FIN/HR Assistant / Помічник фінансово-кадрового відділу

Вітаємо! Дякуємо за інтерес до вакансії нашої організації – Філії Медейр в Україні.

Наша багатонаціональна команда прагне служити найуразливішим верствам населення в світі, надаючи практичну і милосердну допомогу. Для реалізації місії в Україні ми шукаємо помічника фінансово-кадрового відділу (FHRA), який відповідатиме за підтримку усіх поточних фінансово-кадрових процесів у харківському офісі.

Що стосується фінансів – цей помічник забезпечує точну і своєчасну обробку платежів і підготовку бухгалтерської звітності відповідно до загальноприйнятих принципів бухгалтерського обліку (звітні документи, банківські рахунки і квитанції) для належного управління корпоративними фінансами. На щоденній основі передбачено виконання різноманітних бухгалтерських функцій, необхідних для забезпечення фінансових потреб програми реагування на надзвичайні ситуації в Україні, а також для того, щоб усі фінансові операції здійснювалися і реєструвалися належним чином та відповідно до вказівок донорів, головног офісу та локальних офісів.

У сфері управління персоналом, під загальним керівництвом Керівника з управління персоналом, помічник фінансово-кадрового відділу надаватиме підтримку відділу з управління персоналом у забезпеченні ефективного та результативного управління персоналом в офісі з високою якістю, точністю та послідовністю. Помічник проводитиме роз’яснювальну роботу та застосовуватиме політику, правила та положення з управління персоналом, впроваджуватиме внутрішні процедури підбору персоналу, заповнення вакансій, проведення аудиту, документально супроводжуватиме відрядження.

Огляд проекту: Medair (Медейр) — це міжнародна християнська гуманітарна організація, яка надає екстрену допомогу найбільш уразливим людям, які опинилися в умовах конфлікту, хвороб і катастроф, щоб забезпечити їхнє життя в гідності та надії. Вона розпочала свою діяльність в Україні на початку березня 2022 року внаслідок ескалації військових дій Росії в Україні. Medair реалізувала численні заходи в різних секторах, таких як: житло, охорона здоров’я, готівка та нефінансова інформація, соціальний супровід, WASH, психічне здоров’я. Команди Medair розташовані на сході, півночі та заході України, щоб забезпечити багатосекторальний підхід до допомоги. Ми шукаємо кваліфікованого фахівця, щоб приєднатися до нас у підтримці незахищених громад.
 Бажаєте дізнатися більше про організацію та її історію? Запрошуємо на сайт www.medair.org

РОЗГОРНУТИЙ ОПИС ВАКАНСІЇ

ФУНКЦІОНАЛЬНІ ЗВ'ЯЗКИ
 (з ким помічник взаємодіє в процесі виконання своїх обов’язків)

Внутрішні:

Фінансовий менеджер, менеджер з управління персоналом, менеджер з підтримки проектів, старший фінансовий менеджер, фахівці з управління персоналом, логісти, бухгалтери, менеджери проектів, координатори проектів, всі національні співробітники та інші співробітники Medair, за потреби.

Зовнішні:

Місцеві постачальники, служби доставки та оренди автотраспорту, місцеві органи влади, партнери з інших НГО, аудитори та адміністратори в штаб-квартирі.

ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ТА ОСНОВНІ НАПРЯМИ ДІЯЛЬНОСТІ:

Загальні

- Підтримувати цінності Medair та сприяти добробуту команди як її активний учасник.

Фінансова діяльність

A) Обробка платежів

- Своєчасна обробка платіжних документів.

- Подавати платіжні документи на затвердження та забезпечувати належне додавання квитанцій як доказ підтвердження від продавців/постачальників.

- Забезпечувати зв'язок з фінансовим відділом з усіх питань, пов'язаних з доставкою готівки в офіс. 

- Правильно та належним чином посилатися на платіжні документи та зберігати їх без дублікатів.

- Дотримуватися процедур, політик, Посібника з фінансів та закупівель Medair під час обробки платежів. 

- Контролювати, щоб аванси готівкою враховувалися, а витрати реєструвалися своєчасно, як це передбачено фінансовим звітом.

Б) Управління готівкою

- підтримувати достатню кількість готівки (якщо це можливо), в офісі не повинно не вистачати готівки в будь-який час.

