Офіс адміністратор

Finn Church Aid (FCA) — найбільша фінська міжнародна гуманітарна організація. FCA працює в 12 країнах світу і спеціалізується на трьох тематичних пріоритетних напрямках: Право на мир (R2P), Право на засоби до існування (R2L) та Право на якісну освіту (R2QE). Право на якісну освіту є ключовим напрямком для глобальних програм FCA та в Україні.

Основною метою цієї посади є виконання адміністративних завдань, пов'язаних із забезпеченням безперебійної роботи польових офісів.

Обов'язки на посаді:

• Зв'язок з постачальниками, підрядниками та логістичними компаніями щодо адміністративних поставок.
• Управління та обслуговування офісних і житлових приміщень, підготовка всіх заявок на закупівлю.
• Організація ремонту та обслуговування будь-якого обладнання та меблів у приміщеннях.
• Підготовка платежів за мобільний та стаціонарний зв'язок.
• Забезпечення належного управління та обслуговування офісних приміщень. Відповідальність за закупівлю канцелярських товарів та послуг з прибирання, туристичних послуг.
• Оновлення реєстру основних активів у тісній співпраці з ланцюгом постачання.
• Адміністрування корпоративної служби таксі Bolt
• Замовлення канцелярських товарів для офісу.
• Координація роботи місцевих офісів з адміністративних питань
• Створення стандартних операційних процедур для поліпшення реалізації адміністративних процесів.
• Виконання інших завдань, доручених безпосереднім керівником.
• Отримання вхідних листів від Укрпошти та Нової пошти та ведення реєстру вхідної/вихідної кореспонденції
• Бронювання готелів, квитків (поїзд, автобус, літак) для ділових поїздок 
• Координація деталей бронювання та змін з туристичним агентством

Вимоги до кандидатів:

• ОСВІТА: Вища освіта в галузі управління бізнесом/адміністрації або суміжній галузі
• МОВИ:

Українська

Англійська (бажано середній рівень)

• Досвід роботи на таких посадах:

Офісний адміністратор/помічник менеджера протягом 2 років або більше

• Хороші організаційні та комунікативні навички, висока дисципліна та відповідальність
• Хороші навички роботи з комп'ютером, особливо з таблицями Excel, формулами, Power Point та Word
• Здатність до мультизадачності
• Розуміння (на базовому рівні) процесів закупівлі
• Досвід в організації корпоративних заходів (тренінги, конференції, виїзні сесії)
• Досвід роботи з турагенствами для організації службових відряджень 

Переваги співпраці з нами:

• отримання досвіду співпраці з міжнародним фондом,
• прозорі умови щодо працевлаштування (офіційне працевлаштування за строковим трудовим договором, згідно українського законодавства),
• медичне страхування для кожного співробітника та членів родини,
• зручний у розташуванні і комфортний для роботи офіс
• регулярний перегляд заробітної відповідно до змін курсу.