Фахівець/-чиня з Постачання та Господарства (Supply & Facility Officer)

 Фахівець з Постачання та Господарства, Полтава

КРАЇНА: Україна

Прохання надсилати резюме виключно англійською мовою.

ПІДПОРЯДКУВАННЯ: 

Керівник Ланцюга Постачання у Харкові та Керівник з Транспорту та Господарства в Дніпрі

МІСЦЕ РОЗТАШУВАННЯ: Полтава 

Handicap International має прозору інституційну політику щодо «Захисту дітей», «Протидії шахрайству, хабарництву та корупції», «Інвалідності, ґендера та віку», а також «Захисту Бенефіціарів від Сексуальної Експлуатації, Знущання та Домагань». Вона є обов’язковою до виконання усіма співробітниками, які зобов’язані поважати, підтримувати та просувати дану політику, а також підписати «Кодекс Поведінки» Компанії НІ. 

ЗАГАЛЬНІ ОБОВ’ЯЗКИ

Підпорядковуючись Керівнику Ланцюга Постачання та Керівнику з Транспорту та Господарства, Фахівець з Постачання та Господарства відслідковує процес управління транспортом, приміщеннями (офісами, гостьовими будинками та складом), стежить за ланцюгом поставок та використанням обладнання в Полтаві (у подальшому - “Регіон”). Він/вона забезпечуватиме застосування та дотримання правил HI та вимог донорів. 

ЗАВДАННЯ / ОБОВ’ЯЗКИ 

Завдання 1. Операційне Впровадження Процесу Планування Поставок та Закупівель

• Надає допомогу у дослідженні/аналізі ринку та оновленні списку постачальників у Регіоні.
• Сприяє оновленню планів постачання разом з Керівниками Проєктів, у відповідності до графіка.
• Пропонує ринки для укладання Рамкових Угод в Регіоні.
• Здійснює процеси закупівельної діяльності в Регіоні:
• проводить перехресну перевірку всіх запитів на закупівлю щодо їх відповідності затвердженому плану поставок;
• забезпечує, щоб складання специфікацій та встановлення критеріїв відбору Розпорядниками Бюджетних Коштів відбувалось на етапі складання запиту на закупівлю;
• встановлює вимоги щодо адміністративної відповідності на етапі розміщення цінових пропозицій/тендеру;
• здійснює аналіз Тендерних Пропозицій;
• проводить перемовини щодо умов закупівлі та готує контракти та доповнення з постачальниками.
• Обробляє договірні дозволи у стандартні терміни.
• Здійснює оновлення Моніторингових Таблиць з Закупівель.
• Забезпечує відповідність та безпеку архівування

Завдання 2. Керує автопарком HI та будь-якими іншими транспортними засобами, у відповідності до внутрішніх правил HI:

1. Забезпечує застосування та дотримання політик і процедур HI, пов’язаних із транспортними засобами (План Безпеки, Внутрішні ПравилаI, Адаптована Процедура Управління Автопарком, Політика щодо здійснення Поїздок і т.інш.).
2. Проводить тренінги та оновлені тренінги для співробітників HI стосовно політик і процедур, пов’язаних з транспортними засобами HI.
   1. Забезпечує суворе виконання та застосування правил безпеки (носіння шолома, пристібання ременів безпеки, обмеження швидкості, тощо).
   2. Відслідковує та забезпечує технічне обслуговування та підготовку транспортних засобів  HI а Регіоні.
   3. Щомісячно готує звіт щодо споживання пального транспортними засобами HI, а також Моніторингову Таблицю Транспортних Засобів (VMC) для Регіону, інформує Регіонального Менеджера або Менеджера з Логістики по країні (CLM).
   4. Відстежує терміни закінчення ліцензій та договорів із страхування транспортних засобів та оновлює їх до закінчення терміну дії.
   5. Відповідає за підготовку звітів про інциденти у співпраці з відповідним персоналом, якщо транспортні засоби HI зазнали пошкоджень.
   6. Забезпечує, щоб логістичні журнали (для машин та мотоциклів) правильно заповнювалися співробітниками, що користуються автотранспортними засобами HI.
   7. Забезпечує, щоб нові водії (водії та міжнародні співробітники HI) здавали тест на водіння перед використанням автомобілів HI.
   8. Забезпечує, щоб водії автотранспортних засобів HI мали дійсні посвідчення водія.
   9. Забезпечує виконання відповідних процедур щодо співпраці із страховою компанією (звіт про інциденти, запит на відшкодування, тощо).
   10. Здійснює архівування документації, що стосується парку автомобілів.
   11. Забезпечує виконання процедури з оренди транспортного засобу, якщо у цьому є необхідність.
   12. Є Розпорядником Бюджету на транспортні засоби та витрати на проїзд у Регіоні.

