Cash and Voucher Assistance (CVA) &Non-Food Items (NFIs) Project Manager / Менеджер з організації надання готівкової, ваучерної та соціально-побутової допомоги

Посада та обов’язки

Розробка, запровадження та керування програмою грошової та ваучерної (CVA) та соціально-побутової допомоги Medair в Україні. Це передбачає початкову оцінку, взаємодію з іншими учасниками, розробку проєкту(ів), внесок у написання пропозицій проєктів, розробку та документування процесів і процедур, ефективне управління проєктом і звітування про нього, накопичення отриманих знань і формування стратегії надання грошової та ваучерної (CVA) та соціально-побутової допомоги (NFI) Medair в Україні.

Огляд проєкту

У відповідь на триваючу гуманітарну кризу в Україні Medair продовжує реалізацію багатогалузевих програм допомоги для порятунку життів і полегшення людських страждань, надаючи допомогу в реагуванні на надзвичайні ситуації на Сході, реабілітаційну підтримку на Півночі, а також підтримку внутрішньо переміщеним особам і приймаючим громадам на Західній Україні. Medair реалізовує проєкти через свої основні сектори, надаючи важливу медичну підтримку, допомогу в секторі WASH (водопостачання, - відведення, санітарія, гігієна), прихистку та інфраструктури, CVA (грошової та ваучерної допомоги), NFI (соціально-побутової допомоги) та психосоціальної підтримки.

Місце роботи та умови праці

Посада з виїздами на місця реалізації проєктів в Сумській області.  

Ключові напрями діяльності

Керування проєктами в секторі грошової та ваучерної допомоги

• Проведення оцінки в секторі надання грошової, ваучерної та соціально-побутової допомоги в Україні, визначаючи можливості та виклики, які передбачає впровадження відповідних проєктів в програму.
• Встановлення системи для ефективного впровадження заходів з грошової, ваучерної та соціально-побутової допомоги, включаючи розробку стандартних операційних процедур.
• Керування призначеним проєктом(ами) і негайно повідомляти лінійному менеджеру про будь-які операційні проблеми (наприклад, очікуване недосягнення цілей; збільшення потреб бенефіціарів; прогнозовані перевитрати або недовитрати бюджету проєкту).
• Забезпечення ефективного керівництва призначеним проєктом(ами), працюючи над тим, щоб забезпечити як короткострокові, так і довгострокові позитивні наслідки та результати для бенефіціарів, місцевих органів влади та місцевого персоналу.
• Сприяння розробці та впровадженню відповідної та ефективної стратегії, включаючи проактивне планування для відповідальної програми виходу за консультаціями з персоналом, керівниками на місцях та місцевими громадами.
• Встановлення чітких цілей та показників для проєктної діяльності у співпраці з персоналом і керівниками на місцях.
• Внесення вкладу в інтеграцію участі бенефіціарів та підзвітності в усіх аспектах проєкту.
• Забезпечення точного та своєчасного звітування про діяльність відповідно до термінів і форматів Medair, донорів та інших.
• Розробка нових пропозицій, пов’язаних зі стратегією регіональної програми в країні та оціненими потребами та прогалинами, спільно з відповідними менеджерами на місцях. 
• Поліпшення обслуговування бенефіціарів через унікальні та ефективніші заходи для покращення їхньої самореалізації
• Моніторинг та нагляд за проєктною діяльністю, оцінка прогресу через результати та вплив, використовуючи як кількісні, так і якісні дані, а також залучення команди проєкту до аналізу та вжиття заходів для забезпечення постійного прогресу. 
• Забезпечення точного та своєчасного звітування про діяльність відповідно до часових рамок і форматів Medair, донорів та ін.

 Управління інформацією

• Контроль за збором даних щодо бенефіціарів, вибір Medair домогосподарств та відстеження готівкових виплат бенефіціарам.
• Регулярне звітування перед робочими групами країни щодо допомоги CVA та NFI, яка запланована та завершена.
• Забезпечення наявності і підтримки ефективних систем управління базами даних і безпеки.
• Забезпечення того, що збір даних здійснюється відповідно до галузевих стандартів і відповідного законодавства, а результати отриманого досвіду інтегровані в проєкт. Зараз дані про домогосподарства збираються за допомогою Open Data Kit (ODK) через програмне забезпечення для планшетів.

