектів, інженерів, підрядників та клієнтів.
• Забезпечення своєчасного та точного поширення інформації всім учасникам проекту.
• Виконання ролі контактної особи для питань і проблем, пов’язаних з документацією.

Забезпечення якості:

• Перевірка документів на точність, повноту та відповідність вимогам проекту.
• Проведення регулярних аудитів проектної документації для забезпечення її узгодженості та відповідності.
• Повідомлення про будь-які невідповідності або проблеми керівництву проекту.

Співпраця та координація:

• Тісна робота з проектними командами для розуміння вимог до документів та термінів їх виконання.
• Координація з іншими відділами для збору необхідної інформації та документації.
• Сприяння співпраці між різними командами та зацікавленими сторонами щодо проектної документації.

Технічна підтримка:

• Забезпечення технічної підтримки для програмного забезпечення та інструментів управління документацією.
• Навчання членів проектної команди процедурам контролю документації та використанню програмного забезпечення.
• Діагностика та вирішення будь-яких проблем, пов’язаних із системами управління документацією.

Ведення записів та архівування:

• Підтримання точних записів усіх проектних документів, включаючи контроль версій та історію змін.
• Забезпечення правильного архівування проектних документів по завершенню проекту.
• Управління зберіганням і знищенням документів відповідно до політик компанії та нормативних вимог.

Звітність:

• Складання звітів про статус документів, їх відповідність вимогам та будь-які проблеми або невідповідності.
• Надання регулярних оновлень керівництву проекту щодо стану проектної документації.
• Сприяння у підготовці документації для проектних зустрічей та оглядів.

Освіта та досвід:

1. Вища технічна освіта або відповідна професійна підготовка.
2. Досвід роботи у сфері управління проектною документацією від 1-3 років.

Професійні навички:

1. Володіння програмами для управління проектною документацією (AutoCAD/ Revit/ Document Management Systems).
2. Вміння працювати з офісним пакетом програм (Microsoft Office, Google Workspace).

Особисті якості та навички:

1. Високий рівень уважності до деталей та відповідальність.
2. Відмінні організаційні навички.
3. Вміння працювати в команді та ефективно комунікувати з різними учасниками проекту.
4. Здатність працювати в умовах багатозадачності та дотримання термінів.

Мовні навички:

1. Вільне володіння українською мовою.
2. Знання англійської мови на рівні, достатньому для читання та складання технічної документації (рівень B1-B2).

Додаткові вимоги:

• Наявність сертифікатів, що підтверджують кваліфікацію (бажано, але не обов’язково).

Переваги співпраці:

• робота у компанії, основною місією якої є відбудова України;
• можливість долучатися до міжнародних проєктів;
• конкурентна заробітна плата;
• корпоративні заходи, подарунки на свята та дні народження;
• команда експертів своєї справи;
• можливість професійного розвитку та отримання нових навичок.

Умови роботи:

• робота в офісі у центрі м. Києва (вул. Трьохсвятительська 13), Пн — Пт з 09:00 до 18:00, обідня перерва;
• офіційне працевлаштування за КЗпП, оплачувана відпустка (24 календарних дні).