Infrastructure Project Manager / Керівник проектів та програм будівництва (Захід)

Role & Responsibilities

The Shelter & Infrastructure Project Manager plans, develops, monitors and evaluates assigned shelter and infrastructure projects, assessing needs, designing projects, writing proposals, initiating and effectively managing and reporting on the projects in line with the objectives, timeframe and budget. Provide technical support, leadership and strategic direction; meet quality standards in delivery, encourage beneficiary participation, liaise with other stakeholders, manage and train shelter and infrastructure staff.

About Medair

Medair is an international Christian humanitarian organization that provides emergency response to most vulnerable people occurring amidst conflict, disease, and disaster to ensure their life in dignity and hope. It launched its activities in Ukraine in early March 2022 as a result of Russian military actions escalation in Ukraine. Medair has implemented numerous interventions in various sectors, such as Shelter, Health, Cash and NFI, Case Management, WASH, Mental Health. Medair teams are located in the East, North and West of Ukraine to ensure multi-sectoral approach to assistance. We are looking for a qualified professional to join us in supporting vulnerable communities.

Project Overview

Due to the conflict in Ukraine, there are vast shelter and infrastructure needs – from winterisation and repairs for people who are displaced living in collective centres or abandoned houses, to supporting those rebuilding their homes damaged by the conflict. The role requires someone agile to implement shelter and infrastructure improvements and repairs in the West Ukraine context. The role will involve travel to support our various project sites in Ternopil, Khmelnytskyi and Vinnytsia oblasts, and mentoring Medair staff.

Workplace & Conditions

Field position, based in Ternopil, Khmelnytskyi or Vinnytsia with frequent travel to the others and to Chernivetska oblast.

Starting Date / Initial Contract Details

As soon as possible. Full time to end of November 2024.

Key Activity Areas

Shelter & Infrastructure Project Management

• Manage assigned shelter and infrastructure projects to meet project objectives within the budget and allocated time frame.
• Provide strong leadership of the assigned shelter and infrastructure project(s), working to ensure both short and long-term positive impacts and outcomes for the beneficiaries, local authorities and local shelter staff.
• Implement appropriate and effective shelter strategies in line with other shelter staff and field managers.
• Set clear objectives and indicators for shelter and infrastructure activities in collaboration with the shelter staff, field managers and, where appropriate, with the local communities.
• Continuously monitor and supervise shelter and infrastructure activities, overseeing the technical design and execution and evaluating progress through outputs and impacts using both quantitative and qualitative data.
• Provide input into the integration of beneficiary participation and accountability in all aspects of the project.
• Ensure accurate and timely reporting of activities according to Medair, donor and other applicable timeframes.
• Develop new proposals, linked to the country strategy, in conjunction with the relevant field managers.

Staff Management

• Line-manage the Infrastructure Manager(s) of the assigned project(s) and Infrastructure Officers, including day-to-day management, development and training, appraisals, etc. It may also be necessary to line manage other shelter related project staff.
• Facilitate regular meetings to assist information sharing between project staff, to ensure all staff members are aware of project objectives and current work plans and to provide the opportunity for feedback.
• Provide coaching and supervise staffs in order to develop ownership and full responsibility for shelter and infrastructure activities. Assess the training needs of shelter staff and ensure that training is conducted.

Financial Management

• Manage the shelter and infrastructure budget for the assigned project(s) and ensure all expenses are according to budget and meet the Medair standards with regards to financial management, including accountability and good governance.

Communication and Coordination

• Develop and maintain appropriate, regular, transparent and supportive communication structures with the assigned shelter and infrastructure team, Medair in-country and GSO Shelter and Infrastructure advisors and other relevant stakeholders (e.g. beneficiaries, community leaders, local and national government officials, UN agencies and other NGOs), with the objective of ensuring good cooperation and partnerships.
• Participate in shelter coordination/cluster meetings on a national and sub-national basis and other working groups or meetings as required, representing Medair and feeding back to the shelter and infrastructure staff and field managers on relevant issues.
• Work closely with the Protection & MHPSS Project Manager to support implementation of Housing Solutions Project.  

Logistics

• Support the logistics activities of shelter staff and infrastructure, particularly in relation to the purchasing of supplies and equipment for the assigned shelter activities.
• Liaise, as necessary, with the shelter and infrastructure, logistics and finance staff to ensure items are procured, transported, stored, managed and accounted for correctly.

Quality Management

• Promote and use the Medair e-library and other operating procedures, ensuring that all standardised formats are used and guidelines are followed. Ensure shelter and infrastructure projects are implemented in line with donor proposals and requirements and in accordance with Medair, donor, sector cluster, country and international standards i.e. Sphere and HAP standards.

