Виконавчий помічник

Міжнародний комітет порятунку (IRC) реагує на найгірші гуманітарні кризи світу та допомагає людям вижити, одужати та отримати контроль над своїм майбутнім. IRC працює над покращенням безпеки, здоров’я, освіти, економічного добробуту та потужності людей у постраждалих від кризи регіонах. Програма економічного відновлення та розвитку IRC гарантує, що клієнти задовольняють свої короткострокові та довгострокові економічні потреби за допомогою стійких та етичних програм, таких як, але не обмежуючись ними, грошові перекази та ваучерні перекази, сприяння продовольчій безпеці, кліматично розумне агро-скотарське виробництво та підприємство розвитку та сприяння зайнятості.

ОГЛЯД ВАКАНСІЇ
Виконавчий помічник - це старший співробітник служби підтримки, відповідальний за широкий спектр адміністративних та допоміжних послуг для Команди вищого керівництва (SMT) в Україні, що складається з 6 членів. Він/вона буде підтримувати відмінні системи управління та комунікації, щоб дозволити українській команді вищого керівництва працювати на найвищому можливому рівні. Він/вона підпорядковується регіональному директору в Україні та тісно співпрацює з усіма іншими членами Групи SMT. Посада базуватиметься в Києві, але може передбачати відрядження до інших польових офісів IRC у Харкові, Дніпрі та Одесі для надання підтримки членам SMT за потреби.

КЛЮЧОВІ ОБОВ'ЯЗКИ
Адміністративні 

- Організація всіх зустрічей, де член SMT є ініціатором та організатором, включаючи координацію та формування порядку денного, ведення нотаток та контроль за виконанням планів дій за необхідності. 

- Відстежувати деталі подорожей, візи, дозволи на тимчасове проживання, довіреності та інші документи, які можуть знадобитися, розміщення, відправлення особистих речей членів SMT після їх прибуття до програми (Country Program) та/або після від'їзду, або у зв'язку з їхнім призначенням в Україні.

- Надавати допомогу в організації відряджень членів SMT, в т.ч. супроводжувати адміністративний відділ при бронюванні квитків, житла, підготовці TAF, TER для членів SMT .

- Координувати графіки відвідування програм та надавати логістичну підтримку за запитом. 

- Допомагати в організації заходів, включаючи щоквартальні засідання SMT та ESMT (розширена команда вищого керівництва), в тому числі бронювання місць проведення та замовлення кейтерингу в координації з відділом постачання/адміністративним відділом, підготовка порядку денного, замовлення канцелярського приладдя та необхідних матеріалів, і т.д. 

- Бути готовим виконувати та допомагати з іншими адміністративними завданнями на прохання члена SMT.

Комунікації 

- Допомагати з підготовкою внутрішніх та зовнішніх комунікацій від імені члена SMT.

- Перекладати електронне листування англійською та/або українською мовами, забезпечувати вичитку перекладених електронних листів перед відправленням від імені члена SMT.

- Забезпечувати особистий переклад на англійську мову для членів SMT, якщо це необхідно, на зустрічах або заходах, які проводяться українською мовою. 

- Професійно та дипломатично представляти IRC всередині країни та за її межами, коли це необхідно. 

- Підтримувати та оновлювати зовнішній список контактів програми (Country Program), а також внутрішні списки розсилки програм, включаючи оновлення контактів в People Director та оновлення груп електронної пошти, чат-груп Команди.

- Підтримка у підготовці презентацій, звітів за запитом члена SMT.

Управління проектами 

- Виявлення прогалин та управління вдосконаленням систем/процесів з метою підвищення ефективності міжвідомчої роботи в країні. 

- Під керівництвом регіонального директора в Україні допомагати з іншими потребами департаменту та спеціальними проектами. 

Ключові робочі відносини: 

Посада Підпорядковується: Регіональному директору 
Здійснює безпосереднє керівництво: Н/Д 
Внутрішні: 
- Регіональний Директор в Україні та всі члени команди вищого керівництва програм в Україні 
- Частий контакт з ESMT, польовими координаторами, відділом кадрів, відділом постачання та адміністративним відділом 

Вимоги до кандидатів 
Освіта: Ступінь бакалавра в галузі бізнес-адміністрування, маркетингу, міжнародних відносин або в будь-якій суміжній галузі. 

Досвід роботи: 3-4 роки досвіду роботи на аналогічній посаді, бажано в середовищі INGO 

Продемонстровані навички та компетенції: 

- Сильні комунікативні та міжособистісні навички: продемонстрована здатність ефективно працювати в рамках великої, складної організації, як по горизонталі, так і по вертикалі, а також дипломатично спілкуватися з різними людьми в мультикультурному середовищі; 

- Відмінні організаторські здібності: здатність працювати самостійно у швидкоплинному, орієнтованому на деталі середовищі та ефективно організовувати робочий процес швидкозмінної команди; перевага надається досвіду роботи в матричній структурі; 

- Критичне мислення та нестандартне мислення;

- Доведена увага до деталей: здатність відстежувати і обробляти безліч деталей одночасно і точно; 

- Гнучке ставлення до роботи: вміння продуктивно працювати в команді та самостійно, адаптуватися до змін та невизначеності;

- Надійність та вміння зберігати конфіденційну інформацію; 

- Навички роботи з комп'ютером: вміння ефективно і точно працювати з MS Outlook, Word, Excel, PowerPoint, а також адаптуватися до нових додатків. 

