Старший координатор з операційної діяльності

 ПРО IRC
Міжнародний комітет порятунку («IRC») реагує на найгірші гуманітарні кризи у світі та допомагає людям вижити і відновити своє життя. Заснований у 1933 році на прохання Альберта Ейнштейна, IRC пропонує життєво важливу допомогу біженцям, які змушені тікати від війни чи катастрофи. Працюючи сьогодні у понад 40 країнах світу та 22 містах США, ми повертаємо безпеку, гідність і надію мільйонам людей, які були вимушені покинути свої домівки і намагаються вижити. IRC прокладає шлях від лиха до дому.

ОПИС ПОСАДИ 
Під керівництвом Заступника директора з управління регіональними офісами (DDFM) Старший координатор з операційної діяльності (SOC) працюватиме з Координатором департаменту постачання, Адміністративним менеджером, ІТ-менеджером та Старшим спеціалістом з управління даними над оцінкою існуючих структур та процесів, а також над підвищенням ефективності внутрішньої роботи Операційного департаменту і, що важливо, над тим, як Операційний департамент співпрацює з іншими відділами IRC в Україні та надає їм підтримку, особливо з Програмною командою. SOC відповідатиме за впровадження стандартних процесів IRC, включаючи планування закупівель, планування дистрибуції, управління проектним циклом (PCM), Integra та PowerBI. Вони стабілізують роботу операційних та адміністративних команд, щоб підвищити якість роботи та задоволеність зацікавлених сторін, впроваджуючи сервіс-орієнтовані практики. Крім того, SOC посилить операційну підтримку, що надається партнерам IRC, шляхом активної участі в оцінці потенціалу партнерів, розробці та впровадженні планів підтримки партнерів. 
Посада базується в Києві з регулярними поїздками до Дніпра, Харкова та Одеси. Залежно від програмної діяльності можуть бути потрібні поїздки в інші регіони.

КЛЮЧОВІ ОБОВ'ЯЗКИ 
1.    Управління ланцюгами постачання:
-    Розробляти та впроваджувати комплексні стратегії управління ланцюгами поставок, включаючи закупівлі, складування, транспортування та дистрибуцію, для підтримки операційної та програмної діяльності.

-    Моніторинг та оцінка ефективності ланцюга постачання, виявлення можливостей для вдосконалення та впровадження передових практик для підвищення ефективності, економічності та підзвітності.

-    Координація роботи з внутрішніми зацікавленими сторонами, зовнішніми партнерами та відповідними органами влади для забезпечення відповідності вимогам донорів, місцевому законодавству, стандартам та політиці IRC.
2.    Адміністративна підтримка:

-    Здійснювати нагляд за адміністративними функціями в різних локаціях, включаючи управління офісом, обслуговування приміщень, координацію поїздок та віз, закупівлю товарів та послуг.

-    Забезпечення лідерства та керівництва для адміністративного персоналу, сприяння розвитку культури професіоналізму, командної роботи та постійного вдосконалення.

-    Розробляти та впроваджувати адміністративні політики, процедури та системи для оптимізації діяльності та підтримки ефективної реалізації програм IRC в Україні, включаючи належну реєстрацію проектів IRC як міжнародної технічної допомоги.

3.    Управління ІТ:

-    Керувати плануванням, впровадженням та обслуговуванням ІТ-інфраструктури та систем для забезпечення операційних потреб організації, включаючи апаратне та програмне забезпечення, а також мережі та телекомунікації.

-    Забезпечення безпеки, надійності та масштабованості ІТ-систем, впровадження надійних заходів кібербезпеки та планів відновлення після збоїв.

-    Надавати технічні рекомендації та підтримку персоналу, забезпечуючи належне використання ІТ-ресурсів та дотримання ІТ-політики та процедур IRC в Україні. 

4.    Управління даними:

-    Створювати та підтримувати надійні системи та процеси управління даними для збору, аналізу та розповсюдження інформації, важливої для прийняття операційних рішень та досягнення програмних результатів.

-    Здійснювати нагляд за діяльністю зі збору, зберігання та аналізу даних, забезпечуючи якість, точність та цілісність даних відповідно до стандартів організації та етичних принципів.

-    Співпрацювати з програмними командами та технічними експертами для розробки інструментів збору даних, індикаторів та механізмів звітності, які підтримують управління та моніторинг програм на основі фактичних даних. 

5.    Координація ланцюжка поставок з партнерами:

-    Співпрацювати з партнерськими організаціями, постачальниками та донорами для координації спільної діяльності в ланцюжку поставок, включаючи планування закупівель, розподіл ресурсів та розбудову потенціалу.

-    Сприяти обміну інформацією та співпраці між партнерами з метою посилення стійкості ланцюгів постачання, зменшення дублювання та оптимізації використання ресурсів.

-    Виступати в ролі координатора партнерських ініціатив у сфері ланцюгів постачання, представляючи організацію на відповідних форумах, зустрічах і робочих групах.

