Секретар/Адміністративний асистент

Project HOPE — міжнародна неурядова організація, що налічує понад 900 залучених співробітників і сотні волонтерів, які працюють у більш ніж 25 країнах, відповідаючи на найбільш актуальні світові виклики в галузі охорони здоров’я. Протягом 60-річного спадку Project HOPE лікував мільйони пацієнтів та надав понад 3 мільярдів доларів ліків місцевим організаціям охорони здоров’я по всьому світу. Ми допомогли створити сотні медичних програм з самого початку та відповідаємо на гуманітарні кризи у всьому світі.

РЕЗЮМЕ ПОЗИЦІЇ: Офісний асистент/секретар відіграє ключову роль у підтримці ефективної роботи офісу та наданні адміністративної підтримки для забезпечення безперебійного функціонування організації. Ця посада передбачає виконання канцелярських завдань, управління канцелярським приладдям, координацію комунікації та допомогу у виконанні різних адміністративних обов’язків.

ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ:

1. Адміністративна підтримка:

• Надання адміністративної допомоги для забезпечення ефективної роботи офісу.
• Допомагати у підготовці документів, звітів та презентацій.
• Обробка вхідної та вихідної кореспонденції, включаючи електронні листи, телефонні дзвінки та пошту.

2. Управління офісом:

• Підтримка чистоти та порядку в офісі.
• Управління канцелярським приладдям, включаючи замовлення та поповнення запасів у разі потреби.
• Координація обслуговування та ремонту офісного обладнання.

3. Планування та координація:

• Планування та координація зустрічей, зустрічей та організації відряджень для персоналу.
• Підготовка порядку денного зустрічей, ведення протоколів та розповсюдження відповідних матеріалів.

4. Введення даних та ведення документації:

• Вводити та оновлювати дані у відповідних базах даних та системах.
• Ведення впорядкованих і точних записів, файлів та архівів.

5. Комунікаційні зв’язки:

• Виступати в якості зв’язкового між внутрішнім персоналом та зовнішніми зацікавленими сторонами.
• Керувати каналами зв’язку, включаючи відповіді на телефонні дзвінки та перенаправлення запитів до відповідної особи.

6. Прийом відвідувачів:

• Вітати та допомагати відвідувачам, клієнтам та партнерам.
• Забезпечення позитивного та професійного враження про організацію.

7. Допомога у виконанні функцій управління персоналом:

• Підтримка HR-процесів, таких як адаптація нових співробітників та ведення їхніх записів.
• Допомагати в координації діяльності з підбору персоналу за необхідності.

8. Підтримка заходів:

• Допомога у плануванні та координації заходів та зустрічей компанії.
• Допомога у підготовці та організації матеріалів для конференцій, семінарів та інших заходів.

КВАЛІФІКАЦІЇ:

1. Освіта: вища
2. Досвід: 1-2 роки досвіду на аналогічній посаді (буде перевагою)
3. Навички:

• Стандартний MS Office, Google Drive, Google Calendar, Gmail, Google Sheet
• Вміння працювати з офісною оргтехнікою
• Українська/російська (вільно), англійська — буде перевагою

Project HOPE is an international NGO of more than 900 engaged employees and hundreds of volunteers who work in more than 25 countries, responding to the world’s most pressing global health challenges. Throughout our 60-year legacy, Project HOPE has treated millions of patients and provided more than $3 billion worth of medicines to local health care organizations around the world. We have helped build hundreds of health programs from the ground up and responded to humanitarian crises worldwide. 

Code of Conduct 

It is our shared responsibility and obligation to treat each other with respect, take affirmative steps to prevent matters involving Sexual Exploitation & Abuse and Trafficking in Persons, and to disclose all potential and actual violations of our Code of Conduct, which may include Conflicts of Interest, Fraud, Corruption, Discrimination or Harassment.  Together we can reinforce a culture of respect, integrity, accountability, and transparency. 

Program Summary:

Project HOPE is providing humanitarian assistance to internally displaced and conflict-affected persons throughout Ukraine, as well as support to refugees in Poland, Romania, and Moldova. The portfolio in Ukraine focuses on Health, Protection, and WASH programming in partnership with two local NGOs, with private funding and support from USAID/BHA.

The Office Assistant/Secretary plays a key role in maintaining efficient office operations and providing administrative support to ensure the smooth functioning of the organization. This position involves handling clerical tasks, managing office supplies, coordinating communication, and assisting in various administrative duties.

1. Administrative Support:

• Provide administrative assistance to ensure effective office operations.
• Assist in the preparation of documents, reports, and presentations.
• Handle incoming and outgoing correspondence, including emails, phone calls, and mail.

2. Office Management:

• Maintain office cleanliness and organization.
• Manage office supplies, including ordering and restocking as needed.
• Coordinate office equipment maintenance and repairs.

3. Scheduling and Coordination:

• Schedule and coordinate meetings, appointments, and travel arrangements for staff.
• Prepare meeting agendas, take minutes, and distribute relevant materials.

4. Data Entry and Record Keeping:

• Enter and update data in relevant databases and systems.
• Maintain organized and accurate records, files, and archives.

5. Communication Liaison:

• Act as a liaison between internal staff and external stakeholders.
• Manage communication channels, including answering phones and directing inquiries to the appropriate person.

6. Visitor Reception:

• Greet and assist visitors, clients, and partners.
• Ensure a positive and professional impression of the organization.

7. Assistance in HR Functions:

• Support HR processes such as new employee onboarding and maintaining employee records.
• Assist in coordinating recruitment activities as needed.

8. Event Support:

• Assist in the planning and coordination of company events and meetings.
• Help set up and organize materials for conferences, workshops, and other events.

Bachelor’s/Master's degree in relevant area required.

1-2 years

Standard MS Office, Google Drive, Google Calendar, Gmail, Google Sheets

Ukrainian/Russian (fluent), English-preferable