Фахівець з грантів (Grants Officer)

Тривалість контракту- 30 вересня 2026 року

Про FHI 360 та проєкт EpiC

FHI 360 — це некомерційна організація, яка займається розвитком людського потенціалу та прагне покращити життя людей шляхом впровадження інтегрованих, локально орієнтованих рішень. У складі команди — експерти в галузях охорони здоров’я, освіти, харчування, довкілля, економічного розвитку, роботи з молоддю, досліджень, технологій, комунікацій та соціального маркетингу, що створює унікальне поєднання можливостей для вирішення сучасних взаємопов’язаних викликів розвитку. FHI 360 працює більш ніж у 50 країнах світу та в усіх штатах і територіях США.

Проєкт EpiC (Meeting Targets and Maintaining Epidemic Control) — це восьмирічна (2019–2027) глобальна ініціатива у сфері охорони здоров’я, яка спочатку фінансувалася Державним департаментом США в рамках Надзвичайного плану президента США з боротьби зі СНІДом (PEPFAR). Проєкт реалізується приблизно в 50 країнах світу, вирішуючи ключові виклики у сфері громадського здоров’я, такі як ВІЛ/СНІД, підготовка до пандемій та глобальна безпека у сфері охорони здоров’я.

В Україні проєкт фінансується в межах ініціативи Global Health Security (GHS) з метою зміцнення глобальних, регіональних та місцевих систем громадського здоров’я, спираючись на широкий досвід та наявні можливості, що узгоджуються з національними пріоритетами GHS та цілями уряду США. EpiC підтримуватиме національні та регіональні установи громадського здоров’я, медичні заклади, науково-дослідні інститути та регіональні управління Держпродспоживслужби України, академічні установи, а також організації громадянського суспільства. Метою є зміцнення потенціалу GHS у сферах профілактики та контролю інфекцій (IPC), антимікробної резистентності (AMR), управління надзвичайними ситуаціями у сфері охорони здоров’я (HEM), з особливим акцентом на запобігання, виявлення та реагування на спалахи інфекційних захворювань епідемічного значення. Усі заходи будуть узгоджені з національними нормативними актами, рекомендаціями та стандартами, а також з відповідними міжнародними рамковими документами.

Ця позиція базується в Києві, Україна. Вакансія відкрита для громадян України, які проживають в Україні або готові переїхати. Вимагається професійне володіння українською мовою (усною та письмовою).

Опис посади: 

Спеціаліст з грантів підпорядковується менеджеру з грантів. Він/вона буде підтримувати управління договірними угодами EpiC Україна, включаючи всі додаткові угоди. Спеціаліст з грантів буде підтримувати управління субгрантоотримувачами EpiC Україна. Він/вона буде підтримувати постійний контакт з субгрантоотримувачами EpiC в країні, проводити візити з метою перевірки дотримання вимог та надавати постійну підтримку в налагодженні та зміцненні фінансових і управлінських систем з метою розвитку потенціалу субгрантоотримувачів. Він/вона буде забезпечувати ефективне виконання всіх функцій субгрантоотримувачів EpiC відповідно до політик, процедур та правил USG і FHI 360, а також підтримувати постійний контакт із субгрантоотримувачами. Посада вимагає тісної співпраці з іншими оперативними співробітниками штаб-квартири FHI 360, EpiC та представництва FHI 360 в Україні для забезпечення дотримання правил, політик та практик FHI 360 та уряду США. 

Обов'язки:

• Надавати підтримку менеджеру з грантів в управлінні та координації діяльності, пов'язаної з грантами, включаючи розробку, проведення конкурсів, переговори, підготовку, адміністрування, аналіз та перевірку фінансових звітів, управління документацією, моніторинг та закриття документів, пов'язаних з грантами. 
• Розробка, впровадження та моніторинг планів моніторингу субгрантів з кожним субгрантоотримувачем та проведення або супровід візитів на місця для забезпечення та підтримки постійного дотримання умов субгрантів та зміцнення потенціалу субгрантоотримувачів.  
• Проведення регулярних візитів на місця до субгрантоотримувачів для перевірки дотримання умов, супроводу спеціальних умов надання грантів та надання підтримки у зміцненні потенціалу та наставництва. 
• Переглядати документацію субгрантоотримувачів, включаючи щомісячні рахунки-фактури, супровідну документацію (табелі обліку робочого часу, квитанції тощо) та щомісячні звіти про хід виконання програми. 
• Надавати допомогу в розробці бюджетів субгрантоотримувачів та надавати технічну допомогу в розбудові потенціалу персоналу субгрантоотримувачів.  
• Вести актуальні записи про гранти та забезпечувати належне адміністрування та виконання всіх грантів відповідно до відповідних правил та положень уряду США, а також положень FHI 360 та України. 
• Підтримувати всі координаційні заходи, виконання грантів, включаючи сертифікацію та внутрішні процедури закриття, фінансовий моніторинг та регулярні і своєчасні виплати, підготовку тендерної документації, а також заходи з поширення інформації та підвищення обізнаності.
• Переглядати та готувати зміни до грантів.
• Підтримувати комунікацію, регулярно

