Менеджер (управитель) з постачання / Supply Chain Officer

SUPPLY CHAIN OFFICER

COUNTRY: Ukraine

REPORTS TO:  Supply Chain Supervisor

LOCATION: Dnipro

GENERAL MISSION

Reporting to the Supply Chain Supervisor - Dnipro, the Supply Chain Officer contributes to ensure the efficient management of the concerned services in Ukraine (Areas under Dnipro Office). He or she is the point person for the Supply Chain Supervisor in purchase & procurement and as such informs him or her of any problems that fall within his or her remit and suggests solutions.

He/she ensures the supply of goods, services or intellectual services needed for the running of the Program in an efficient manner (quality, cost and delivery) while contributing in planning, purchase, procurement, transport of goods and management of stock

He or she is a key player in the rollout and implementation of HI’s logistics standards, which consists in reworking the positioning of logistics at HI and affirming the professional development principle.

MISSIONS / RESPONSIBILITIES

 Mission 1. Standards and expertise:

1. Implements Emergency Preparedness and Response’s logistics part.
2. Ensures compliance with and application of HI standards for his or her entire professional field with regard to policy, processes and tools.
3. Ensures internal control in his or her fields of activity.
4. Provides capacity building to internal stakeholders on his or her fields or activities. 
5. Guarantees compliance with and the application of internal rules, the rules of institutional donors, and country regulations in his or her fields of activity.
6. Reports on incidents and their treatment to his or her line manager.
7. Participates to HI external representation activities related to supply chain in the Area.
8. Helps define the program’s purchasing strategy.

 Mission 2. Operational implementation:

1. Ensures market survey/analysis and update of suppliers lists in the Area.
2. Facilitates supply plans updates with Project managers as per schedule.
3. Proposes markets for which Framework Agreement should be contracted in the area.
4. Processes procurement activities in the area:

• Cross checks all purchase requests with approved supply plan; 
• Ensures specifications and selection criteria are set by Budget Holders at purchase request stage; 
• Sets administrative compliance requirements at RFQ/tender issuing stage;
• Prepares Bid Analysis;
• Negotiates purchasing conditions and prepare contracts and amendments with suppliers. 

5. Process contracting authorizations within standard lead-time. 

6. Purchase Monitoring Charts update.

7. Ensure archiving is compliant and secure.

PROFILE SOUGHT

Qualification(s):

• Degree in logistics, business administration or similar area (2 years of higher education); 
• Qualification in the field of logistics (2 years of higher education);
• High analytical and logical capacity.

Preferable:

• Degree in Supply Chain (2 years of higher education

Experience:

• 2 years’ experience in the storage (NGO or private company);
• Experience in an international NGO is a plus.

Preferable:

• Previous experience with HI.

Skills:

• Good level in reading, writing and speaking English;
• Proficient: Microsoft Word, Excel, PowerPoint.

Preferable:

• Being capable of helping team members to plan and review the drafted plans.

Personal qualities:

• Autonomy and ability to work in a team; 
• Public relations skills;
• Real motivation to work in the humanitarian sector;
• Easy to calculate;
• Ability to follow instructions and to be a member of a team;
• Flexibility;
• Strong attention to details;
• Good organizational skills;
• Practical, dynamic and solution oriented.

Preferable:

• Good capacity to withstand pressure and manage stress.

WORKING CONDITIONS: 

Contract: Employment contract (according to Ukrainian legislation) Fixed-Term 

Type of employment: Full-time 

Benefits Package: 

30 calendar days for annual leaves  

12 days of internal wellbeing paid leaves annually (pro-rata) 

Medical Insurance for HI staff and one dependent (tax paid by HI) 

Individual counselling sessions for HI staff 

Relocation package might be granted for the managerial positions and key positions if needed  

Relevant supportive measures for person with disabilities (if needed) 

By submitting the CV application, the applicant gives his/her consent to the processing of his/her personal data (in accordance with the legislation of Ukraine). 