- Щодня, щотижня, щомісяця та щороку слід проводити підрахунок готівки та звіряти її з бухгалтерськими звітами.

- Готувати щотижневі прогнози потреб у грошових коштах для бази за участю команди логістики та програм.

C) Аудит та внутрішній контроль

- Виконувати активну роль у підтримці внутрішнього контролю, забезпечуючи дотримання встановлених процедур та нульову толерантність до шахрайства.

- Аудиторські рекомендації, що стосуються сфери відповідальності, виконуються протягом двох місяців після випуску аудиторського звіту (як внутрішнього, так і зовнішнього).

- Надання допомоги в отриманні необхідної документації та зразків для сприяння безперешкодному проведенню аудиту.

D) Звітність по рахунках

- Перевіряти рахунки, щоб підтвердити, що витрати віднесені до правильного рахунку GL, фонду, проекту, сектору, локації та дотримання принципів бухгалтерського обліку.

- Брати участь у щомісячному та щорічному закритті рахунків.

- Інструмент управління грантами - якщо це можливо, регулярно використовувати інструмент управління грантами для визначення донора та для віднесення різних витрат протягом різних періодів часу протягом циклу проекту.

E) Архівування

- Забезпечити щоденне сканування та збереження в хмарному сховищі Sharepoint чітких і читабельних фінансових документів,

- Контролювати, що фінансові документи зберігаються в повному обсязі як в паперових, так і в сканованих копіях.

F) Навчання

- Ознайомлення нових співробітників з роботою фінансового відділу (заповнення PDF, правильне розуміння Плану рахунків).

Діяльність, пов'язана з людськими ресурсами

G) Обробка платежів

- Відповідає за підтримання ефективної та точної системи ведення кадрової документації, яка полегшує повторний пошук документів та інформації, коли це необхідно.

- Розробляє та підтримує надійну робочу систему відстеження, постійно оновлює її та надає інформацію HRM та заступнику HRM для внесення змін.

- Створення особових справ для нових співробітників та забезпечення наявності всіх необхідних документів в особовій справі

- Своєчасна обробка інформації для посвідчень співробітників Medair

H) Управління контрактами

- Забезпечення наявності, обліку, належного підписання всіх контрактів та інших договірних угод, а також контроль за їхнім виконанням у разі необхідності. 

- Проактивно відстежувати копії контрактів та будь-які інші документи, що мають вплив на заробітну плату (повідомлення про закінчення контракту, документи про звільнення)

- Відстеження відгуків про співбесіди зі співробітниками, які звільняються.

I) Функція підтримки аудиту

- Відповідає за надання супровідної документації та керує будь-якими процесами аудиту, які можуть вимагатися керівництвом відповідно до запитів донорів. Наприклад: ECHO, OFDA, CHF тощо.  Зберігати файли, сканувати та надавати аудиторам усі необхідні документи.

 J) Делеговані повноваження

- Зберігати та убезпечувати конфіденційність інформації про співробітників

- Співпрацювати з відповідними колегами для забезпечення своєчасного управління кадровими процесами

- Контролювати, щоб всі практики працевлаштування персоналу, найнятого на національній основі, відповідали місцевому трудовому законодавству

ПОБАЖАННЯ ДО КАНДИДАТА: 

КВАЛІФІКАЦІЯ / ДОСВІД:

Професійна кваліфікація - диплом в галузі управління персоналом, адміністрування або фінансів/бухгалтерії, ділового адміністрування, менеджменту. БАЖАНО диплом з управління персоналом або бізнес-адміністрування. Сертифікований бухгалтер.

Досвід роботи - 1 рік у сфері фінансів або управління персоналом та/або адміністративний/архівний досвід, бажано в НГО; Буде перевагою 2+ роки досвіду у сфері фінансів та управління персоналом. Досвід роботи в сфері логістики - 1 рік в НГО.

Мови - впевнене володіння англійською мовою (усно та письмово), вільне володіння українською мовою з добрим знанням граматики (усно та письмово)

ІТ - Вміння працювати з пакетом Microsoft Office, зокрема Outlook, Word та Excel. БАЖАНО - Досвід роботи з бухгалтерськими та логістичними пакетами, програмним забезпеченням для розрахунку заробітної плати.

