Старший менеджер з логістики (Logistics Supervisor)

 СТАРШИЙ МЕНЕДЖЕР (УПРАВИТЕЛЬ) З ЛОГІСТИКИ (Logistics Supervisor)

КРАЇНА: Україна

ПІДПОРЯДКУВАННЯ: Регіональний керівник з технічним наглядом з боку керівника програми з питань логістики

ЛОКАЦІЯ: МИКОЛАЇВ

 ЗАГАЛЬНІ ОБОВ'ЯЗКИ

 Старший менеджер (управитель) з логістики підпорядковується регіональному керівнику технічним наглядом з боку керівника програми з питань логістики та здійснює управління автопарком організації з урахуванням графіку перетину кордону, приміщеннями (офісами, гостьовими будинками та складами) та обладнанням, що використовується для діяльності HI в МИКОЛАЄВІ на сході України («зона відповідальності фахівця») Фахівець забезпечуватиме дотримання правил HI та вимог донорів.

ЗАВДАННЯ / ОБОВ’ЯЗКИ

 Завдання 1. Операційне впровадження процедури планування та здійснення закупівель

1.1. Забезпечує проведення досліджень/аналізу ринку та оновлення списку постачальників на регіональному рівні.

1.2. Сприяє оновленню планів закупівель спільно з керівниками проектів та згідно з графіком.

1.3. Пропонує ринки для укладання рамкових угод на регіональному рівні.

1.4. Контролює закупівлі на регіональному рівні:

• Проводить перевірку усіх запитів на закупівлі на відповідність затвердженому плану закупівель; 
• Забезпечує встановлення особами, відповідальними за бюджет, специфікацій та критеріїв відбору на етапі запиту про закупівлю; 
• Встановлює вимоги з адміністративної відповідності на етапі запиту про котування/публікації тендеру;
• Підготовлює аналіз пропозицій;
• Веде переговори щодо умов закупівель та складає тексти договорів з постачальниками й поправок до них. 

1.5. Здійснює затвердження договорів у межах стандартного часу доставки. 

1.6. Оновлює графік моніторингу закупівель.

1.7. Забезпечує відповідність нормам та безпечність процесу архівації.

Завдання 2. Управління автопарком HI та іншими транспортними засобами відповідно до внутрішніх правил HI:

1. Забезпечує дотримання політик і процедур, що стосуються транспортних засобів HI (план безпеки, внутрішні правила, адаптована процедура управління автопарком, політика щодо пересувань працівників тощо).
2. Проводить навчання та курси підвищення кваліфікації щодо політик і процедур, які стосуються автопарку HI, для працівників організації. 
   1. Забезпечує суворе дотримання правил безпеки (наявність шолому, застібнуті ремені безпеки, дотримання обмежень швидкості тощо).
   2. Контролює та управляє процесом техобслуговування та підготовки транспортних засобів HI в зоні відповідальності фахівця.
   3. Щомісяця складає звіт про споживання палива транспортними засобами HI, а також графік моніторингу транспортних засобів у зоні відповідальності фахівця, та надає цю інформацію регіональному керівнику чи керівнику програми з питань логістики.
   4. Відстежує терміни придатності ліцензій та страховок транспортних засобів та забезпечує їх продовження до завершення цих термінів.
   5. Відповідає за підготовку звіту про інцидент спільно з працівниками, залученими до аварії, у разі пошкодження транспортних засобів HI.
   6. Забезпечує правильне ведення реєстраційних журналів користувачами транспортних засобів HI (автомобілів та мотоциклів).
   7. Забезпечує проходження новими водіями (водіями HI та іноземними працівниками) екзамену на управління автомобілем перед користуванням транспортними засобами HI.
   8. Забезпечує наявність у водіїв транспортних засобів HI чинних посвідчень водія.
   9. Відповідає за роботу зі страховою компанією (звітування про аварію, відправлення запиту про відшкодування збитків тощо).
   10. Здійснює архівацію документації автопарку.
   11. Дотримується процедури прокату транспортних засобів у разі виникнення такої необхідності.
   12. Є розпорядником бюджету, що виділений на автопарк та транспортні витрати, в зоні відповідальності фахівця.  