Team Spiritual Life

• Reflect the values of Medair with team members, local staff, beneficiaries, and external contacts.

 This job description covers the main tasks that are anticipated. Other tasks may be assigned as necessary.

Qualifications

• Professional qualification in a construction-related field such as Civil Engineering, Architecture, Engineering / Construction management.
• Excellent working knowledge of the English language (speaking and writing).

Experience / Competencies

• 2 years post-qualification professional experience in a relevant field.
• Fluent Ukrainian, written and spoken.
• Management experience in a construction context.
• Ability and willingness to manage project implementation.
• Experience of tendering and managing contracted work.
• Good numerical, report writing and administration skills, in English and Ukrainian.
• Problem solving and technical construction skills within a humanitarian setting.
• Knowledge and understanding of humanitarian standards such as Sphere and CHS.
• Team-player with good inter-personal skills. Willingness to support others and to share workload.
• Aptitude for community mobilisation and capacity-building. Experience in training / mentoring / coaching staff.
• Able to prioritise clearly and oversee multiple tasks. Able to take the initiative in project decisions.

 MEDAIR UKRAINE BRANCH strives to create diverse and inclusive workplaces and is an equal employment opportunity employer. For more detailed information, please contact us.

_______________________________________________________________________________________

РОЛЬ І ОБОВ'ЯЗКИ

Керівник проектів та програм будівництва (Захід) планує, розробляє, контролює та оцінює визначені проекти прихистків та інфраструктури, оцінюючи потреби, розробляючи проекти, пишучи пропозиції, ініціюючи та ефективно керуючи та звітуючи про проекти відповідно до цілей, часових рамок та бюджету. Провадить технічну підтримку, лідерство і стратегічне управління; контролює відповідність стандартам якості надання послуг, заохочує участь бенефіціарів, підтримує зв’язок з іншими зацікавленими сторонами, управляє та навчає персонал відділу інженерно-проектувальних робіт.

 ПРО МЕДЕЙР

Medair (Медейр) — це міжнародна християнська гуманітарна організація, яка надає екстрену допомогу найбільш уразливим людям, які опинилися в умовах конфлікту, хвороб і катастроф, щоб забезпечити їхнє життя в гідності та надії. Вона розпочала свою діяльність в Україні на початку березня 2022 року внаслідок ескалації військових дій Росії в Україні. Medair реалізувала численні заходи в різних секторах, таких як: житло, охорона здоров’я, готівка та нефінансова інформація, соціальний супровід, WASH, психічне здоров’я. Команди Medair розташовані на сході, півночі та заході України, щоб забезпечити багатосекторальний підхід до допомоги. Ми шукаємо кваліфікованого фахівця, щоб приєднатися до нас у підтримці незахищених громад.

 ОГЛЯД ПРОЕКТУ

Через конфлікт в Україні існує величезна потреба у житлі та інфраструктурі – від підготовки до зими та ремонту для переміщених осіб, які живуть у колективних центрах чи покинутих будинках, до підтримки тих, хто відновлює свої будинки, пошкоджені конфліктом. Ця роль вимагає швидкого реагування, щоб запровадити покращення та ремонт житла й інфраструктури в контексті Західної України. Ця роль включатиме поїздки для підтримки різноманітних проектів у Тернопільській, Хмельницькій та Вінницькій областях, а також наставництво персоналу Medair.

 Робоче місце та умови

Польова позиція, базується в Тернополі, Хмельницькому або Вінниці з частими виїздами в інші області, де здійснюється програми по Заходу, зокрема у Чернівецьку.

 Дата початку/Деталі початкового контракту

Якнайшвидше. Повний занятість (основне місце роботи) до кінця листопада 2024 року.

Ключові напрями діяльності

Управління проектами житла та інфраструктури

• Управління призначеними проектами з будівельно-ремонтних робіт та інфраструктури для досягнення цілей проекту в межах бюджету та виділеного часу.

• Забезпечення як короткострокових, так і довгострокових позитивних наслідків та результатів для бенефіціарів, місцевих органів влади та місцевого персоналу відділу інженерно-проектувальних робіт.

• Реалізувати належні та ефективні стратегії щодо інфраструктурного напрямку разом з іншими співробітниками відділу та керівниками на місцях.

• Встановити чіткі цілі та показники для діяльності інфраструктурного відділу у співпраці з персоналом (інженерами-будівельниками), менеджерами на місцях і, де це необхідно, з місцевими громадами.

• Постійно здійснювати моніторинг та нагляд за діяльністю у сфері житла та інфраструктури, наглядаючи за технічним проектуванням і виконанням, а також оцінюючи прогрес за результатами та впливами, використовуючи як кількісні, так і якісні дані.

• Посилити інтеграцію участі бенефіціарів та підзвітності в усіх аспектах проекту.