Завдання 3. Управління Приміщеннями в Регіоні: 

1. Здійснює оновлення Таблиці Моніторингу Будівлі для приміщень HI у Регіоні.
2. Є відповідальною особою під час виникнення проблем з приміщеннями HI.
3. Є відповідальним за підготовку та обслуговування приміщень HI та складських приміщень.
4. Забезпечує дотримання процедур співпраці зі страховою компанією у тому, що стосується приміщень HI (звіт про інциденти, запит та відшкодування і т.інш.).
5. Здійснює нагляд за виконанням робіт зовнішніми постачальниками послуг (обслуговування та ремонт приміщень HI).
6. Забезпечує систематичне проведення вхідної та вихідної інвентаризації приміщень HI (офісів та житла міжнародних співробітників).
7. Забезпечує дотримання заходів безпеки в офісі та проводить відповідні оновлені тренінги, особливо для охоронців (закриття офісу, користування генератором, застосування вогнегасників і т.інш.).
8. Здійснює нагляд за оновленням терміну дії обладнання/предметів безпеки (вогнегасники, аптечки першої допомоги і т.інш.).
9. Приймає участь у облаштуванні офісу HI у Регіоні, коли здійснюється реорганізація офісного простору.
10. Приймає участь у проведенні оцінювання потенціальних нових офісів у відповідності до стандартів HI.
11. Готує проведення річної інвентаризації обладнання у приміщеннях HI (офісах та житлі міжнародних співробітників).
12. Забезпечує відшкодування депозиту орендодавцем до закінчення договору оренди або будь-якого іншого, про що було домовлено.
13. Заздалегідь готує робоче місце перед прибуттям нового співробітника та забезпечує його необхідним для роботи обладнанням (ноутбук/стаціонарний комп’ютер, телефон і т.інш.).
14. Забезпечує, щоб приміщення HI (офіс, житло співробітників) мало надійний доступ до інтернету, заздалегідь попереджає виникнення ситуацій, які можуть негативно вплинути на якість підключення до інтернету та визначає шляхи вирішення проблеми.
15. Є розпорядником Бюджетних Коштів у Регіоні.

Завдання 4. Управління Обладнанням та Активами у Регіоні:  

1. Здійснює моніторинг та відслідковує стан матеріального забезпечення, меблів та обладнання у приміщеннях HI.
2. Надає оновлену інформацію щодо Обладнання Фахівцю з Інформаційних Технологій з метою координації та оновлення даних у Таблиці Моніторингу Обладнання (EMC).
3. Здійснює проведення і оновлення даних щодо фізичної інвентаризації всього обладнання та матеріального забезпечення HI раз на три місяці або у разі потреби чи на запит.

Завдання 5. Керівництво командою з надання загальних послуг у Регіоні:

1. Здійснює планування та нагляд за процесом планування діяльності його/її членів команди (включно з плануванням відпусток та моніторингом причин відсутності співробітників).
2. Надає керівні настанови (тренінги та менторство) членам його/її команди.
3. Встановлює щорічні цілі та проводить оцінювання роботи членів його/її команди.
4. Виконує інші завдання на вимогу керівника у рамках загальної зони своєї відповідальності.