Управління персоналом

• Забезпечення лінійного керівництва персоналом призначеного(их) проєкту(ів), включаючи повсякденне управління, підбір персоналу, розвиток і навчання, перевірки ефективності тощо. Може також знадобитися лінійне керівництво іншим персоналом проєкту.
• Сприяння регулярним зустрічам для сприяння обміну інформацією між персоналом проєкту, щоб переконатися, що всі співробітники обізнані про цілі проєкту та поточні робочі плани, а також надати можливість для зворотного зв’язку.
• Забезпечення інструктажу та технічного нагляду для персоналу для підвищення відповідальності за проєктну діяльність.

Фінансовий менеджмент

• Управління бюджетом призначеного(их) проєкту(ів) і забезпечення того, щоб усі витрати відповідали бюджету та відповідали стандартам Medair щодо фінансового управління, включаючи підзвітність та належне управління.
• Підтримка команди, якщо це необхідно, у виборі, налагодженні та управлінні методами грошової допомоги для проєкту відповідно до галузевих стандартів відповідних банківських установ.

Комунікація та координація

• Розробка належних, регулярних, прозорих та допоміжних структури зв’язку з призначеною командою, керівниками та радниками Medair у країні та глобального офісу підтримки (GSO), щоб забезпечити хороші партнерські стосунки.
• Участь у координаційних зустрічах із робочою групою з грошової та ваучерної допомоги та кластеру з соціально-побутової допомоги (NFI Cluster), внутрішніх навчаннях Medair, представленні Medair і наданні інформації персоналу та керівникам на місцях щодо відповідних питань.
• Зв’язок із радником глобального офісу підтримки грошової та ваучерної допомоги (CVA) для підтримки в розробці проєкту, управлінні та розробці стратегії країни в секторі CVA.

 Логістика

• Підтримка матеріально-технічної діяльністі персоналу соціально-побутової допомоги (NFI), зокрема щодо закупівлі витратних матеріалів та обладнання для призначеної діяльності NFI.
• За необхідності, забезпечення зв’язку з   командою NFI, матеріально-технічним та фінансовим персоналом, щоб переконатися, що предмети закуплені, їх транспортують, зберігають, ними управляють та ведуть їхній облік належним чином.

 Управління якістю

• Підтримка зв’язку із матеріально-технічним та фінансовим персоналом, щоб забезпечити своєчасну відповідність процесу стандартам аудиту.
• Забезпечення того, що проєкти реалізуються відповідно до пропозицій і вимог донорів, а також відповідно до стандартів Medair, донорів, країни та міжнародних стандартів, тобто стандартів CALP, Sphere і CHS (Ключові гуманітарні принципи).
• Забезпечення включення заходів багатоканального зворотного зв’язку, міркувань щодо захисту даних та аспектів безпеки, які мають бути реалізовані, щоб уникнути шахрайства та корупції, а також неконтрольованих ефектів.
• Втілення цінностей Medair у співпраці з членами команди, місцевим персоналом, бенефіціарами та під час зовнішніх контактів.

Кваліфікація

• Вища або професійно-технічна освіта у відповідній галузі. 
• Високий рівень володіння англійською (усна та письмова).

Професійний досвід / якості  

• Два роки професійного досвіду після отримання кваліфікації та принаймні один рік досвіду управління проєктами.
• Досвід роботи в гуманітарному контексті. Досвід роботи з проєктами CVA.
• Здатність і бажання керувати реалізацією проєкту. Здатність до вирішення проблем.
• Досвід розробки, моніторингу реалізації та оцінки проєктів.

ФІЛІЯ МЕДЕЙР В УКРАЇНІ прагне створити різноманітні та інклюзивні робочі місця та є роботодавцем, який передбачає рівні можливості працевлаштування. За більш детальною інформацією просимо зв'язатись із нами.  

Role & Responsibilities
Develop, establish, and manage Medair’s cash and voucher assistance (CVA) and non-food items programming in Ukraine. This involves initial assessment, engaging with other actors, designing the project(s), contributing to proposals, developing and documenting processes and procedures, effectively managing and reporting on the project, capturing learning, and shaping Medair’s CVA and NFI strategy within Ukraine.

Project Overview

In response to the ongoing humanitarian crisis in Ukraine, Medair continues to deliver multi-sector relief programmes to save lives and alleviate human suffering by providing emergency response support in the East, rehabilitation support in the North, and support to Internally Displaced People and host communities in West Ukraine. Medair is intervening through its core sectors of expertise by providing essential life-saving Health, WASH, Shelter & Infrastructure, CVA, NFIs, mental health, and psychosocial Support.

