Менеджер (управитель) з персоналу (HR Officer)

 Менеджер (управитель) з персоналу

КРАЇНА: Україна

ПІДПОРЯДКОВУЄТЬСЯ:  Регіональний менеджер (управитель) з персоналу, EAST 

РЕГІОН: Дніпро 

 ВАЖЛИВО: Будуть розглянуті резюме англійскою мовою

ЗАГАЛЬНІ ОБОВ’ЯЗКИ

 Менеджер (управитель) з персоналу керує діяльністю з управління персоналом відповідно до чинного законодавства. Він/вона забезпечує, що адміністративні процедури місії, пов'язані з управлінням персоналом, відповідають кадровій політиці та концепції HI, а також місцевому законодавству та практикам. Він/вона консультує керівників щодо політик, процедур та інструментів, які мають бути впроваджені у цій сфері, а також забезпечує конфіденційність усіх даних та інформації з питань управління персоналом.  

ЗАДАЧІ/ОБОВ’ЯЗКИ

1.Адміністративне управління та звітність  

• Будучи лідером команди адміністративних менеджерів в регіоні East, підтримує та супроводжує їх у створенні особистої папки для нового місцевого співробітника та гарантує, що вся пов’язана з ним документація архівується в цій папці. Менеджер (управитель) з персоналу відповідає за заповнення та оновлення всієї документації в особистих папках співробітників, та забезпечує архівування всіх файлів відповідно до правил НІ та українського законодавства.  
• Організовує з кожним відділом графік вступних інструктажів для нових національних та міжнародних співробітників в регіоні East. 
• Менеджер (управитель) з персоналу допомагає адміністративним менеджерам вітати нових співробітників у перший день роботи, збирати їхні підписи на контрактах, інформацію про банківські рахунки і т.д. 
• Він/вона стежить за тим, чи проводиться вступний інструктаж для місцевого персоналу адміністративними менеджерами (управителями) або, за запитом регіонального менеджера (управителя) з персоналу, проводить вступний інструктаж, використовуючи інструмент вступного інструктажу для персоналу. 
• Він/вона ознайомлює кожного нового співробітника з політиками HI, переконується, що він/вона прочитав(ла) їх, з'ясовує сумніви щодо них та перевіряє наявність підпису нового працівника на першій сторінці кожної з політик.
• Слідкує за наявністю актуальних службових завдань (mission orders) для всіх національних співробітників в регіоні East.  
• Менеджер (управитель) з персоналу відповідає за оновлення інформації про відпустки та архівування всіх заявок у відповідних папках. 
• У співпраці з адміністративними менеджерами (управителями) відстежує та оновлює файл контролю за виконанням контрактів та попереджає регіонального менеджера (управителя) з персоналу про закінчення терміну дії контрактів, щоб передбачити поновлення або завершення контрактів. 
• Забезпечує та відстежує разом з адміністративними співробітниками оновлення списку контактів (національний та міжнародний персонал). 
• Допомагає з необхідною реєстрацією персоналу у відповідних державних установах відповідно до вимог законодавства. 
• Зібравши відповідну інформацію від адміністративних менеджерів (управителів), регулярно звітує Регіональному менеджеру (управителю) з персоналу про оновлення у відповідних базах даних (база даних трудових договорів, база даних національного персоналу, транзакції за контрактами, в'їзд/виїзд персоналу тощо) та забезпечує точність і актуальність наданої інформації.
• На вимогу Регіонального менеджера (управителя) з персоналу звітує про стан виконання завдань адміністративних менеджерів (управителів).  

2.Управління заробітною платою 

• Відповідає за здійснення процесу нарахування заробітної плати відповідно до внутрішніх та українських правових та соціальних зобов'язань, правил та політик HI.
• З делегованими повноваженнями від HR-менеджера представляє HI в місцевих адміністративних органах (інспекція з питань зайнятості тощо).

3.Інші обов’язки

• Виступає сполучною ланкою між Регіональним менеджером (управителем) з персоналу, адміністративним менеджером (управителем) та персоналом, відповідаючи на питання, роз'яснюючи політику, умови та положення, а також допомагаючи вирішувати проблеми, пов'язані з роботою.
• Володіє та добре розуміє всі інструменти управління персоналом HI: організаційна структура, план підбору персоналу, контроль за виконанням контрактів, шкала заробітної плати, список контактів, вступні інструктажі тощо. 
• Надання підтримки регіональному менеджеру (управителю) з персоналу в подальшій роботи з оцінювання/аналізу ефективності роботи персоналу.
• Сприяє оцінці аспектів місцевого ринку праці (навчальні курси, що проводяться в країні, наявні навички, привабливість роботодавця тощо). 
• Інформує регіонального менеджера (управителя) з персоналу про будь-які порушення правил HI, які можуть призвести до попередження або дисциплінарного стягнення. 
• Поводитися з усією інформацією, пов'язаною з персоналом (персональні дані, результати роботи, дисциплінарні заходи тощо), з суворою конфіденційністю та професіоналізмом.
• Суворо дотримуватися плану безпеки місії та інструкцій з безпеки, наданих координаторами з питань безпеки.
• Будь-які інші завдання, доручені лінійним керівником. 