 Завдання 3. Управління приміщеннями організації в зоні відповідальності фахівця:

1. Оновлення графіку моніторингу стану будівель для приміщень HI в зоні відповідальності фахівця. 
   1. Є відповідальним працівником з вирішування проблем, пов’язаних з приміщеннями HI (офісами організації та житлом для іноземних працівників), пропонує та/чи застосовує ефективні способи вирішення таких проблем.
   2. Відповідає за підготовку та техобслуговування офісних, житлових і складських приміщень HI.
   3. Відповідає за роботу зі страховою компанією щодо приміщень HI (звітування про нещасний випадок, відправлення запиту про відшкодування збитків тощо).
   4. Здійснює нагляд над роботою сторонніх підрядників (техобслуговування та ремонт приміщень HI).
   5. Забезпечує систематичний облік виданого та отриманого інвентарю для приміщень HI (офісів та житла для іноземних працівників).
   6. Забезпечує дотримання заходів безпеки в офісі та проводить тематичні курси підвищення кваліфікації, зокрема для охоронців (закриття офісу, користування генератором, вогнегасником тощо).
   7. Здійснює нагляд над процесом заміни обладнання/майна, що стосується безпеки, з вичерпаним терміном придатності (вогнегасників, аптечок тощо). 
   8. Бере участь у облаштуванні офісу HI в зоні відповідальності фахівця при реорганізації / облаштуванні нового офісного простору.
   9. Бере участь у оцінюванні відповідності можливих нових офісів стандартам HI.
   10. Здійснює щорічну інвентаризацію обладнання, що зберігається в приміщеннях HI (офісах та житлі для іноземних працівників).
   11. Забезпечує відшкодування депозитів орендодавцем перед завершенням терміну дії орендної угоди чи в інші узгоджені терміни.
   12. Відслідковує прибуття нових працівників та забезпечує їхнє місце роботи необхідним обладнанням (ноутбук / стаціонарний комп’ютер, телефон тощо).
   13. Забезпечує наявність у приміщеннях HI (офісах та житлі для іноземних працівників) надійного підключення до мережі Інтернет, відслідковує будь-які ситуації, які можуть негативно вплинути на якість Інтернет-зв’язку, та знаходить шляхи вирішення цього питання. 
   14. Є розпорядником бюджету, що виділений на утримання офісних приміщень, в зоні відповідальності фахівця.

 Завдання 4. Управління обладнанням і активами організації в зоні відповідальності фахівця:

1. Здійснює моніторинг і контроль стану матеріалів, меблів і обладнання в приміщеннях HI.
   1. Передає інформацію щодо обладнання для оновлення графіку моніторингу обладнання інженеру-програмісту координаційного офісу чи керівнику програми з питань логістики.
   2. Проводить фізичну інвентаризацію всього обладнання та матеріалів HI через кожні три місяці чи за потребою/запитом.

 Завдання 5. Управління складськими приміщеннями в зоні відповідальності фахівця.

1. Інструктує фахівця господарчого відділу та керування запасами щодо належного зберігання та процесу роботи у складських приміщеннях згідно з правилами HI.
   1. Забезпечує належне ведення документації щодо роботи у складських приміщеннях фахівцем господарчого відділу та керування запасами (пакувальний лист, комерційна накладна, ідентифікаційний номер, SRO, сертифікати про пожертви, інвентарна відомість, SMC тощо).
   2. Є відповідальним працівником з будь-яких питань, що стосуються управління запасами.