Кваліфікація:

• Ступінь Бакалавра у сфері логістики, бізнес-адміністрування або у схожій сфері

Досвід(вид досвіду та кількість років роботи у даній сфері):

Важливі

3 роки досвіду роботи у сфері логістики

Бажані

5 років досвіду роботи у сфері Логістики  у МНУО

Навички(знання, навички, необхідні для виконання обов’язків на даній посаді, посилання на документ з переліком необхідних навичок):

Важливі

• Робоча мова HI (англійська): рівень B1;
• Мова країни перебування: рівень C1;
• Професійні навички:
• Фахівець з керування, безпеки та управління транспортними засобами;
• Сфера діяльності: управління запасами;
• Знання у сфері: механіка, водіння;
• Готовність до роботи під час надзвичайних станів та надання гуманітарної допомоги: відповідний досвід;
• Наскрізні навички:
• Досвід роботи: офісні інструменти та інструменти з колаборації, управління стресом, співпраця у міжнародній організації, робота у відповідності до внутрішніх стандартів;
• Знання у сфері: управління фінансами, дотримання стандартів донорів.

Бажані

• Вміння допомагати членам команди здійснювати планування та робити перегляд розроблених планів;
• Володіння мовою жестів: буде перевагою.

Особисті якості: 

Важливі

• Вміння працювати в багатокультурному середовищі, що вимагає гнучкості;
• Вміння працювати як самостийно, так і в команді;
• Наявність навичок просунутого користувача комп’ютерними технологіями є важливою вимогою.

Бажані

• Спроможність працювати під тиском та управляти стресом. 

УМОВИ РОБОТИ

Контракт: Трудовий договір (згідно законодавства України) Строковий

Тип зайнятості: Повна зайнятість

Переваги:

• 30 календарних днів щорічної відпустки
• 12 днів додаткової оплачуваної відпустки для гарного самопочуття (пропорційно відпрацьованому часу)
• Медичне страхування для співробітників HI та одного члена сім'ї (додаток сплачує HI)
• Індивідуальні психологічні консультації для співробітників HI
• Релокаційний пакет може бути наданий для керівних посад і ключових посад, якщо це необхідно
• Відповідні заходи підтримки для людини з обмеженими можливостями (за потреби)

Усі зацікавлені кандидати незалежно від віку, статі, раси, релігії, сексуальної орієнтації, здібностей або етнічної приналежності заохочуються подати заявку на вакансію.

Подаючи резюме, претендент надає згоду на обробку його персональних даних (відповідно до законодавства України).

МОЖЛИВОСТІ

HI є роботодавцем рівних можливостей. Ми цінуємо різноманітність і прагнемо створити інклюзивне середовище, засноване на взаємній повазі до всіх співробітників. Ми не дискримінуємо за віком, статтю, інвалідністю, релігією, етнічним походженням, кольором шкіри, расою, сімейним станом чи іншими захищеними ознаками.

Якщо ви маєте інвалідність і потребуєте будь-яких особливих заходів для допомоги під час співбесіди, будь ласка, повідомте нам необхідні деталі.

Handicap International має прозорі інституційні політики щодо «Захисту дітей», «Протидії шахрайству, хабарництву та корупції», «Інвалідність, Стать і вік», а також «Захист бенефіціарів від сексуальної експлуатації, знущання та домагань». Вони є обов’язковими для виконання усіма співробітниками, які зобов’язані поважати, підтримувати та просувати ці політики, а також підписати «Кодекс поведінки» HI.

  Supply & Facility Officer, Poltava

Please send your CV in English only

GENERAL MISSION

Reporting to Supply Chain Supervisor and Fleet and Facility Supervisor, Supply and Facility Officer follows-up fleet management, premises (offices, guesthouses and warehouse), supply chain and equipment management in Poltava (“the Area”). S/he will ensure that HI regulations and donors’ requirements are applied and respected.

