Координатор з фінансів, адміністрації та людських ресурсів

Мета посади 

Координатор з фінансів, адміністрації та людських ресурсів питань 

безпосередньо підпорядковується представнику країни, тісно співпрацює з координатором програми, а також з фінансовим, логістичним та кадровим відділами на рівні штаб-квартири. 

1. Адміністративна координація 

• Допомагає представнику країни та координатору програми у взаємодії з місцевими органами влади для забезпечення дотримання місцевих правил та протоколів, у тому числі як перекладач. 

• Виконує роль основної контактної особи з адміністративних питань та зовнішніх залучених сторін (окрім постачальників). 

• Забезпечує розробку та коригування офіційних документів та угод, що стосуються програм, адміністрування, реєстрації в українських органах влади та процедур донорів. 

2. Управління людськими ресурсами 

• Забезпечує дотримання трудового законодавства України. 

• Забезпечує дотримання кадрової політики BSF та сприяє її постійному вдосконаленню. 

• Централізує дані, пов'язані з управлінням персоналом, контролює відстеження контрактів та виплату заробітної плати, виступає зв'язковою особою із зовнішніми бухгалтерами в обробці послуг з нарахування заробітної плати та забезпеченні точного ведення обліку. 

• Забезпечує правовий моніторинг питань, пов'язаних з персоналом. 

• Контролює підбір та адаптацію нових співробітників. За потреби здійснює підбір та управління консультантами, новими співробітниками та/або простими підрядниками з надання послуг (водії тощо), що стосуються адміністративних, фінансових або логістичних питань. 

• Уважно ставиться до питань, що порушуються командами, та гарантує задовільні умови праці. 

•  Здійснює розрахунок заробітної плати та виплату винагород за цивільно-правовими договорами. 

3. Фінансове та бюджетне управління 

• Забезпечує відповідність бюджетів як внутрішнім процедурам, так і адміністративним та фінансовим правилам і положенням донорів. 

• Створює стандартні операційні процедури, що відповідають практикам штаб-квартири та відповідають вимогам донорів. 

• Допомагає представнику країни у визначенні фінансової стратегії для забезпечення фінансової стабільності BSF у регіоні. У тісній координації з координатором програми та представником країни завершує прогнозування бюджету для програм, операцій та адміністративних витрат. 

• Своєчасно та точно контролює бюджети та, за потреби, розробляє фінансові звіти для фінансового відділу штаб-квартири та донорів або партнерів проектів. 

• Керує банківським рахунком, а також платежами готівкою. 

• Керує переказами коштів та забезпечує безпеку коштів/готівки у співпраці з представником країни. 

• Контролює готівку та банківські перекази з штаб-квартири. 

• У координації з представником країни та координатором програми розробляє нові бюджети для проектів за потреби. 

• Готує та підтримує аудити у координації з адміністративним та фінансовим відділом штаб-квартири. 

4. Відповідність та управління ризиками 

• Забезпечує відповідність діяльності BSF Україні місцевим законам та нормативним актам. 

• Зменшує адміністративні, фінансові та логістичні ризики, забезпечуючи безпечне та надійне проведення всіх операцій та заходів, дотримуючись протоколів та інструкцій організації з управління ризиками. 

• Переглядає/оновлює внутрішній контроль, політики та процедури для зменшення потенційних ризиків. 

Кваліфікаційні вимоги: 

 

• Ступінь магістра у відповідній галузі, такій як бізнес-адміністрування, фінанси, управління персоналом або суміжна галузь. 

• Мінімум 3 років професійного досвіду, з яких щонайменше 2 роки на адміністративній та фінансовій посаді на рівні координації. 

• Попередній досвід роботи в неурядовій організації буде перевагою. 

• Ретельність, організованість та надійність, здатність працювати самостійно та проактивно. 

• Гарне управління стресом. 

• Міжособистісні та комунікативні навички. 

• Відмінні навички письма та роботи з Excel. 

• Відмінне володіння пакетом Microsoft Office. 

• Робоче володіння англійською мовою. 

• Вільне володіння українською мовою.