EQUAL OPPORTUNITY 

HI is an equal opportunity employer. We value diversity and we are committed to creating an inclusive environment based on mutual respect for all employees. We do not discriminate on the basis of age, sex, disability status, religion, ethnic origin, colour, race, marital status, or other protected characteristics.  

All interested candidates irrespective of age, sex, disability status, religion, ethnic origin, colour, race, marital status, or other protected characteristics are encouraged to apply for the vacancy. 

If you have a disability and require any special arrangements to assist you during the interview, please inform us with the necessary details. 

Handicap International has clear institutional policies on "Child Protection", "Anti-fraud, Bribery and Corruption", "Disability, Gender and Age" and "Protection of Beneficiaries from Sexual Exploitation, Abuse and Harassment”. It is therefore mandatory for all staff to commit themselves to respect, uphold and promote these policies, and to sign the HI Code and Conduct.  

How to apply: 

Attention: Only CVs written in English will be reviewed 

Please note that the recruitment will be ongoing until the position is occupied. Interviews will be conducted on a rolling basis until the position is filled, and only shortlisted candidates will be contacted.

If you do not hear from us within two weeks of the application closing date, please consider your application unsuccessful. 

НАЗВА ПОСАДИ: Менеджер (управитель) з постачання

КРАЇНА: Україна

ПІДПОРЯДКОВУЄТЬСЯ: Старший менеджер (управителя) з постачання - Дніпро

МІ?СЦЕ: Дніпро

ЗАГАЛЬНА МІСІЯ

 Звітуючи перед Старшим менеджером (управителя) з постачання - м. Дніпро, менеджер (управитель) з постачання сприяє забезпеченню ефективного надання відповідних послуг в регіони, підпорядковані Дніпровському офісу. Він/вона забезпечує постачання товарів, послуг або інтелектуальних послуг, необхідних для виконання Програми ефективним способом (якість, вартість та доставка), одночасно сприяючи плануванню, закупівлі, забезпеченню, транспортуванню товарів та управлінню запасами.

Він або вона є ключовим гравцем у впровадженні стандартів логістики HI, що полягають у належному позиціонуванні логістики в HI та затвердженні принципу професійного розвитку.

МІСІЇ/ОБОВ'ЯЗКИ

Місія 1. Стандарти та експертиза:

1.1. Забезпечує дотримання та застосування стандартів HI у всій своїй професійній діяльності щодо політики, процесів та інструментів.

1.2. Забезпечує внутрішній контроль у сфері своєї діяльності.

1.3. Забезпечує розбудову потенціалу місцевих зацікавлених сторін в їх сферах або видах діяльності.

1.4. Гарантує дотримання та застосування внутрішніх правил, правил інституційних донорів та нормативних актів країни у своїй діяльності.

1.5. Повідомляє про інциденти та їх розгляд своєму лінійному менеджеру.

1.6. Бере участь у діяльності зовнішнього представництва HI, пов'язаної з ланцюгом поставок у районі її діяльності.

1.7. Допомагає визначити стратегію закупівель для програми.

Місія 2. Оперативне впровадження:

2.1. Забезпечує вивчення/аналіз ринку та оновлення списків постачальників у Районі своєї діяльності.

2.2. Сприяє оновленню планів постачання з керівниками проектів відповідно до графіка.

2.3. Пропонує ринки, на яких повинна бути укладена Рамкова угода у цій сфері.

2.4. Здійснює закупівельну діяльність у сфері:

• Перехресно звіряє всі запити на закупівлю із затвердженим планом постачання;
• Забезпечує встановлення критеріїв відбору та специфікацій власниками бюджету на етапі запиту на закупівлю;
• Встановлює адміністративні вимоги відповідності на етапі подання ЗНП/тендеру;
• Готує аналіз тендерних пропозицій;
• Обговорює умови закупівлі та готує договори та поправки з постачальниками.