Освіта, кваліфікація та досвід

• 
  Бакалаврський ступінь у галузі фінансів, бухгалтерського обліку та ділового адміністрування з 3-5 роками відповідного досвіду або магістр у подібній галузі з 1-3 роками відповідного досвіду. Бажано мати кваліфікацію CPA, ACA або будь-яку іншу відповідну професійну кваліфікацію.
• Хороші аналітичні, математичні навички та навички вирішення проблем. 
• Знання проектів, що фінансуються урядом США, та політик і процедур управління грантами.
• Доведений досвід у налагодженні ефективних відносин з ключовими зацікавленими сторонами.
• Бажано знання українського сектору охорони здоров'я, неурядових організацій (НУО) та громадських організацій (ГО) в Україні. 
• Вміння інтерпретувати фінансову та іншу кількісну інформацію та звіти. 
• Вміння працювати в умовах жорстких термінів та виконувати великі обсяги роботи з мінімальним наглядом. 
• Культурна чутливість та глибоке розуміння потреб вразливих верств населення. Володіння програмами Microsoft Office, такими як MS Word, Excel, PowerPoint, та добре розвинені комп'ютерні навички. Хороші навички написання звітів та документації.
•  Здатність подорожувати в межах країни або регіону, а також за кордон, якщо це необхідно. 
•  Володіння англійською та українською мовами на рівні, що дозволяє вільно читати, писати та розмовляти. 

Типові фізичні вимоги:

• Здатність проводити багато годин, дивлячись на екран комп'ютера та виконуючи повторювану роботу на клавіатурі.
• Здатність сидіти та стояти протягом тривалого часу.Здатність піднімати/переміщати вантаж вагою до 5 фунтів. 

Використовувані технології:
Персональний комп'ютер/ноутбук, програми Microsoft (тобто Office 365, SharePoint, Teams), мобільний телефон/мобільні технології та стандартне офісне обладнання.

Вимоги до відряджень:
Менше 10% 

 **Або еквівалентна комбінація відповідної освіти та/або досвіду, достатня для успішного виконання основних обов'язків на цій посаді. Цей опис посади підсумовує основні обов'язки на цій посаді. Він не визначає і не обмежує конкретні завдання, які можуть бути призначені для виконання цих обов'язків. Цей документ не повинен тлумачитися як трудовий договір. Керівництво залишає за собою право переглядати та змінювати цей документ у будь-який час. 
Робоче місце буде розташоване в офісі FHI 360 у Києві, Україна.

Length of contract:  until 30 September 2026 with possibility of extension

2 positions

About FHI 360 and EpiC 

FHI 360 is a nonprofit human development organization dedicated to improving lives in lasting ways by advancing integrated, locally driven solutions. Our staff includes experts in health, education, nutrition, environment, economic development, youth, research, technology, communication, and social marketing—creating a unique mix of capabilities to address today’s interrelated development challenges. FHI 360 serves more than 50 countries and all U.S. states and territories. 

The Meeting Targets and Maintaining Epidemic Control (EpiC) project is an eight-year (2019–2027) global health project initially funded by the U.S. Department of State (DoS) as part of the President’s Emergency Plan for AIDS Relief (PEPFAR). EpiC operates in approximately 50 countries, addressing key public health challenges such as HIV/AIDS, pandemic preparedness, and global health security.  

In Ukraine, the project receives Global Health Security (GHS) funding to strengthen global, regional, and local public health systems, building on broad experience and existing capabilities that align with national GHS priorities, and US Government goals. EpiC will support the national and regional public health institutions, health care facilities, the State Service of Ukraine on Food Safety and Consumer Protection’s research institutes and regional departments, academic institutions, as well as civil society organizations. to strengthen GHS capacities in infection prevention and control (IPC), antimicrobial resistance (AMR), health emergency management (HEM), with a particular focus on the prevention, detection and response to infectious disease outbreaks of epidemic significance. All activities will be aligned with national regulations, guidelines and standards, as well as relevant international frameworks.  