Завдання 6. Загальне управління командою в зоні відповідальності фахівця:

1. Здійснює підготовку та нагляд над плануванням роботи команди (включно з контролем відпусток та відсутності на робочому місці).
2. Здійснює наставництво (тренінг та інструктаж) для команди.
3. Ставить цілі на рік та оцінює ефективність членів команди.
4. Виконання інших завдань, що входять в сферу компетенції фахівця, за запитом безпосереднього керівника. 

БАЖАНІ АНКЕТНІ ДАНІ

Кваліфікація:

• Ступінь бакалавра в області логістики, ділового адміністрування чи суміжних областях.

 Досвід 

• 3 роки досвіду роботи в сфері логістики.
• Бажано 5 років досвіду роботи у міжнародних неурядових організаціях у сфері логістики.

Навички

• Робоча мова HI (англійська): B1.
• Основна мова країни виконання службових обов’язків: C1.
• Професійні навички:
• Досконале володіння: техобслуговування, безпека, управління автопарком;
• Практичний досвід: управління запасами;
• Обізнаність: механіка, керування транспортними засобами;
• Практичний досвід: підготовка до та реагування на надзвичайні ситуації:;
• Міждисциплінарні навички:
• Практичний досвід: Робота з офісними програмами та інструментами для колективної роботи, управління стресом, робота у міжнародній організації, дотримання внутрішніх стандартів;
• Обізнаність: управління фінансами, дотримання стандартів донорів. 
• Здатність допомогти членам команди складати та перевіряти складені плани.
• Володіння жестовою мовою: бажано.

Особисті якості:

• Здатність працювати в багатокультурному середовищі, що потребує гнучкості;
• Здатність працювати самостійно, але також і в команді.
• Обов’язкова вимога: просунуте володіння навичками роботи з комп’ютером.
• Здатність витримувати тиск та управляти стресом.

УМОВИ РОБОТИ

Контракт: Трудовий договір (згідно законодавства України) Строковий

Тип зайнятості: Повна зайнятість

Переваги:

• 30 календарних днів щорічної відпустки
• 12 днів щорічної оплачуваної відпустки для гарного самопочуття (пропорційно відпрацьованому часу)
• Медичне страхування для співробітників HI та одного члена сім'ї (додаток сплачує HI)
• Індивідуальні психологічні консультації для співробітників HI
• Релокаційний пакет може бути наданий для керівних посад і ключових посад, якщо це необхідно
• Відповідні заходи підтримки для людини з обмеженими можливостями (за потреби)

Подаючи резюме, претендент надає згоду на обробку його персональних даних (відповідно до законодавства України).

МОЖЛИВОСТІ

HI є роботодавцем рівних можливостей. Ми цінуємо різноманітність і прагнемо створити інклюзивне середовище, засноване на взаємній повазі до всіх співробітників. Ми не дискримінуємо за віком, статтю, інвалідністю, релігією, етнічним походженням, кольором шкіри, расою, сімейним станом чи іншими захищеними ознаками.

Усім зацікавленим кандидатам, незалежно від віку, статі, інвалідності, релігії, етнічного походження, кольору шкіри, раси, сімейного стану чи інших ознак, заохочуємо подати заявку на вакансію.

Якщо ви маєте інвалідність і потребуєте будь-яких особливих заходів для допомоги під час співбесіди, будь ласка, повідомте нам необхідні деталі.

Handicap International має прозорі інституційні політики щодо «Захисту дітей», «Протидії шахрайству, хабарництву та корупції», «Інвалідність, Стать і вік», а також «Захист бенефіціарів від сексуальної експлуатації, знущання та домагань». Вони є обов’язковими для виконання усіма співробітниками, які зобов’язані поважати, підтримувати та просувати ці політики, а також підписати «Кодекс поведінки» HI.

JOB TITLE:   LOGISTICS SUPERVISOR

COUNTRY: Ukraine

REPORTS TO: Area Manager with Technical Supervision of Country Log Manager

LOCATION: MYKOLAIV

GENERAL MISSION

 Reporting to the Area Manager with technical supervision of Country Logistics Manager the Logistics Supervisor follows-up fleet management with cross border schedule, premises (offices, guesthouses and warehouse), and equipment management for activities led by HI in MAKLYO. In East Ukraine (“the Area”). S/he will ensure that HI regulations and donors’ requirements are applied and respected.

