Фахівець з управління запасами (Stock management Officer)

ФАХІВЕЦЬ З УПРАВЛІННЯ ЗАПАСАМИ   

КРАЇНА: Україна 

ПІДПОРЯДКОВУЄТЬСЯ: Менеджер з постачання та господарства  

РЕГІОН: Дніпро  

Загальні обов’язки  

Підпорядковуючись менеджеру з постачання та господарства, фахівець з управління запасами керує всіма аспектами роботи відділу логістики НІ, що стосуються управління запасами в межах бази.  

Він/вона забезпечує належне управління запасами у співпраці з лінійним керівником, відповідає за складське приміщення та його вміст. Він/вона є контактною особою менеджера з постачання та господарства в питаннях управління складом і, таким чином, інформує його/її про будь-які проблеми, що належать до його/її компетенції, та пропонує рішення.  

Фахівець з управління запасами безпосередньо підтримує відділ постачання та господарства і працює в рамках логістичних гайдлайнів та процедур НІ.  

 Фахівець матиме координувати логістичну діяльність, у підтримці та тісній співпраці з менеджером з постачання та господарства та командою управління проектами в питаннях управління запасами для того, щоб забезпечити безперебійне виконання програм відповідно до внутрішніх положень Handicap International в Україні.   

Він/вона є ключовим гравцем у розгортанні та впровадженні стандартів НІ.  

Задачі/Обов’язки  

Задача 1: Гарантувати приймання і зберігання товару  

• Перевіряти якість і кількість товарів, отриманих від постачальників, покупців та інших суб’єктів, порівнюючи замовлення на закупівлю з накладною, і повідомляти про будь-які проблеми (пошкодження, нестача будь-яких частин) своєму лінійному керівнику.  

• Переконатися, що під час доставки, представник програми є присутнім при отриманні запитаних товарів/послуг (локальне та міжнародне замовлення)  і що накладна на доставку підписана обома сторонами незалежно від того, чи приймання здійснюється на складі НІ ATLAS Logistics чи на складі HI ATLAS. 

   

• Після отримання забезпечити негайне оновлення товарних карток із зазначенням контрольного номера документа про отримання та замовлення на закупівлю та забезпечувати зберігання товарів у співпраці з відповідальним складом НІ ATLAS.  

• Забезпечувати належне управління та контроль товарів, особливо чутливих товарів (номер партії, термін придатності, спеціальне пакування та зберігання). 

• Відповідати за своєчасний зв’язок зі складом НІ ATLAS, відповідати за всі національні та міжнародні поставки або надходження товарів і надсилати необхідні запити до НІ ATLAS Logistics для виконання необхідних заходів.  

• Відповідати за своєчасне повідомлення HI ATLAS Logistics щодо випуску обладнання чи товарів відповідно до Плану дистрибуції проекту здійснення необхідних організаційних заходів.  

Задача 2: Управління запитами  

• Отримувати замовлення на отримання запасів (SRO) від програм(и)та перевірити їх перед вивезенням зі складу.  

• Вибрати вантаж для обробки на основі транспортних засобів і термінів доставки та складання плану перевезень відповідно до запитів програм.  

• Забезпечити доставку товарів відповідно до стандартів FEFO (першим прийшов, першим пішов), якщо це можливо та/або FIFO (перший вироблено - перший виходить) відповідно до запиту Програми, якщо це донація. 

• Переконайтеся, що місця зберігання чітко визначені, а товари зберігаються впорядковано, в чистоті та в легкому доступі до них.  

• Підготувати транспортні накладні та всі необхідні документи для перевезення товарів (національні або міжнародні) та надіслати копії на відповідні бази.  

• Забезпечити оновлення карток обліку запасів (SMC) та Карти моніторингу запасів (CoD), якщо це можливо.  

• Брати участь у звірці між замовленням на отримання запасів/карта моніторингу запасів (SRO/CoD) та файлами закупівель.  

Задача 3: Управління запасами та адміністрування  

• Переконатися, що вся необхідна інформація правильно і повністю записана на картках запасів: файл закупівлі, номер партії та термін придатності, якщо це можливо, дата отримання або доставки, залишок запасів. (вхідний/вихідний), номер накладної та вихідних документів.  