КОМПЕТЕНЦІЇ

Мотивація - бажання служити іншим, висока мотивація. БАЖАНО Співчутливий, цілеспрямований, енергійний, самостійний, з ентузіазмом, енергійний.

Командна робота - Командний гравець, але також здатний працювати самостійно, хороші навички міжособистісного спілкування та вирішення конфліктів, може добре працювати в мультикультурній команді, рішучий і впевнений в собі характер. БАЖАНО Здатність до заохочення, підтримки.

Адаптивність - Здатність працювати під тиском і керувати особистим рівнем стресу, креативність, відкритість, гнучкість, здатність до самонавчання; добре розуміння крос-культурних питань; здатність працювати в режимі багатозадачності, зберігати холоднокровність під тиском, думати наперед і працювати в строк; «можу зробити», позитивний настрій і гнучкий підхід; здатність працювати конфіденційно в будь-який час.

Технічна експертиза - загальний досвід адміністрування з підтвердженим успіхом у демонстрації уваги до деталей, письмових та комунікативних навичок. Здатність вирішувати проблеми. Прихильність до найкращих практик. Успішний досвід роботи з детальними процесами та процедурами.

Управління та лідерство - Хороші комунікативні та лідерські навички

Ставлення до роботи - уважний до деталей, організований, акуратний, цілеспрямований, з аналітичним складом розуму, здатний підтримувати інших, командний гравець.

Інші якості - Чесний, надійний

ФІЛІЯ МЕДЕЙР В УКРАЇНІ прагне створити різноманітні та інклюзивні робочі місця та є роботодавцем, який передбачає рівні можливості працевлаштування. За більш детальною інформацією просимо зв'язатись із нами. 

 ______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________

OVERALL PURPOSE

Working as an important member of a diverse team committed to serve the world’s most vulnerable with practical and compassionate care, the Finance and Human Resources Assistant (FHRA) is responsible for supporting the Finance and Human Resources Departments.

With regard to Finance, the FHRA will ensure accurate and timely processing of payments and preparation of accounting as per generally accepted accounting principles records (cash book, banking and receipts) for good corporate financial management. On a day-to-day basis the FHRA carries out a variety of accounting functions required to ensure the financial needs of the Ukraine response programme are met and that all financial transactions are carried out and recorded with integrity and in accordance with donor, HQ and field guidelines.

With regard to HR, the FHRA, under the overall guidance of the Human Resources Manager, will support the HR Department in ensuring effective and efficient delivery of HR services in the Office with high quality, accuracy and consistency. The FHRA will be responsible to promote client and result-oriented approaches consistent to Medair strategic objectives of People–to–People. The FHRA will interpret and apply HR policies, rules and regulations, implement internal procedures in recruitment, filling, auditing, facilitation of travels.

PROJECT OVERVIEW

Multi-sector relief programme including: provision of Primary Health Care, Nutrition, Health and Hygiene Promotion, Water and Sanitation and NFI & Emergency Shelter distributions across fixed and emergency response locations throughout Ukraine. The goal is to assist in reducing morbidity and mortality in vulnerable communities in Ukraine.

FUNCTIONAL LINKS

Internal:
 Finance Manager, HR Manager, Project Support Manager, Sr. FIN and HR Officers, FIN and HR Officers, Logistic Officers, Accountants, Project Managers, Project Coordinators, all national staff members and other Medair staff as necessary.

External:

Local suppliers, transfer agents, local authorities, counterparts in other NGO’s, auditors and administrators in HQ.

RESPONSIBILITIES and MAIN ACTIVITIES:

General

• To uphold Medair values and to contribute to the wellbeing of the team as an active member.

FINANCE RELETED ACTIVITIES

A) Payment processing

• Timely processing of payment voucher.
• Submit payment vouchers for approval, and ensure receipts are properly attached as evidence of acknowledgement by vendors/suppliers.
• Provide liaison to financial agents on all matters related with cash delivery to the office. 
• Correctly and properly reference and file payment vouchers with no duplications.
• Adhere to Medair Procedures, Policies, Finance and procurement Manual when processing payments. 
• Follow up to ensure cash advances are accounted for and expenses recorded on a timely basis as in the finance manual.
• On daily, weekly and monthly basis do cash reconciliations for all safe accounts to ensure all payments reconciles with the ledger.

