Фахівець зі зв’язків з органами місцевої влади / Liaison and Security Officer

Посада базуватиметься в Сумах, з можливістю відряджень в межах області.

 Загальна мета

Фахівець зі зв’язків з органами місцевої влади представляє Medair зовнішнім зацікавленим сторонам в Україні, з особливим фокусом на налагодженні безперебійної взаємодії та комунікації з місцевою владою. Він/вона також відповідає за збір і перевірку інформації про безпеку в громадах для надання координатору проєктів, голові філії та його заступнику для подальшого прийняття рішень щодо безпекових заходів.

Огляд проекту: Medair (Медейр) — це міжнародна християнська гуманітарна організація, яка надає екстрену допомогу найбільш уразливим людям, які опинилися в умовах конфлікту, хвороб і катастроф, щоб забезпечити їхнє життя в гідності та надії. Вона розпочала свою діяльність в Україні на початку березня 2022 року внаслідок ескалації військових дій Росії в Україні. Medair реалізувала численні заходи в різних секторах, таких як: житло, охорона здоров’я, готівка та нефінансова інформація, соціальний супровід, WASH, психічне здоров’я. Команди Medair розташовані на сході, півночі та заході України, щоб забезпечити багатосекторальний підхід до допомоги. Ми шукаємо кваліфікованого фахівця, щоб приєднатися до нас у підтримці незахищених громад.

ЗАГАЛЬНІ ЗАВДАННЯ  

- Відстоювати гуманітарні принципи гуманності, нейтралітету, неупередженості та незалежності;

- Поважати цінності Medair у будь-який час: як у робочий, так і в неробочий;

- Знати, розуміти і дотримуватися внутрішніх політик і процедур Medair;

- Ділитися принципами роботи та цінностями Medair з широким колом людей;

- Дотримуватися Плану безпеки Medair та інших пов'язаних з ним політик та інструкцій;

- Дотримуватися посібника та правил Medair для співробітників, найнятих на національній основі (NRS);

СПЕЦИФІКОВАНІ ЗАВДАННЯ 

Зв'язок з місцевими органами влади/громадами

- Діяти в ролі першої сполучної ланки між командою проєкту та органами влади районного та обласного рівня і місцевими громадами, встановлюючи контакт і підтримуючи взаємовигідні відносини з ними.

- Побудова позитивних відносин з місцевими органами влади та громадами від імені Medair.

- Точно інформувати координатора проєктів про повідомлення, зроблені місцевими органами влади та громадами щодо «Медейр».

- Відстоювати позицію, повноваження та доступ Medair на рівні місцевих громад.

Зв'язок з НГО/МНГО

- Забезпечення ефективної співпраці та обміну інформацією про потреби, що розглядаються під час координаційних нарад, засідань кластерів та робочих груп з програмними командами.

- Збирати, впорядковувати та поширювати інформацію про діяльність інших неурядових громадських організацій/міжнародних гуманітарних організацій у певних сферах.

- Підтримувати добрі контакти та відносини з іншими НГО/МНГО для забезпечення ефективної співпраці та координації з метою найкращого задоволення виявлених потреб бенефіціарів без дублювання.

- Участь у кластерних зустрічах для обміну інформацією про потенційні потреби у певних сферах.

- Підтримка добрих стосунків з іншими НГО/МНГО для обміну досвідом та координації вирішення потенційних проблем.

Безпека 

- Знати, застосовувати, активно сприяти та регулярно перевіряти дотримання всіх політик та стандартних операційних процедур Medair щодо безпеки, польових пересувань, управління транспортними засобами та активами на базі в Сумах.

- Збирати, перевіряти, упорядковувати та надавати всю наявну інформацію з питань безпеки в певному регіоні чи місцевості.

- Взаємодіяти з іншими НГО/МНГО та місцевими органами влади з метою отримання та тріангуляції критично важливої інформації з питань безпеки.