Зверніть увагу, що ця посадова інструкція повинна залишатися гнучкою, щоб відповідати додатковим завданням або змінам, визначеним безпосереднім керівником.

Інформація, до якої має доступ менеджер (управитель) з персоналу через його/її посаду в організації, є суворо конфіденційною. Будь-яке порушення конфіденційності буде розглядатися як грубе порушення. 

НЕОБХІДНІ КВАЛІФІКАЦІЇ 

Кваліфікація(ї):

• Ступінь бакалавра у відповідній галузі управління персоналом;
• Підтверджені знання в галузі нарахування заробітної плати, управління персоналом та рекрутингу.

 Досвід 

• Більше 2 років досвіду роботи в адміністративній сфері;
• Попередній досвід роботи в гуманітарних програмах.

 Навички

• Відміні комунікативні та письмові навички англійської та української мови;
• Професійне володіння: Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook 
• Вміння спрощувати та розставляти пріоритети;
• Професійні навички: розрахунок заробітної плати, управління персоналом, управління командою.  

Персональні якості: 

• Відмінні комунікативні навички та дипломатичність; 
• Здатність виконувати інструкції та бути членом команди; 
• Гнучкість;
• Сильна увага до деталей; 
• Хороші організаторські здібності; 
• Практичність, динамічність та орієнтованість на рішення;
• Відкритість до культурних відмінностей. 
• Хороша здатність витримувати тиск і справлятися зі стресом; 

 УМОВИ РОБОТИ

Контракт: Трудовий договір (згідно законодавства України) Строковий 

Тип зайнятості: Повна зайнятість

Переваги:

• 30 календарних днів щорічної відпустки
• 12 днів щорічної оплачуваної відпустки для гарного самопочуття (пропорційно відпрацьованому часу)
• Медичне страхування для співробітників HI та одного члена сім'ї (додаток сплачує HI)
• Індивідуальні психологічні консультації для співробітників HI
• Релокаційний пакет може бути наданий для керівних посад і ключових посад, якщо це необхідно
• Відповідні заходи підтримки для людини з обмеженими можливостями (за потреби)

ВАЖЛИВО: Прохання надсилати резюме англійською мовою.

МОЖЛИВОСТІ

HI є роботодавцем рівних можливостей. Ми цінуємо різноманітність і прагнемо створити інклюзивне середовище, засноване на взаємній повазі до всіх співробітників. Ми не дискримінуємо за віком, статтю, інвалідністю, релігією, етнічним походженням, кольором шкіри, расою, сімейним станом чи іншими захищеними ознаками.

Усім зацікавленим кандидатам, незалежно від віку, статі, інвалідності, релігії, етнічного походження, кольору шкіри, раси, сімейного стану чи інших ознак, заохочуємо подати заявку на вакансію.

Якщо ви маєте інвалідність і потребуєте будь-яких особливих заходів для допомоги під час співбесіди, будь ласка, повідомте нам необхідні деталі.

Handicap International має прозорі інституційні політики щодо «Захисту дітей», «Протидії шахрайству, хабарництву та корупції», «Інвалідність, Стать і вік», а також «Захист бенефіціарів від сексуальної експлуатації, знущання та домагань». Вони є обов’язковими для виконання усіма співробітниками, які зобов’язані поважати, підтримувати та просувати ці політики, а також підписати «Кодекс поведінки» HI.

Подаючи резюме, претендент надає згоду на обробку його персональних даних (відповідно до законодавства України).

 HR OFFICER 

COUNTRY: Ukraine

REPORTS TO:  Area HR Finance Manager EAST

LOCATION: Dnipro 

GENERAL MISSION 

The Human Resources Officer manages personnel administration activities in accordance with current legislation. S/he ensures that the mission’s HR-related administrative procedures are consistent with HI's HR policies and frameworks and with local law and practices. S/he advises managers on the policies, procedures and tools to be rolled out in this field and ensures confidentiality of all HR data and information. 