- Сильні візуальні навички: здатність допомагати в підготовці діаграм і графіків в Excel і PowerPoint; 

- Навички письма та редагування: вміння складати та редагувати професійні документи та кореспонденцію англійською та українською мовами;

Мова: - Володіння англійською та українською мовами є обов'язковим.

Працівники IRC можуть розраховувати на наступні переваги:

• Конкурентна заробітна плата
• Робота, спрямована на конкретні цілі, перспектива росту
• Заняття з англійської мови та необмежена кількість навчальних онлайн курсів
• Страхування життя
• Медичне страхування для працівників та членів їхніх сімей
• Безкоштовна психологічна допомога працівникам та членам їхніх сімей
• 30 календарних днів щорічної відпустки з гнучкими умовами, що не обмежуються законодавчо встановленими мінімальними нормами
• До 10 днів оплачуваного лікарняного листка

ПРОФЕСІЙНА ЕТИКА

IRC формує багатопрофільні інклюзивні колективи професіоналів, які заохочують командну взаємодію, інклюзивність та згуртованість, критичне мислення, розподіл повноважень, дискусії та об'єктивність аби максимально ефективно допомагати нашим клієнтам.

Міжнародний комітет порятунку рішуче налаштований захищати людей, яким він служить, своїх працівників і всіх пов’язаних осіб від усіх видів шкоди, зловживань і насильства, в тому числі від сексуальної експлуатації, зловживань і домагань. Комітет зобов’язується вживати всіх необхідних превентивних заходів і створювати середовище, в якому люди відчувають себе в безпеці і можуть повідомити про неправомірні дії. Працівники IRC повинні дотримуватися основних цінностей та принципів, викладених у документі «Шлях IRC — Стандарти професійної поведінки». Йдеться про доброчесність, служіння, рівність та відповідальність. IRC також впроваджує та забезпечує дотримання низки додаткових внутрішніх правил стосовно захисту клієнтів та персоналу від шкоди та зловживань у рамках «Принципів захисту дорослих та дітей», «Правил поваги на робочому місці та протидії домаганням на робочому місці», «Правил протидії репресіям та захисту репортерів», доповнених «Загальними рекомендаціями IRC щодо звітування». Із зобов’язаннями можна ознайомитися англійською та українською мовами за цим посиланням: https://rescue.box.com/v/irc-safeguarding-policies. ;

IRC застосовує підхід нульової толерантності до неправомірних дій і вживає всіх необхідних заходів та робить коригувальні кроки у випадках надходження інформації про неправомірні дії. До складу слідчого підрозділу IRC входять фахівці та кваліфіковані слідчі, які професійно проводять розслідування, орієнтовані на інтереси постраждалих. Вони долучаються, якщо через надійні та зручні канали зв’язку, які IRC створює для своїх працівників, партнерів та клієнтів, надходять повідомлення про порушення безпекових норм. IRC також є активним членом Міжвідомчої робочої групи з питань захисту від сексуальної експлуатації та насильства (PSEA), створеної в Україні. Дотримання гендерної рівності, рівноправ'я, різноманітності та інклюзивності: IRC докладає зусиль для створення різноманітного, інклюзивного, доброзичливого та безпечного робочого середовища, в якому до всіх людей ставляться справедливо, з гідністю й повагою. В IRC ми категорично забороняємо і не миримося з дискримінацією, переслідуванням, помстою чи знущанням над нашими працівниками, в яких би умовах вони не працювали. Серед працівників ми прагнемо збільшити частку жінок, вихідців з країн і громад, в яких ми працюємо, а також осіб, які відносять себе до рас і етносів, недостатньо представлених у глобальних владних структурах.

Ґендерна рівність: IRC прагне зменшити ґендерний дисбаланс на керівних посадах. Ми впроваджуємо систему переваг, спрямованих на створення сприятливого середовища для роботи жінок, наприклад, декретну відпустку по догляду за дитиною, ґендерно-чутливі протоколи безпеки та інші переваги і надбавки, які заохочують жінок працювати у нашому колективі. Роботодавець, який створює рівні можливості: Ми пропонуємо працівникам рівні можливості та цінуємо різноманітність у нашій компанії. Ми відкидаємо дискримінацію за ознаками раси, релігії, кольору шкіри, національного походження, статі, ґендеру, ґендерного самовираження, сексуальної орієнтації, віку, сімейного стану, статусу ветерана або статусу людини з обмеженими можливостями. Ми дбаємо про те, щоб особи з обмеженими можливостями могли скористатися відповідними зручностями, зокрема, для того, щоб подати заяву на роботу чи пройти співбесіду, виконувати основні функціональні обов’язки, а також про те, щоб вони могли отримати інші пільги та привілеї, передбачені роботодавцем.