• Забезпечити точне та своєчасне звітування про діяльність відповідно до часових рамок Medair, донорів та інших учасників реалізації проектів.

• Розробити нові пропозиції, пов’язані зі стратегією країни, спільно з відповідними менеджерами на місцях.

 Управління персоналом

• Лінійне керівництво менеджером(ами) інфраструктури призначеного(их) проекту(ів) та спеціалістами з інфраструктури, включаючи повсякденне управління, розвиток та навчання, оцінювання тощо. Також може знадобитися керувати іншим персоналом проекту, пов’язаним із житлом.

• Сприяти регулярним зустрічам для обміну інформацією між персоналом проекту, щоб переконатися, що всі співробітники поінформовані про цілі проекту та поточні робочі плани, а також надати можливість для зворотного зв’язку.

• Забезпечувати навчання та нагляд за персоналом, щоб розвинути усвідомлену та повну відповідальність за діяльність у сфері притулку та інфраструктури. Оцінити потреби в навчанні інфраструктурного персоналу та забезпечити проведення навчання.

 Фінансовий менеджмент

Управління бюджетом на інфраструктуру для призначеного(их) проекту(ів) і забезпечення того, щоб усі витрати відповідали бюджету та відповідали стандартам Medair щодо фінансового управління, включаючи підзвітність та належне управління.

 Комунікація та координація

• Розробка і підтримка відповідних, регулярних, прозорих та підтримувальних структур зв’язку з визначеною командою з інженерно-будівельних робіт, консультантами Medair у країні та GSO з питань укриття та інфраструктури та іншими відповідними зацікавленими сторонами (наприклад, бенефіціарами, лідерами громад, місцевими та національними урядовцями, агентствами ООН) та інші НУО), з метою забезпечення доброї співпраці та партнерства.

• Участь у координаційних/кластерних зустрічах у справах притулку на національному та субнаціональному рівнях та в інших робочих групах чи зустрічах за потреби, представляючи Medair та повідомляючи відповідні питання персоналу притулку та інфраструктури та керівникам на місцях.

• Тісно співпрацювати з Керівником проектів і програм із надання психосоціальної допомоги та захисту для підтримки реалізації проекту житлових рішень.

 Логістика

• Підтримувати матеріально-технічну діяльність інфраструктурного відділу, зокрема щодо закупівлі матеріалів та обладнання для погодженої діяльності відділу.

• За необхідності – організація злагодженої комунікації між інфраструктурним відділом, логістичним та фінансовим, щоб забезпечити належне придбання, транспортування, зберігання, керування та облік матеріалів та інструментів.

 Управління якістю

• Просувати та використовувати електронну бібліотеку Medair та інші операційні процедури, забезпечуючи використання всіх стандартизованих форматів і дотримання вказівок. Контролювати, щоб інфраструктурні проекти реалізовувалися відповідно до пропозицій донорів, вимог і стандартів Medair, донорів, галузевих кластерів, країн і міжнародних стандартів, тобто стандартів Sphere і HAP.

 Духовне життя команди

• Відображайте цінності Medair членам команди, місцевим персоналом, бенефіціарам і зовнішнім контактам.

 Ця посадова інструкція охоплює основні завдання, які передбачаються. За потреби можуть бути доручені інші завдання.

КАРТА ПОСАДИ

• Професійна кваліфікація в галузі, пов'язаній з будівництвом, наприклад цивільне будівництво, архітектура, інженерія / управління будівництвом.

• Відмінне робоче знання англійської мови (усна та письмова).

Досвід / Компетенції

• 2 роки післякваліфікаційного професійного досвіду у відповідній галузі.

• Вільне володіння українською мовою, письмово та розмовно.

• Досвід управління у сфері будівництва.

• Здатність і бажання керувати реалізацією проекту.

• Досвід проведення тендерів та управління підрядними роботами.

• Хороші навички розрахунку, написання звітів та адміністрування англійською та українською мовами.

• Навички вирішення проблем і технічного будівництва в гуманітарному середовищі.

• Знання та розуміння гуманітарних стандартів, таких як Sphere та CHS.

• Командний гравець із хорошими навичками спілкування. Готовність підтримувати інших і розділяти навантаження.

• Здатність до мобілізації громади та розбудови потенціалу. Досвід навчання / наставництва / тренерського складу.

Вміння чітко розставляти пріоритети та контролювати кілька завдань. Здатність проявляти ініціативу у прийнятті проектних рішень.

ФІЛІЯ МЕДЕЙР В УКРАЇНІ прагне створити різноманітні та інклюзивні робочі місця та є роботодавцем, який передбачає рівні можливості працевлаштування. За більш детальною інформацією просимо зв'язатись із нами.