• Постійно оновлювати картки обліку запасів (SMC) в електронному вигляді та надавати доступ до нього керівникам проектів.   

• Щомісячний звіт про запаси, відстежуючи надходження/вибуття товарів зі складу. 

• Гарантувати безпеку запасів та складу в офісі журналу реєстрації.  

• Негайно повідомляти свого керівника про будь-яку проблему, що виникла у відділі, включаючи пошкодження, втрату, спробу злому або крадіжку в приміщенні логістичного офісу.  

• Моніторинг рівня запасів: щомісячні показники споживання, термін придатності, якщо такі є, можливі надлишки та дефіцит.  

• Забезпечити належну ідентифікацію товарів за допомогою оновленої інвентарної картки (інвентарна картка складається для кожного проекту і на кожне фінансування)  

• Організовувати часткову фізичну інвентаризацію щомісяця (мінімум 25% референсів)  

• Проводити повну інвентаризацію кожні 3 місяці  

Задача 4: Координація між програмами, ATLAS, автопарком та постачанням  

• Бути головною контактною особою в усіх питаннях руху товарів (вхідних і вихідних) на складі (ATLAS і Log офіс). 

• Координувати з усіма необхідними відділами доставку/відправку будь-якого товару з однієї бази на іншу.  

Задача 5: Доповідати  

1. Забезпечувати своєчасне та точне заповнення стандартних звітів (SMC) для Менеджера з постачання та господарства.   

2. Брати участь у щомісячному звіті про ситуацію (SITREP), надаючи відповідні дані, пов’язані зі своєю посадою, менеджеру з постачання та господарства.  

Обов’язки можуть змінюватися відповідно до потріб програми та адаптуватися до місцевих обставин. Очікується, що особа, яка обіймає цю посаду, виконуватиме будь-які інші обов’язки на вимогу лінійного керівника, які відповідають посаді.  

НЕОБХІДНІ КОМПЕТЕНЦІЇ  

 Кваліфікації: 

• Кваліфікація в галузі складського господарства (1 рік вищої освіти)  

• Високі аналітичні та логічні здібності.  

• Бажано - ступінь з логістичного менеджменту (1 рік вищої освіти)  

Досвід : 

•  2 роки досвіду роботи у сфері зберігання (НУО або приватна компанія)  

• Досвід роботи в міжнародній неурядовій організації є перевагою  

• Бажано - п

  опередній досвід з НІ. 

   

Навички:

• Хороший рівень читання, письма та розмовної англійської мови  

• Досвідчений користувач: Microsoft Word, Excel, PowerPoint  

• Бажано - здатність допомагати членам команди планувати та переглядати плани донацій  

Персональні якості: 

• Автономність та вміння працювати в команді  

• Реальна мотивація до роботи в гуманітарному секторі  

• Хороші відносини з людьми 

• Вміння легко рахувати  

• Вміння виконувати інструкції та бути членом команди  

• Гнучкість 

• Сильна увага до деталей  

• Дуже хороші організаторські здібності  

• Практичність, динамічність і орієнтованість на розв’язання питань   

• Почуття приватності  

• Бажано -хороша здатність витримувати тиск і справлятися зі стресом  

УМОВИ РОБОТИ

Контракт: Трудовий договір (згідно законодавства України) Строковий 

Тип зайнятості: Повна зайнятість

Переваги:

• 30 календарних днів щорічної відпустки
• 12 днів щорічної оплачуваної відпустки для гарного самопочуття (пропорційно відпрацьованому часу)
• Медичне страхування для співробітників HI та одного члена сім'ї (додаток сплачує HI)
• Індивідуальні психологічні консультації для співробітників HI
• Релокаційний пакет може бути наданий для керівних посад і ключових посад, якщо це необхідно
• Відповідні заходи підтримки для людини з обмеженими можливостями (за потреби)

ВАЖЛИВО: Прохання надсилати резюме англійською мовою.