B) Cash Management

• Maintain adequate cash (if applicable), the office should not run out of cash at any time.
• On daily, weekly, monthly and yearly basis ensure that cash count is done and reconciled to the ledger.
• Prepare weekly cash flow needs forecasts for the location, with input from the logistics and programs team..

C) Audits & Internal Control

• Play active role in maintenance of internal controls by ensuring laid down procedures are followed and Zero tolerance to Fraud is adhered to.
• Audit recommendation affecting area of responsibility are cleared within two months after issuance of audit report (both internal & external).
• Assist in retrieving required documentation and samples to facilitate smooth audit.

D) Accounts Reporting

• Review the accounts to confirm expenses are coded to the right GL Account, Fund, Project, Sector, Locations and accounting principles are adhered to.
• Take part and participate on Monthly and Yearly closure of accounts.
• Grant Management tool – If applicable, to regularly use the grant management tool to determine the light donor to charge various expenses during different time period during the cycle of the Project.

E) Archiving

• Ensure clear and readable finance documents are scanned and saved in Sharepoint on a daily basis ,
• Ensure completeness of financial documents are kept in both hardcopies and scanned copies.

F) Training

• Orientation of new staff in regards to finance department (filling PDF, correct understanding of chart of Accounts).

HUMAN RESOURCES RELATED ACTIVITIES

G) Payment processing

• Responsible for maintaining an effective and accurate HR personnel filing system that make retrial of documents and information easy whenever it’s needed.
• Develop and maintain sound working tracking system, continues update and share with HRM and Deputy HRM for inputs
• Create files for new recruited staff and ensure that all the required documents are in the personnel file
• Timely procession of information for Medair staff IDs

H) Contract Management

• Ensure that all contracts and all other contractual agreements are in place, accounted for, properly signed and follow up if needed. 
• Proactively follow-on contract copies and any other related documents that have impact on the payroll (end of contract notice, separation documents)
• Track exit interview feedback

I) Support Audit function

• Responsible for providing supporting documents and lead any audit processes that might be called upon by Management as per donor’s requests. For instance; ECHO, OFDA, CHF etc.        Keep files, scan and share all the required documents with the auditors.

 J) Delegated authority

• Confidentiality of information held on individual staff
• Work with relevant colleagues to ensure the HR processes are managed in a timely manner
• Ensure all employment practices for nationally recruited staff comply with local labour laws

K) Cover for colleagues

• While on leave or any other assignment at a delegated level.

PERSON SPECIFICATION: 

QUALIFICATION / EXPERIENCE:
 Vocational qualification - Preferably has a diploma in HR, Administration or Finance/Accounting, Business Administration, Management. DESIRABLE Degree in HRM or Business Administration. Certified Accountant.
Work experience - 1 years in FIN or HR and/or administration /archive experience, preferably in an NGO; DESIRABLE 2 + 2 years of experience in FIN and HR. Logistics experience 1 year in NGO sector.

Languages - Conversant in English (spoken and written), Fluent in Ukrainian (spoken and written)

IT - Ability to oprate Microsoft Office package, specifically Outlook, Word and Excel. DESIRABLE Proficient with accounting & Logistical packages, payroll software.

COMPETENCIES
Motivation - Desire to serve others, Highly motivated. DESIRABLE Compassionate, self-motivated, enthusiastic, energetic, autonomous.

Team building - Team-player but also able to work independently, Good inter-personal and conflict resolution skills, can work well in a multi-cultural team, Determined and confident character. DESIRABLE Encouraging, supportive

Adaptability -  Capacity to work under pressure and manage personal stress levels, Creative, open-minded, flexible, self-learner; Good understanding of cross-cultural issues; Ability to multi-task, maintain a level head when under pressure, think ahead and to work to deadlines; "Can Do", positive attitude and flexible approach; Ability to work confidentially at all times.

Technical expertise - Generalist administration experience with proven success in demonstrating attention to detail, written and communication skills. Problem solving ability. Commitment to best practice. Successful track record working with detailed processes and procedures.
Management & Leadership - Good communication and leadership skills

Attitude to work - Attention to details, organized, accurate, devoted, analytical mind, supportive, team player

Other attributes – Honest, Trustworthy

MEDAIR UKRAINE BRANCH strives to create diverse and inclusive workplaces and is an equal employment opportunity employer. For more detailed information, please contact us.