HR officer

Недержавна гуманітарна організація Medical Teams International працює з 1979 року. Medical Teams в Україні з 2022 гоку надає психологічну допомогу та постачає необхідні товари людям, які постраждали від конфлікту. Наші команди в Україні складаються з десятків медичних працівників, матеріально-технічного та адміністративного персоналу, об'єднаних нашими фундаментальними принципами. Наші дії керуються медичною етикою та принципами неупередженості, незалежності та нейтральності. Ми є некомерційною організацією.

Medical Teams International дотримується суворих принципів захисту дітей і вразливих дорослих, а також політики нульової терпимості до неправомірної поведінки, пов’язаної з сексуальними домаганнями, експлуатацією та насильством на робочому місці та в інших місцях, де здійснюється діяльність організації. Паралельно з технічною компетентністю, наймом і відбором, рішення про прийом на роботу приділятимуть належну увагу оцінюванню придатності кандидатів шляхом ретельної перевірки біографії, відсутність кримінальних стягнень, перевірки професійних рекомендацій.

ОБОВ’ЯЗКИ

• Створювати та підтримувати записи про співробітників в онлайн/цифровій системі заповнення та паперових файлах; забезпечити належну інформаційну безпеку відповідно до політики та процедур Medical Teams в Україні та донорів
• Керувати процесом найму на рівні країни, включаючи розміщення оголошень про роботу та заявок, обробку вхідних заяв, перевірку резюме, проведення співбесід та обробку перевірок на вимогу керівництва реагування
• Підтримувати підготовку заробітної плати шляхом надання відповідних даних, таких як табелі обліку робочого часу, відсутність, звільнення, нові призначення, щорічні відпустки та лікарняні у співпраці з фінансами для своєчасної оплати праці персоналу
• Координувати, відстежувати та сприяти всім відпусткам працівників.
• Переконайтеся, що всі документи щодо нового найму заповнені та узгоджені з відповідними менеджерами з найму та керівництвом реагування
• Сприяти процесам адаптації,
• Введення даних і відстеження інформації про людські ресурси в систему планування ресурсів підприємства та інформаційну систему людських ресурсів
• Підтримувати здоров’я та безпеку персоналу, забезпечуючи заповнення форм реєстрації на страхування, обробку позовів про травми та звітування про випадки безпеки
• Зв’язуватися з іншими менеджерами служби підтримки та керівництвом реагування для врегулювання дисциплінарних стягнень і вирішення конфліктів відповідно до політики Medical Teams в Україні
• Переконатися, що персонал поінформований і дотримується Кодексу поведінки Medical Teams в Україні, політики PSEA та інших кадрових політик і процедур
• Підтримувати керівників у процесі управління ефективністю, надаючи поради щодо вирішення проблем працівників, створюючи та впроваджуючи плани розвитку персоналу та забезпечуючи проведення оцінювання ефективності відповідно до політики та процедур Medical Teams в Україні
• Співпрацювати з бізнес-партнером Medical Teams International Human Response, щоб заповнити Довідник для співробітників Medical Teams в Україні
• Координувати процес звільнення працівника
• Заповнювати всі місячні, квартальні та річні звіти донорів і підсумкові звіти з персоналу за потреби
• Підтримувати персонал, який керує програмами охорони здоров’я, щоб підтримувати надання якісних послуг шляхом належного укомплектування персоналом шляхом навчання тому, як керувати графіками чергувань і розподіляти персонал відповідно до навантаження на пацієнтів у програмі охорони здоров’я, кадрової політики щодо кількості персоналу та бюджетних обмежень
• Забезпечити належне управління волонтерами, включаючи надання орієнтації, зв’язок із персоналом на місцях, підтримання регулярних контактів для консультування щодо щоденних завдань і вирішення проблем для забезпечення задоволення; керувати операціями гостьового будинку, якщо це необхідно
• У відповідних випадках розвивати спроможність заступників відповідальних/координаторів з кадрів і гарантувати, що вони контролюють правильне застосування посібника з кадрів і кадрової політики
• Є відповідальною (координаційною) особою на рівні офіса в м. Дніпро з питань дотримання вимог SAFEGUARD PSEA. Забезпечити безпеку учасників програми та співробітників шляхом сприяння обізнаності та дотримання положень кодексу поведінки медичних команд щодо захисту від сексуальної експлуатації та насильства, захисту дітей і вразливих дорослих, а також політики на робочому місці без домагань
• Проводити оцінку ефективності та застосовувати дисциплінарні процедури відповідно до політики Medical Teams в Україні
• Інші обов’язки за призначенням

Необхідні навички та досвід:

• Мінімум 2 роки досвіду роботи спеціаліста з персоналу
• Досвід роботи з гуманітарними міжнародними організаціями є додатковою перевагою
• Англі
• Навички використання системи баз даних ERP для управління документацією персоналу
• Навички коучингу менеджерів та підвищення кваліфікації
• Вміння розв’язувати конфлікти
• Вміння розробляти та проводити тренінги
• Відмінні навички спілкування та спілкування
• Вміння користуватися Microsoft Word, Excel і Outlook і вміння спілкуватися через Teams/Skype/Zoom англійською мовою
• Вільне володіння українською письмовою та усною мовами
• Бажано досвід з фінансовими операціями

ЗДІБНОСТІ

• Уміння розставляти завдання за пріоритетністю для дотримання термінів
• Здатність бути гнучким і керувати стресом, особливо в ситуаціях, які вимагають високого ступеня чуйності, такту і дипломатії
• Здатність бути чесним і підтримувати атмосферу довіри та чесності
• Здатність забезпечити відповідальність персоналу за виконання робочих обов’язків, протоколу Medical Teams в Україні та етичних стандартів
• Можливість ведення детальних записів з високою точністю
• Здатність зберігати конфіденційність високочутливої інформації
• Можливість підтримувати Medical Teams в Україні Calling і дотримуватися Кодексу поведінки Medical Teams в Україні

УМОВИ РОБОТИ

• Ця вакансія передбачає співробітників працювати в офісі 
• Страхування
• Досвід роботи в міжнародній громадській організації
• Скорочений робочий день

Приймаються СV тільки англійською мовою