 MISSIONS / RESPONSIBILITIES

 Mission 1. Operational Implementation of Supply Planning and Procurement Process

1.1. Ensures market survey/analysis and update of suppliers’ list in the Area.

1.2. Facilitates supply plans updates with Project managers as per schedule.

1.3. Proposes markets for which Framework Agreements should be contracted in the area.

1.4. Processes procurement activities in the area:

• Cross checks all purchase requests with approved supply plan; 
• Ensures specifications and selection criteria are set by Budget Holders at purchase request stage; 
• Sets administrative compliance requirements at RFQ/tender issuing stage;
• Prepares Bid Analysis;
• Negotiates purchasing conditions and prepare contracts and amendments with suppliers. 

1.5. Process contracting authorizations within standard lead time. 

1.6. Purchase Monitoring Charts update.

1.7. Ensure archiving is compliant and secure.

 

Mission 2. Managing HI vehicles fleet and the management of any other means of transport in compliance with HI internal regulations:

1. Ensures that HI policies and procedures related to HI vehicles are applied and respected (Security Plan, Internal Regulations, Adapted Fleet Management Procedure, Travel Policy, etc.).
2. Provides training and refresher training to HI staff on policies and procedures related to HI vehicles.
   1. Ensures that security rules are strictly applied and respected (helmet wearing, seat belt wearing, speed limits, etc.).
   2. Follows-up and manage the maintenance and preparation of HI vehicles in the Area.
   3. Prepares, on a monthly basis, the summary of fuel consumption for HI vehicles as well as the Vehicle Monitoring Chart (VMC) for the Area, share the information to Area Manager or CLM.
   4. Keeps track of vehicle license and insurance dates and sends it for renewal before it expires,
   5. Is in charge to prepare incident report in collaboration with the concerned staff when HI vehicles are damaged.
   6. Ensures that log-books (car and motorbike) are correctly filled in by HI vehicles’ users.
   7. Ensures that new authorized drivers (HI driver and international staff) perform a driving test before using HI cars.
   8. Ensures that drivers of HI vehicles have a valid driving license.
   9. Ensures the follow-up with the insurance company (report of accident, request of reimbursement, etc.).
   10. Archives the fleet documentation.
   11. Follows the vehicle rental procedure if needed to rent vehicle.
   12. Is Budget Holder for vehicles and travel costs in the Area. 

 

Mission 3. Premises Management in the Area:

1. Updates the Building Monitoring Chart for HI premises in the Area. 
   1. Is the focal point for challenges that arise in HI premises (HI offices and staff accommodations) and propose and/or provide effective solutions to those challenges.
   2. Is responsible for the preparations and the maintenance of HI premises and storage facilities,
   3. Ensures the follow-up with the insurance company in regards with HI premises (report of accident, request of reimbursement, etc.).
   4. Supervises the work done by external service providers (maintenance and reparation of HI premises).
   5. Ensures that entry inventory and exit inventory are systematically done for HI premises (offices and international staff accommodation).
   6. Ensures the respect of safety measures within the office and provide related refreshing session especially to guards (office closure, use of the generator, use of fire extinguisher, etc.).
   7. Supervises the renewal of expired safety equipment/items (fire extinguishers, first aid kits, etc.). 
   8. Participates to the fitting-out of HI office in the Area when there is a new organization of the office space.
   9. Participates to the assessment of any potential new offices based on HI standards.
   10. Prepares the annual inventory of equipment in HI premises (offices and international staff accommodations).
   11. Ensures deposit are reimbursed by the landlord before ending the rental agreement or whatever has been agreed on.
   12. Anticipates the arrival of new staff and make sure that her/his work-station is ready with the necessary working equipment (laptop/desktop, phone, etc.).
   13. Ensures that HI premises (office, staff accommodation) are equipped with reliable internet connection, anticipate any situation that could impact the quality of the connection and identify solution.
   14. Is Budget Holder for offices in the Area.