This position will be based in Kyiv, Ukraine. This position is open to Ukrainian nationals who are residing in Ukraine or are willing to relocate to Ukraine. Professional proficiency in written and spoken Ukrainian is required. 

Job Summary: 

The Grants Officer reports to the Grant Manager. He/she will support the management of EpiC Ukraine contractual agreements including all subagreements. The Grants Officer will support the management of EpiC Ukraine subawardees. S/he will be in routine contact with the EpiC subawardees in the country, conducting compliance site visits and providing ongoing support for financial and management systems setup and strengthening to develop subawardee capacity. He/she will ensure that all functions under the EpiC subawardees are conducted in an efficient manner and in compliance with USG and FHI 360 policies, procedures and regulations and will be in routine contact with subawardees. The position requires close collaboration with other operations staff within FHI 360 HQ, EpiC and the FHI 360 Ukraine country office to ensure application of FHI 360 and USG regulations, policies and practices. 

Accountabilities: 

• Support Grants Manager in management and coordination of grant activities, including the design, competition, negotiations, preparation, administration, analysis and verification of financial reports, management of documentation, monitoring, and closing of grant documents. 

• Develop, implement and monitor subaward monitoring plans with each sub-awardee and conduct or follow-up on site visits to ensure and support ongoing compliance with subaward terms and conditions and strengthen capacity of sub-awardees.  

• Conduct regular site visits to subawardees to check compliance, follow-up on special award conditions, and provide capacity building support and coaching. 

• Review subawardee documentation including monthly invoices, supporting documentation (timesheets, receipts, etc.) and monthly program reports. 

• Assist in the development of sub-awardee budgets and provide capacity building technical assistance to sub-awardee staff.  

• Maintain up-to-date grant records and ensure that all grants are properly administered and executed in accordance with related USG rules and regulations, and FHI 360 and Ukrainian regulations. 

• Support all coordination activities, grant execution, including certification and internal closing procedures, financial monitoring and disbursements on a regular and timely basis, preparation of tender documents, as well as dissemination and awareness-raising activities. 

• Review and prepare modifications to grants. 

• Maintain communication, regularly follow up, and coach recipients in order to ensure good implementation of activities in accordance with management principles. 

• Perform any other duties and responsibilities as assigned 

Education Qualification & Experience 

• Bachelor’s Degree in Finance, Accounting and Business Administration with 3-5 relevant experience or Masters in similar field with 1-3 relevant years of experience. CPA, ACA or any other relevant professional qualification is desirable. 

• Good analytical, numerical and problem-solving skills. 

• Familiarity with USG funded projects and grants management policies and procedures. 

• Demonstrated expertise in building effective relationships with key stakeholders 

• Familiarity with the Ukrainian public health sector, non-governmental organizations (NGOs) and community-based organizations (CBOs) in Ukraine is highly desirable. 

• Ability to interpret financial and other quantitative information and reports. 

• Ability to manage tight deadlines and deliver high volumes of work with minimal supervision. 

• Cultural sensitivity and sound understanding of the needs of vulnerable populations. 

• Proficiency in Microsoft Office applications such as MS Word, Excel, PowerPoint, and well-developed computer skills. 

• Good report writing and documentation skills. 

• Ability to travel within country or region and internationally if needed.  

• Must be able to read, write and speak fluent English and Ukrainian 

 Typical Physical Demands: 

• Typical office environment. 

• Ability to spend long hours looking at computer screen and doing repetitive work on a keyboard. 

• Ability to sit and stand for extended periods of time. 

• Ability to lift/move up to 5 lbs. 

Technology to be Used: 

• Personal Computer/Laptop, Microsoft applications (i.e., Office 365, SharePoint, Teams), cell phone/mobile technology, and standard office equipment. 

Travel Requirements: 

• Less than 10% 

 **Or an equivalent combination of relevant education and/or experience sufficient to successfully perform the key responsibilities of the job. This job description summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time. 

The position will be based in FHI 360’s office in Kyiv, Ukraine.  

Please apply via the link above on the vacancy website or email your CV and Cover letter to Відправити резюме with ‘Grants Officer’ in the subject line. Only applications submitted in English will be considered. 

Candidates with disabilities are encouraged to apply.