6.    Управління командою та лідерство:

-    Сприяти створенню сприятливої, орієнтованої на вирішення проблем, взаємоповажної та інклюзивної культури управління в операційній команді та в програмі в цілому. 

-    Впроваджувати кадрову політику, включаючи регулярні індивідуальні зустрічі, постійний коучинг, оцінку ефективності, розвиток персоналу та кар'єрні шляхи, а також дисциплінарні заходи.

-    Забезпечити, щоб нові співробітники операційного відділу отримували добре структуровану інформацію про робочий процес та адаптацію на робочому місці.

-    Забезпечити регулярні та продуктивні зустрічі з командою та підтримувати відкриті та професійні стосунки з членами команди, сприяючи сильному командному духу та забезпечуючи нагляд і керівництво, щоб співробітники могли успішно виконувати свої обов'язки на своїх посадах.

-    Забезпечити регулярне проведення в команді заходів, спрямованих на підвищення добробуту персоналу та підтримання високого морального духу.

-    Бути мобільним у межах програми, регулярно відвідуючи регіональні офіси.

-    Забезпечити активну та конструктивну співпрацю з іншими відділами. 

-    Забезпечувати інструктаж нових співробітників щодо систем та процесів операційного відділу. 

-    Підтримувати активну внутрішню комунікацію щодо прогресу та перешкод, з якими стикається операційний відділ.

Ключові робочі взаємовідносини: 

Посада підпорядковується:  DDFM Посадова особа безпосередньо керує:  Координатор департаменту постачання, Адміністративний менеджер, ІТ менеджер та Старший спеціаліст з управління даними.

Інші внутрішні та/або зовнішні контакти: 

Внутрішні:   Регулярна комунікаця зі штаб-квартирою, регіональними та національними Координаторами ланцюжка поставок та співробітниками на всіх рівнях, Заступником директора з управління регіональними офісами, Координатором департаменту постачання, Директором, Заступником директора з фінансових питань, керівниками програмних відділів.

Зовнішні:  Може виступати в якості представника департаменту постачання IRC на зовнішніх зустрічах, в інших неурядових організаціях, міжвідомчих групах та фондах, кластері з логістики.

Вимоги:

•    Ступінь бакалавра з бізнес-адміністрування/логістики, 5 або більше років прогресивного професійного досвіду роботи у сфері ланцюгів поставок або еквівалентна освіта та досвід.

•    Продемонстрований успішний 4-5-річний досвід роботи в гуманітарній сфері або у сфері реагування на надзвичайні ситуації з прогресивною відповідальністю.

•    Практичний досвід роботи в кризових або посткризових ситуаціях є дуже цінним, включаючи досвід у сфері логістики, закупівель, фінансів та управління людськими ресурсами в гуманітарному контексті.

•    Досвід управління командами та координації проектів або операційної діяльності, часто в складних або нестабільних умовах.

•    Вміння планувати, реалізовувати та оцінювати проекти, часто в умовах стислих термінів і бюджетних обмежень.

•    Вміння організовувати ресурси, такі як персонал, матеріали та обладнання, часто в місцях з обмеженою інфраструктурою.

•    Ефективна письмова та усна комунікація, вміння вести переговори та працювати з різними зацікавленими сторонами, включаючи місцеві громади, уряди та міжнародних донорів.

•    Здатність комфортно працювати у нестабільних ситуаціях та коригувати стратегії відповідно до змін ситуації.

•    Здатність аналізувати складні дані та швидко приймати обґрунтовані рішення.

•    Розуміння та чутливість до різноманітних культурних контекстів та практик.

•    Здатність ефективно працювати у високо матричній структурі.

•    Відмінні здібності до навчання та коучингу.

•    Вільне володіння англійською мовою є обов'язковим, володіння українською або російською мовами є перевагою.

•    Можливість їздити у відрядження до регіональних офісів.

Робоче середовище

У деяких частинах країни триває активний конфлікт і існує можливість подальшого поширення конфлікту та насильства на інші території. Співробітники повинні дотримуватися всіх політик і процедур безпеки IRC, що застосовуються до міжнародного персоналу. Питання безпеки будуть ретельно обговорюватися під час співбесіди.

Стандарти професійної поведінки: IRC та працівники IRC повинні дотримуватися цінностей та принципів, викладених у Кодексі IRC Way - Кодекс поведінки.  Це - доброчесність, служіння та підзвітність.  Відповідно до цих цінностей, IRC діє та впроваджує політику захисту бенефіціарів від експлуатації та зловживань, захисту дітей, відсутності домагань на робочому місці, фіскальної доброчесності, боротьби з помстою, протидії торгівлі людьми та деякі інші.

IRC є роботодавцем з рівними можливостями. IRC розглядає всіх кандидатів на основі їхніх заслуг, незалежно від раси, статі, кольору шкіри, національного походження, релігії, сексуальної орієнтації, віку, сімейного стану, статусу учасника бойових дій або інвалідності.