Подаючи резюме, претендент надає згоду на обробку його персональних даних (відповідно до законодавства України).

МОЖЛИВОСТІ

HI є роботодавцем рівних можливостей. Ми цінуємо різноманітність і прагнемо створити інклюзивне середовище, засноване на взаємній повазі до всіх співробітників. Ми не дискримінуємо за віком, статтю, інвалідністю, релігією, етнічним походженням, кольором шкіри, расою, сімейним станом чи іншими захищеними ознаками.

Усім зацікавленим кандидатам, незалежно від віку, статі, інвалідності, релігії, етнічного походження, кольору шкіри, раси, сімейного стану чи інших ознак, заохочуємо подати заявку на вакансію.

Якщо ви маєте інвалідність і потребуєте будь-яких особливих заходів для допомоги під час співбесіди, будь ласка, повідомте нам необхідні деталі.

Handicap International має прозорі інституційні політики щодо «Захисту дітей», «Протидії шахрайству, хабарництву та корупції», «Інвалідність, Стать і вік», а також «Захист бенефіціарів від сексуальної експлуатації, знущання та домагань». Вони є обов’язковими для виконання усіма співробітниками, які зобов’язані поважати, підтримувати та просувати ці політики, а також підписати «Кодекс поведінки» HI.

STOCK MANAGEMENT OFFICER

COUNTRY: Ukraine 

REPORTS TO: Supply & Facility Manager 

LOCATION: Dnipro 

General Mission

Reporting to the Supply & Facility Manager, the Stock Management Officer manages all aspects of the HI Logistics Department concerning stock management within the base.  

He/she ensures the proper management of the stock in collaboration with the line manager, be responsible for the log room and its contents. He or she is the focal point of Supply & Facility Manager in warehouse management and as such informs him or her of any problems that fall within his or her remit and suggests solutions. 

The Stock Management Officer directly supports the Supply and Facility department and operates within HI Logistics Guidelines and procedures. 

The officer will be required to coordinate the logistics activities by being in support and in close collaboration with the Supply and Facility Manager & Project management team in stock Management functions to ensure the smooth-running of the programs in compliance with Handicap International's internal regulations in Ukraine.  

He/she is a key player in the rollout and implementation of HI’s standards. 

Missions/Responsibilities 

Mission 1: Guarantee the reception and storage of goods

• Checks the quality and quantity of goods received from suppliers, purchasers and other entities comparing the purchase order with the delivery note, and reports any problems (damage, missing parts) to his/her line manager. 

• Ensure that during delivery, a representative from the program is present in receiving the goods/services requested (local and international order) and that delivery note is signed by both parties regardless reception is done in HI Logistics Warehouse or HI ATLAS Warehouse. 

• After receipt, ensure immediate updating of stock cards with the reference number of the receipt document & purchase order and ensure the storage of goods in collaboration of HI ATLAS warehouse responsible.  

• Ensure the proper management and control of items, especially sensitive items (batch number, expiration date, special packaging and storage) 

• Responsible for timely communication with HI ATLAS Warehouse, responsible   of all national and international Supplies or goods arrival and make necessary request to HI ALTAS Logistics for doing necessary arrangement. 

• Responsible for timely communication to HI ATLAS Logistics for  equipment  or goods release according to Project Distribution Plan for doing necessary arrangement 

Mission 2: Management of requests

• Receive the Stock Request Order (SRO) from program/s and verify them prior to removal of items from the warehouse. 

• Select freight to be processed based on means of transportation and delivery deadline and make a transportation plan according to Programs requests 

• Ensure delivery of goods in accordance with FEFO (First Expired, First Out) standards if applicable and/or FIFO (First In, First Out) in compliance with the Program request if donation 

• Ensure that storage areas are clearly identified, and ensure that goods are stored in an orderly, clean and easily accessible manner 

• Prepare shipping orders and all necessary documents for the transportation of goods (national or international) and send the copy to the concerned bases 

• Ensure that the stock cards and the Stock Monitoring Chart (SMC) are updated after each release and record the reference number of the release document as well as the Certificate of Donation (CoD) if applicable 

• Participate to the reconciliation between SRO/CoD and purchase files 

Mission 3: Inventory management and administration

• Ensure that all required information is correctly and completely recorded on the stock cards: purchase file, lot number and expiration date if applicable, date of receipt or delivery, stock balance (in/out), reference number of delivery and outgoing documents 

• Update the SMC electronically at all times and be readily available for PMs. 