2.5. Обробка дозволів на укладання договорів протягом стандартного часу виконання.

2.6. Оновлення Карт моніторингу закупівель.

2.7. Забезпечення відповідності та безпеки архівування.

БАЖАНІ КОМПЕТЕНЦІЇ

Кваліфікація:

• Вища освіта в сфері логістики, бізнес-адміністрування або аналогічній галузі (2 роки вищої освіти);
• Кваліфікація в сфері логістики (2 роки вищої освіти);
• Високі аналітичні і логічні здібності.

Досвід:

• 4 роки досвіду роботи в сфері складування (громадська організація або приватна компанія);
• Досвід управління командою не менше 1 року;
• Досвід роботи в міжнародній неурядовій організації є плюсом.

Бажано:

• Попередній досвід роботи з HI.

Навички:

• Хороший рівень читання, письма та розмовної англійської мови;
• Вільне володіння: Microsoft Word, Excel, PowerPoint.

Бажано:

• Здатність допомагати членам команди планувати та переглядати складені плани.

Особисті якості:

• Самостійність та вміння працювати в команді;
• Навички зв'язків з громадськістю;
• Реальна мотивація працювати в гуманітарній сфері;
• Вміння рахувати;
• Вміння слідувати інструкціям і бути членом команди;
• Гнучкість;
• Увага до деталей;
• Хороші організаційні здібності;
• Практичність, динамічність і орієнтація на прийняття рішень.
• Хороша здатність протистояти тиску і управляти стресом.

УМОВИ РОБОТИ 

Контракт: Трудовий договір (згідно законодавства України) Строковий  

Тип зайнятості: Повна зайнятість 

Переваги: 

30 календарних днів щорічної відпустки 

12 днів щорічної оплачуваної відпустки для гарного самопочуття (пропорційно відпрацьованому часу) 

Медичне страхування для співробітників HI та одного члена сім'ї (додаток сплачує HI) 

Індивідуальні психологічні консультації для співробітників HI 

Релокаційний пакет може бути наданий для керівних посад і ключових посад, якщо це необхідно 

Відповідні заходи підтримки для людини з обмеженими можливостями (за потреби) 

МОЖЛИВОСТІ 

HI є роботодавцем рівних можливостей. Ми цінуємо різноманітність і прагнемо створити інклюзивне середовище, засноване на взаємній повазі до всіх співробітників. Ми не дискримінуємо за віком, статтю, інвалідністю, релігією, етнічним походженням, кольором шкіри, расою, сімейним станом чи іншими захищеними ознаками. 

Усім зацікавленим кандидатам, незалежно від віку, статі, інвалідності, релігії, етнічного походження, кольору шкіри, раси, сімейного стану чи інших ознак, заохочуємо подати заявку на вакансію. 

Якщо ви маєте інвалідність і потребуєте будь-яких особливих заходів для допомоги під час співбесіди, будь ласка, повідомте нам необхідні деталі. 

Handicap International має прозорі інституційні політики щодо «Захисту дітей», «Протидії шахрайству, хабарництву та корупції», «Інвалідність, Стать і вік», а також «Захист бенефіціарів від сексуальної експлуатації, знущання та домагань». Вони є обов’язковими для виконання усіма співробітниками, які зобов’язані поважати, підтримувати та просувати ці політики, а також підписати «Кодекс поведінки» HI. 

Подаючи резюме, претендент надає згоду на обробку його персональних даних (відповідно до законодавства України). 

Як подати заявку: 

Увага: Розглядатимуться лише резюме, написані англійською мовою. 

Зверніть увагу, що набір триватиме до моменту заповнення посади. Співбесіди проводитимуться на постійній основі, і лише відібрані кандидати будуть запрошені до наступних етапів. 

Якщо ви не отримаєте відповіді протягом двох тижнів після завершення терміну подачі заявок, це означає, що ваша заявка не була відібрана.