Mission 4. Management of Equipment and Asset for the Area:

1. Monitors and follow up HI material, furniture and equipment’s in HI premises.
   1. Relays Equipment update to Coordination’s IT Officer or CLM for update of Equipment Monitoring Chart (EMC).
   2. Does a physical inventory update of all HI equipment and material every 3 months or as needed or requested.

 Mission 5. Management of Warehouse / Storage Facility in the area.

1. Provides guidance to Stock Management Officer on proper storage and process according to HI rules.
   1. Ensures that the Stock Management Officer follows proper documentation of warehouse activities (Packing List, Commercial Invoice, IDN, SRO, Donation Certificates, Inventory Report, SMC, etc.)
   2. Overall point person for any challenges in stock management.

Mission 6. Management of general service team in the Area:

1. Prepare and supervise the planning of his/her team (it includes the follow-up of leaves and absences).
2. Gives guidance (training and coaching) to his/her team.
3. Setups of annual objectives and the appraisal and of his/her team.
4. To perform such other duties as may be requested by supervisor within the general scope of responsibility.

 PROFILE SOUGHT

Qualification(s):

• Bachelor’s degree in logistics, business administration or relevant domain.

 Experience 

• 3 years’ experience in Logistics.
• Preferable 5 years’ experience in Logistics with INGOs.

Skills

• HI working language (English): B1;
• Country main language: C1;
• Professional skills:
• Proficient in: maintenance, safety, transport management;
• Practices: stocks management;
• Knows: mechanics, driving;
• Emergency preparedness and response: practices;
• Cross cutting skills:
• Practices: Office and collaborative tools, stress management, collaboration in global organization, compliance to internal standards;
• Knows: financial management, compliance to donor standards.
• Being capable of helping team members to plan and review the drafted plans;
• Sign Language: preferred.

Personal qualities:

•  Ability to operate in a cross-cultural environment requiring flexibility;
• Autonomous but also a good team player;
• Advanced computer literacy are essential requirement.
• Good capacity to withstand pressure and manage stress.

 WORKING CONDITIONS:

Contract: Employment contract (according to Ukrainian legislation) Fixed-Term

Type of employment: Full-time

Benefits Package:

• 30 calendar days for annual leaves 
• 12 days of internal wellbeing paid leaves annually (pro-rata)
• Medical Insurance for HI staff and one dependent (tax paid by HI)
• Individual counselling sessions for HI staff
• Relocation package might be granted for the managerial positions and key positions if needed 
• Relevant supportive measures for person with disabilities (if needed)

All interested candidates irrespective of age, gender, race, religion, sexual orientation, abilities or ethnic affiliation are encouraged to apply for the vacancy.

By submitting the CV application, the applicant gives his/her consent to the processing of his/her personal data (in accordance with the legislation of Ukraine).

EQUAL OPPORTUNITY

HI is an equal opportunity employer. We value diversity and we are committed to creating an inclusive environment based on mutual respect for all employees. We do not discriminate on the basis of age, sex, disability status, religion, ethnic origin, colour, race, marital status, or other protected characteristics. 

All interested candidates irrespective of age, sex, disability status, religion, ethnic origin, colour, race, marital status, or other protected characteristics are encouraged to apply for the vacancy.

If you have a disability and require any special arrangements to assist you during the interview, please inform us with the necessary details.

Handicap International has clear institutional policies on "Child Protection", "Anti-fraud, Bribery and Corruption", "Disability, Gender and Age" and "Protection of Beneficiaries from Sexual Exploitation, Abuse and Harassment”. It is therefore mandatory for all staff to commit themselves to respect, uphold and promote these policies, and to sign the HI Code and Conduct.