MISSIONS / RESPONSIBILITIES

1. Administrative Management and Reporting

• Being a team leader for the East administrative officers, supports and follow ups with them with the creation of the personal folder for a new local member  of the team and ensures that all documentation related is archived in this folder. HR Officer is responsible for ensuring completing and updating all documentation in Personal HR folders  and ensures that all files are archived in compliance with HI’s rules and Ukrainian legislation. 
• Organizes induction meeting schedule for new national and international staff in the East with each department
• HR officer supports the administration officers in welcoming new staff members in the first day and collecting their  signatures in the contract, bank account information, etc. 
• S/he follows up if HR induction for local staff is provided by the administration officers or, when requested by the Area HR Manager, provides HR inductions using the HR induction tool.
• S/he presents the HI policies to each new employee ensure their reading, clears up doubts about them and checks if  the new employee's signature is present on the first page of each of policy.
• Follows up the availability of  the up to date mission orders for all national staff in the East area
• HR Officer is responsible for the leave follow-up update and for archiving all leave requests in the correspondent folders.
• In cooperation with the administrative officers, follows up and keeps updated the contract follow-up file and alerts Area HR Manager about contract expirations in order to anticipate renewals or end of contracts
• Ensures and follows up with the administrative officers  the contact list (national and international staff) to be updated
• Supports with the necessary registration of the staff to the relevant government offices as required by Law 
• Having collected the correspondent information from the Administrative Officers, on a regular basis reports to the Area HR manager about the updates in the relevant databases (labor contract database, national staff database, contract transactions, staff entry/exit, etc.) and ensures the accuracy and relevance of the information provided.  
• Upon the request of the Area HR Manager, reports on admin officers’ tasks status

2.Payroll Management

•  Supports the Area HR manager in the payroll process in compliance with HI’s internal and Ukrainian legal and social obligations, rules and policies.
• With delegated authority from HR manager, represents HI with local administrative authorities (employment inspectorate, etc.).

3.Other responsibilities

• Serves as a link between Area HR  manager, administrative officer and employees by handling questions, clarification of policies, terms and conditions and help solve work related problems
• Appropriation and good understanding of all HI HR tools: Org chart, recruitment plan, contract follow-up, salary scale, contact list, induction presentations, etc.
• Supports Area HR Manager with the follow-up of the appraisal/performance review of staff
• Contributes to the assessment of aspects of the local labor market (training courses provided in the country, available skills, employer attractiveness etc.)
• Informs Area HR Manager in regards to any breach of HI regulations that could lead to award or disciplinary actions
• Treats all information related to personnel (personal data, performance, disciplinary measures, etc.) with strict confidentiality and professionalism
• Strict follows to the mission security plan and safety and security instructions given by security focal points
• Any other tasks assigned by the line manager

Note that this job description must remain flexible, to respond to additional tasks or changes as identify by the line manager. 

Information being accessed by HR Officer due to his/her position within the organization is strictly confidential. Any breach of confidentiality will be considered as a gross misconduct. 

PROFILE SOUGHT

Qualification(s): 

• Bachelor degree in the relevant fields of HR;
• Proven knowledge in Payroll, HR management and team management. 

Experience 

• More than 2 years’ experience in the administrative field; 
• Previous experience working in humanitarian programs. 

Skills

• Excellent communication and writing capacities in English and Ukrainian;
• Proficient: Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook tools
• Knowing how to simplify and prioritise;
• Professional skills: payroll management, personal administration, team management. 

Personal qualities: 

• Excellent communication skills and diplomacy;
• Ability to follow instructions and to be a member of a team;
• Flexibility;
• Strong attention to details;
• Good organizational skills;
• Practical, dynamic and solution oriented;
• Open to cultural differences.
• Good capacity to withstand pressure and manage stress; 

WORKING CONDITIONS:

Contract: Employment contract (according to Ukrainian legislation) Fixed-Term

Type of employment: Full-time

Benefits Package:

• 30 calendar days for annual leaves 
• 12 days of internal wellbeing paid leaves annually (pro-rata)
• Medical Insurance for HI staff and one dependent (tax paid by HI)
• Individual counselling sessions for HI staff
• Relocation package might be granted for the managerial positions and key positions if needed 
• Relevant supportive measures for person with disabilities (if needed)

By submitting the CV application, the applicant gives his/her consent to the processing of his/her personal data (in accordance with the legislation of Ukraine).

EQUAL OPPORTUNITY

HI is an equal opportunity employer. We value diversity and we are committed to creating an inclusive environment based on mutual respect for all employees. We do not discriminate on the basis of age, sex, disability status, religion, ethnic origin, colour, race, marital status, or other protected characteristics. 

All interested candidates irrespective of age, sex, disability status, religion, ethnic origin, colour, race, marital status, or other protected characteristics are encouraged to apply for the vacancy.

If you have a disability and require any special arrangements to assist you during the interview, please inform us with the necessary details.

Handicap International has clear institutional policies on "Child Protection", "Anti-fraud, Bribery and Corruption", "Disability, Gender and Age" and "Protection of Beneficiaries from Sexual Exploitation, Abuse and Harassment”. It is therefore mandatory for all staff to commit themselves to respect, uphold and promote these policies, and to sign the HI Code and Conduct.