Workplace & Conditions

Field-based position in Sumy region.

Key Activity Areas

CVA Project Management

• Conduct CVA and NFIs assessments in Ukraine, identifying opportunities and challenges that the implementation of CVA and NFIs in the programme implies.
• Establish systems to efficiently implement CVA & NFIs interventions, including the development of SOPs.
• Manage the assigned project(s) and promptly report any operational concerns to the line manager (e.g. projected failure to meet objectives; increased beneficiary needs; projected over or under-spending on project budget).
• Provide strong leadership of the assigned project(s), working to ensure both short and long-term positive impacts and outcomes for the beneficiaries, local authorities, and local staff.
• Contribute to the development and implementation of an appropriate and effective strategy, including proactive planning for responsible exit in consultation with staff, field managers and with the local communities.
• Set clear objectives and indicators for project activities in collaboration with the staff and field managers.
• Provide input into the integration of beneficiary participation and accountability in all aspects of the project.
• Ensure accurate and timely reporting of activities according to Medair, donor, and other applicable timeframes and formats.
• Develop new proposals, linked to the country strategy and the assessed needs and gaps, in conjunction with the relevant field managers.
• Improve service to beneficiaries through unique and more effective responses to increase their self-sufficiency
• Monitor & supervise project activities, evaluating progress through outputs & impacts using both quantitative & qualitative data, and involving the project team in analysis and taking actions to ensure continued progress.
• Ensure accurate and timely reporting of activities according to Medair, donor, and timeframes and formats.

Information Management

• Monitor the data collection related to beneficiaries, Medair’s selection of households, and the tracking of cash payments to beneficiaries.
• Regular reporting to the country working groups on CVA and NFI assistance that is planned and completed.
• Ensure effective systems regarding database management and security are in place and maintained.
• Ensure data gathering is done according to the sector standards and relevant legislation, and results of lessons learned are integrated into the project. Household data is currently collected using Open Data Kit (ODK) through tablet software.

Staff Management

• Line-manage staff of the assigned project(s), including day-to-day management, recruitment, development and training, performance reviews, etc. It may also be necessary to line manage other project staff.
• Facilitate regular meetings to assist information sharing between project staff, to ensure all staff members are aware of project objectives and current work plans, and to provide the opportunity for feedback.
• Provide coaching & technical supervision to staff to develop ownership & responsibility for project activities.

Financial Management

• Manage the budget for the assigned project(s) and ensure all expenses are according to budget and meet the Medair standards with regard to financial management, including accountability and good governance.
• Support the team where needed in the selection, set-up, and management of cash assistance modalities for the project, in alignment with the sector standards of the concerned banking institutions.

Communication and Coordination

• Develop appropriate, regular, transparent, and supportive communication structures with the assigned team, Medair in-country, and GSO managers and advisors to ensure good partnerships.
• Participate in coordination meetings with the Cash working group and NFI Cluster, Medair internal training, representing Medair and feeding back to staff and field managers on relevant issues.
• Liaise with the GSO CVA Advisor for support with the project design, management, and CVA country strategy drafting.

Logistics

• Support the logistics activities of NFI staff, particularly in relation to the purchasing of supplies and equipment for the assigned NFI activities.
• Liaise, as necessary, with the NFI, logistics, and finance staff to ensure items are procured, transported, stored, managed, and accounted for correctly.

Quality Management

• Liaise with the logistics and finance staff to ensure the process meets auditing standards in a timely manner.
• Ensure projects are implemented in line with donor proposals and requirements and in accordance with Medair, donor, country, and international standards, i.e., CALP, Sphere, and CHS standards.
• Ensure the inclusion of multichannel feedback measures, data protection considerations, and security aspects to be implemented to avoid fraud and corruption as well as unattended effects.
• Reflect the values of Medair with team members, local staff, beneficiaries, and external contacts.

Qualifications

• University or College degree in a relevant field.
• Strong working knowledge of English (spoken and written).

Experience / Competencies

• Two years post-qualification professional experience with at least one year of project management experience.
• Experience working in a humanitarian context. Experience working with CVA projects.
• Ability and willingness to manage project implementation. Problem-solving ability.
• Experience in the design, monitoring of implementation, and evaluation of projects.

MEDAIR UKRAINE BRANCH strives to create diverse and inclusive workplaces and is an equal employment opportunity employer. For more detailed information, please contact us.