Асистент з фінансів (Finance Assistant / Cashier)

Norwegian People's Aid - це міжнародна громадська організація, яка працює у галузі гуманітарної допомоги та розвитку. Ми працюємо з метою підтримки людей у скрутних ситуаціях та сприяння миру та стабільності у регіонах конфлікту.

Ми шукаємо асистента з фінансів (Finance Assistant / Cashier) для нашого офісу у Миколаєві. Основні обов'язки включатимуть управління фінансовими та касовими операціями, ведення обліку та звітності, співпрацю з іншими підрозділами компанії щодо фінансових питань.

Загальні обов'язки

• Допомога старшому фахівцю з фінансів (SFO) та заступнику фінансового менеджера (DFM) у веденні бухгалтерського обліку та фінансового контролю відповідно до політик, правил та положень NPA (Фінансового довідника), фінансових інструкцій та національного законодавства.
• Допомога SFO та DFM у підготовці ваучерів, скануванні та завантаженні проведеної документації.
• Допомога SFO та DFM у підготовці банківських платежів, проведенні та звірці платежів.
• Управління касою організації (petty cash) під безпосереднім керівництвом SFO та DFM.

Спеціальні обов'язки

• Забезпечення дотримання політик, інструкцій та процедур NPA та донорів, а також відповідного національного та місцевого законодавства, особливо податкового права та звітності.
• Допомога SFO та DFM у своєчасній підготовці ваучерів, забезпеченні наявності всіх підтверджувальних документів від відділу логістики та їх додаванні до ваучерів.
• Допомога SFO у підготовці банківських та касових платежів.
• Допомога SFO та DFM у контролі всієї документації, наданої відділом логістики, на відповідність національним політикам, а також правилам NPA та донорів.
• Щоденна комунікація з відділом логістики для своєчасного отримання оригіналів фінансової документації щодо закупівель.
• Щоденна комунікація з відділом логістики для своєчасного отримання всієї необхідної фінансової документації від постачальників NPA та її передачі до київського офісу для закриття процесів закупівель.
• Допомога SFO та DFM у координації з відділом кадрів (HR) щодо своєчасного отримання наказів про відрядження та звітів про витрати після завершення поїздок; контроль за тим, щоб ці документи були належним чином підготовлені, затверджені та вчасно подані до фінансового відділу.
• Щоденна комунікація з відділом кадрів для своєчасного отримання документів щодо присутності на роботі (табелів обліку робочого часу), нових співробітників, відпусток, відряджень, відрахувань тощо.
• Своєчасне сканування документів та допомога фінансовому фахівцю в їх завантаженні до фінансової системи NPA.
• Допомога SFO, DFM та фінансовому менеджеру (FM) під час проведення внутрішніх та зовнішніх аудитів в країні та виконання подальших рекомендацій.
• Допомога SFO, DFM та FM в управлінні грошовими потоками (cash flow) та забезпеченні достатньої кількості готівки в країні для поточної діяльності та операцій.
• Надання практичних рекомендацій SFO, DFM та FM щодо покращення слабких місць внутрішнього контролю та усунення неефективності.
• Забезпечення повного розуміння системи управління якістю (QMS) NPA, а також політик і процедур донорів, що стосуються займаної посади.
• Прийом документації для готівкових розрахунків; перевірка того, що всі документи подані відповідно до політик NPA та донорів, а витрати затверджені уповноваженим менеджером.
• Видача авансів готівкою на основі запитів, затверджених уповноваженим менеджером.
• Ведення щоденної касової книги у паперовому та електронному вигляді.
• Забезпечення постійної відповідності залишків у касі фактичній сумі готівки під час планових або раптових перевірок.
• Своєчасна подача всієї документації по касовій книзі та платежів фінансовому фахівцю, включаючи залишок у касі в письмовому та електронному вигляді. Подання звітності здійснюється в останній робочий день тижня за попередній тиждень, а також в останній робочий день місяця за решту готівкових платежів.
• Звітування безпосередньому керівнику про будь-які виявлені порушення в документації, поданій для відшкодування витрат або інших готівкових виплат.
• Виконання інших обов'язків, призначених безпосереднім керівником або за додатковими лініями звітності.

Вимоги до кваліфікації:Обов’язково:

• Вища освіта (диплом) у галузі економіки, бізнес-адміністрування, бухгалтерського обліку або іншої фінансової сфери.
• Добре знання англійської мови (як усної, так і письмової).
• Впевнені навички роботи з комп'ютером, зокрема вільне володіння Microsoft Office.
• Вміння працювати в бухгалтерських програмах буде перевагою.

Досвід:

• Мінімум один рік досвіду на посаді, пов’язаній з бухгалтерським обліком, нарахуванням заробітної плати, роботою з готівкою або в іншій релевантній сфері, бажано (але не обов’язково) у гуманітарному секторі.
• Досвід роботи з бухгалтерськими системами та проведенням платежів є бажаним.

Особисті компетенції:

• Сильні комунікативні та міжособистісні навички.
• Системний та організований підхід до роботи, включаючи точність, послідовність, увагу до деталей, наполегливість та вміння працювати під тиском.
• Здатність дотримуватися дедлайнів та спокійно працювати в стресових умовах при мінімальному нагляді.

Додаткові умови:

• Асистент з фінансів / Касир зобов'язаний дотримуватися політик та кодексу поведінки NPA, а також лояльно та відповідально представляти організацію.
• Будь-яке інше завдання або обов'язок, призначені безпосереднім керівником.
• Посадова інструкція буде регулярно переглядатися безпосереднім керівником.