- Встановлення та підтримання контактів з місцевими органами, відповідальними за безпеку, для своєчасного реагування на потенційні загрози та виклики.

- Підтримувати координатора проєктів у координації та зв'язку з щоденними виїздами проектних команд на місця. 

- Активно відстежувати розвиток конфлікту та зміни в гуманітарному контексті, які можуть вплинути або впливають на заходи реагування Medair в Сумській області.

 Інші завдання 

- Підготовка офіційних запитів та листів до місцевих адміністрацій.

- Проведення інструктажу та ведення записів про кожну зустріч з представниками влади.

- Створення та ведення бази даних контактних осіб місцевої влади, меморандумів про взаєморозуміння та подій у сфері безпеки. 

- Інші завдання на вимогу лінійного та/або матричного керівника.

ВИМОГИ ДО КАНДИДАТА:

КВАЛІФІКАЦІЯ / ДОСВІД:

Кваліфікація бакалавр в галузі гуманітарних наук, політології, права, міжнародних відносин. БАЖАНО Практична підготовка в галузі управління безпекою та/або особистої безпеки та захисту. 

Досвід роботи: Координація роботи з державними органами або відомствами, правоохоронними органами, іншими НГО/МНГО, лідерами місцевих громад. БАЖАНО один рік попереднього досвіду роботи в гуманітарній НГО

МОВИ:
 Вільна українська та добра англійська (усна та письмова)

IT:
 Володіння програмами Microsoft Office

КОМПЕТЕНЦІЇ:

Мотивація - Самомотивація та ентузіазм, прагнення приймати виклики та наполеглива робота для досягнення цілей, пристрасть до служіння людям, які потребують допомоги, незалежно від їхнього походження. БАЖАНО Бажання залишитися в Medair на довгострокову перспективу.

Командна робота - Командний гравець з хорошими міжособистісними та комунікативними навичками, досвід роботи в різноманітній команді з різними культурами, походженням та переконаннями. БАЖАНО Досвід навчання персоналу.

Адаптивність - Готовність і здатність працювати під тиском, з ризиком для безпеки, вміння керувати особистим рівнем стресу, вміння адаптувати комунікаційні стратегії до різних ситуацій. БАЖАНО Здатність виконувати обов’язки інших членів команди за потреби.

Технічна експертність - Детальне знання соціального та політичного контексту України (та Сумської області).

Знання урядових структур та органів місцевого самоврядування. БАЖАНО Детальне знання гуманітарного сектору та механізмів координації, знання гуманітарних принципів.

Управління та лідерство - Здатність проявляти ініціативу в плануванні, організації та впровадженні. Здатність заохочувати та мотивувати інших.

ФІЛІЯ МЕДЕЙР В УКРАЇНІ прагне створити різноманітні та інклюзивні робочі місця та є роботодавцем, який передбачає рівні можливості працевлаштування. За більш детальною інформацією просимо зв'язатись із нами.  

_________________________________________________________________

Overall Purpose

Working as an important member of a diverse team who are committed to serve the world’s most vulnerable with practical and compassionate care, the Liaison and Security Officer will represent Medair to external stakeholders in Ukraine, perform , with a particular focus on establishing smooth interaction and communication with local authorities. The person will also be responsible for collecting and verifying security information to be presented to the PC, Country Director and Deputy Country Director for security decision making.

Project Overview

Medair is an international Christian humanitarian organization that provides emergency response to most vulnerable people occurring amidst conflict, disease, and disaster to ensure their life in dignity and hope. It launched its activities in Ukraine in early March 2022 as a result of Russian military actions escalation in Ukraine. Medair has implemented numerous interventions in various sectors, such as Shelter, Health, Cash and NFI, Case Management, WASH, Mental Health. Medair teams are located in the East, North and West of Ukraine to ensure multi-sectoral approach to assistance. We are looking for a qualified professional to join us in supporting vulnerable communities.