• Prepare a monthly inventory report, tracking warehouse In/Out 

• Guarantee the security of the stocks and the warehouse in the Log office. 

• Immediately report to his/her supervisor any problem occurring in the department, including damage, loss, attempted break-in or theft in the Log Office room. 

• Monitor inventory levels: monthly consumption figures, expiration dates if applicable, possible overstocks and shortages 

• Ensure that merchandise is properly identified through updated stock card (stock card is per project and per funding)  

• Organize a partial physical inventory every month (minimum 25% of references) 

• Conduct a full inventory every 3 months 

Mission 4: Coordination between Programs, ATLAS, Fleet and Supply

• Be the main contact person in all item movement (in and out) in the warehouse (ATLAS and Log office).  

• Coordinate with all necessary department for delivery/shipment of any item from one base to another. 

Mission 5: Reporting  

1. Ensures standard reports (SMC) is completed timely and accurately for the Supply and Facility Manager. 

2. Participates to the monthly situation report (SITREP) by providing relevant data related to your position to the Supply and Facility Manager. 

Responsibilities may evolve as per programmatic needs and adapting to local circumstances. It is expected that the position holder will perform any other duties as required by the Line Manager that are commensurate with the position. 

PROFILE SOUGHT 

 Qualification(s): 

• Qualification in the field of Warehouse (1 year of higher education)  

• High analytical and logical capacity. 

• Preferable - degree in Logistics management (1 year of higher education)    

Experience: 

• 2 years’ experience in the storage (NGO or private company)  

• Experience in an international NGO is a plus 

• Preferable - p

  revious experience with HI. 

   

Skills:

• Good level in reading, writing and speaking English  

• Proficient: Microsoft Word, Excel, PowerPoint  

• Preferable - being capable of helping team members to plan and review the donations plans 

Personal qualities:

• Autonomy and ability to work in a team  

• Real motivation to work in the humanitarian sector 

• Good relationships 

• Easy to calculate. 

• Ability to follow instructions and to be a member of a team 

• Flexibility 

• Strong attention to details 

• Very good organizational skills 

• Practical, dynamic and solution oriented 

• Sense of privacy 

• Preferable - g

  ood capacity to withstand pressure and manage stress 

   

WORKING CONDITIONS:

Contract: Employment contract (according to Ukrainian legislation) Fixed-Term

Type of employment: Full-time

Benefits Package:

• 30 calendar days for annual leaves 
• 12 days of internal wellbeing paid leaves annually (pro-rata)
• Medical Insurance for HI staff and one dependent (tax paid by HI)
• Individual counselling sessions for HI staff
• Relocation package might be granted for the managerial positions and key positions if needed 
• Relevant supportive measures for person with disabilities (if needed)

By submitting the CV application, the applicant gives his/her consent to the processing of his/her personal data (in accordance with the legislation of Ukraine).

EQUAL OPPORTUNITY

HI is an equal opportunity employer. We value diversity and we are committed to creating an inclusive environment based on mutual respect for all employees. We do not discriminate on the basis of age, sex, disability status, religion, ethnic origin, colour, race, marital status, or other protected characteristics. 

All interested candidates irrespective of age, sex, disability status, religion, ethnic origin, colour, race, marital status, or other protected characteristics are encouraged to apply for the vacancy.

If you have a disability and require any special arrangements to assist you during the interview, please inform us with the necessary details.

Handicap International has clear institutional policies on "Child Protection", "Anti-fraud, Bribery and Corruption", "Disability, Gender and Age" and "Protection of Beneficiaries from Sexual Exploitation, Abuse and Harassment”. It is therefore mandatory for all staff to commit themselves to respect, uphold and promote these policies, and to sign the HI Code and Conduct.