Functional Links

Internal: Project Coordinator, Project Support Officer/Manager

External: Governmental departments, inter-governmental authorities, local communities, other NGOs-INGOs, law-enforcement bodies

Responsibilities

GENERAL TASKS  

• Uphold the humanitarian principles of humanity, neutrality, impartiality, and independence
• Respect the Medair values at all times, both within and outside of working hours 
• Know, understand, and comply with Medair internal policies and procedures
• Share Medair principles of work and values to wider range of people
• Follow the Medair Security Plan and other relates policies and SOPs
• Adhere to Medair Nationally Recruited Staff (NRS) handbook and regulations

SPECIFIC TASKS 

Local Authorities/Communities liaison

• Act as the first connecting link between the PC/Project team and the Raion and Oblast level authorities and local communities by establishing contact and maintaining mutually beneficial relations with them
• Build positive relationships with local authorities and communities on behalf of Medair
• Inform the PC accurately of the communications made by local authorities and communities towards Medair
• Advocate Medair position, mandate and access at local community level

NGOs/INGOs liaison

• Ensure effective cooperation and exchanging of information about the needs addressed during Coordination Meetings, Cluster and Working Group meetings with programme teams.
• Collect, arrange and share information about other NGOs/INGOs activities in certain areas
• Maintain good contact and relations with other NGOs/INGOs to ensure efficient collaboration and coordination in order to best cover revealed needs of beneficiaries without duplication.
• Participation in cluster meetings to exchange information about potential needs in certain areas
• Maintaining good relations with other NGOs/INGOs to share experience and coordinate addressing potential challenges

Security 

• Know, apply, actively promote, and regularly spot-check compliance of all Medair’s Policies and Standard Operating Procedures for Security, Field Movements, Vehicle and Asset management at Sumy base
• Collect, verify, arrange and submit all available information about security issues within certain region or area
• Interact with other NGOs/INGOs and local authorities in in order to obtain and triangulate critical security information
• Establish and maintain contact with local security ensuring bodies for timely reaction on potential threats and challenges
• Support PC in coordination and communication with daily field trips of project teams. 
• Actively monitor conflict developments and changes in humanitarian context that may influence or affect Medair’s response in Sumy Oblast.

 Other tasks 

• Produce official requests and letters to local administrations
• Brief the PC, and keep records of each meeting with authorities
• Build and maintain database of local authority contact persons, Memorandums of Understanding, and security developments. 

Other tasks as requested by line- and/or matrix manager

PERSON SPECIFICATION:

QUALIFICATION / EXPERIENCE:

Qualification Bachelor degree in humanities, political science, law, international relations. DESIRABLE Practical training in security management and/or personal safety and security. 

Work experience Coordination with governmental bodies or departments, law-enforcement bodies, other NGOs/INGOs, local community leaders. DESIRABLE One year of previous humanitarian NGO experience

Languages Fluent Ukrainian and good English (spoken and written)

IT Microsoft Office proficiency

COMPETENCIES

Motivation - Self-motivated and Enthusiastic, Enjoys a challenge and works hard to achieve objectives, Passionate about serving people in need, no matter their background. DESIRABLE Desire to remain with Medair for the long term

Team building - Team player with good interpersonal and communication skills, Experience of working in a diverse team with different cultures, backgrounds and beliefs. DESIRABLE Experience of training personnel

Adaptability - Willing and able to work under pressure, with security risks, Able to manage personal stress levels, Able to adapt communication strategies for different situations. DESIRABLE Able to step in for other roles

Technical expertise - Detailed knowledge of Ukraine (and Sumy specific) social and political context

Knowledge of governmental structures and local authorities. DESIRABLE Detailed knowledge of the humanitarian sector and coordination mechanisms, Knowledge of humanitarian principle.

Management & Leadership - Able to take initiative in planning, organisation and implementation

Ability to encourage and motivate others.

Position will be based in Sumy, with field trips within the region.

MEDAIR UKRAINE BRANCH strives to create diverse and inclusive workplaces and is an equal employment opportunity employer. For more detailed information, please contact us.