MISSIONS / RESPONSIBILITIES

Mission 1. Operational Implementation of Supply Planning and Procurement Process

1. Assist in market survey/analysis and update of suppliers’ list in the Area.
2. Facilitates supply plans updates with Project managers as per schedule.
3. Proposes markets for which Framework Agreements should be contracted in the area.
4. Processes procurement activities in the area:
   • Cross checks all purchase requests with approved supply plan; 
   • Ensures specifications and selection criteria are set by Budget Holders at purchase request stage; 
   • Sets administrative compliance requirements at RFQ/tender issuing stage;
   • Prepares Bid Analysis;
   • Negotiates purchasing conditions and prepare contracts and amendments with suppliers. 
     1. Process contracting authorizations within standard lead time. 
     2. Purchase Monitoring Charts update.
     3. Ensure archiving is compliant and secure.

Mission 2. Managing HI vehicles fleet and the management of any other means of transport in compliance with HI internal regulations:

1. Ensures that HI policies and procedures related to HI vehicles are applied and respected (Security Plan, Internal Regulations, Adapted Fleet Management Procedure, Travel Policy, etc.).
2. Provides training and refresher training to HI staff on policies and procedures related to HI vehicles.
   1. Ensures that security rules are strictly applied and respected (helmet wearing, seat belt wearing, speed limits, etc.).
   2. Follows-up and manage the maintenance and preparation of HI vehicles in the Area.
   3. Prepares, on a monthly basis, the summary of fuel consumption for HI vehicles as well as the Vehicle Monitoring Chart (VMC) for the Area, share the information to Area Manager or CLM.
   4. Keeps track of vehicle license and insurance dates and sends it for renewal before it expires,
   5. Is in charge to prepare incident report in collaboration with the concerned staff when HI vehicles are damaged.
   6. Ensures that log-books (car and motorbike) are correctly filled in by HI vehicles’ users.
   7. Ensures that new authorized drivers (HI driver and international staff) perform a driving test before using HI cars.
   8. Ensures that drivers of HI vehicles have a valid driving license.
   9. Ensures the follow-up with the insurance company (report of accident, request of reimbursement, etc.).
   10. Archives the fleet documentation.
   11. Follows the vehicle rental procedure if needed to rent vehicle.
   12. Is Budget Holder for vehicles and travel costs in the Area. 

Mission 3. Premises Management in the Area: 

1. Updates the Building Monitoring Chart for HI premises in the Area. 
2. Is the focal point for challenges that arise in HI premises.
3. Is responsible for the preparations and the maintenance of HI premises and storage facilities,
4. Ensures the follow-up with the insurance company in regards with HI premises (report of accident, request of reimbursement, etc.).
5. Supervises the work done by external service providers (maintenance and reparation of HI premises).
6. Ensures that entry inventory and exit inventory are systematically done for HI premises (offices and international staff accommodation).
7. Ensures the respect of safety measures within the office and provide related refreshing session especially to guards (office closure, use of the generator, use of fire extinguisher, etc.).
8. Supervises the renewal of expired safety equipment/items (fire extinguishers, first aid kits, etc.). 
9. Participates to the fitting-out of HI office in the Area when there is a new organization of the office space.
10. Participates to the assessment of any potential new offices based on HI standards.
11. Prepares the annual inventory of equipment in HI premises (offices and international staff accommodations).
12. Ensures deposit are reimbursed by the landlord before ending the rental agreement or whatever has been agreed on.
13. Anticipates the arrival of new staff and make sure that her/his work-station is ready with the necessary working equipment (laptop/desktop, phone, etc.).
14. Ensures that HI premises (office, staff accommodation) are equipped with reliable internet connection, anticipate any situation that could impact the quality of the connection and identify solution.
15. Is Budget Holder for offices in the Area.

Mission 4. Management of Equipment and Asset for the Area:

1. Monitors and follow up HI material, furniture and equipment’s in HI premises.
2. Relays Equipment update to Coordination’s IT Officer for update of Equipment Monitoring Chart (EMC).
3. Does a physical inventory update of all HI equipment and material every 3 months or as needed or requested

Mission 5. Management of general service team in the Area: 

1. Prepare and supervise the planning of his/her team (it includes the follow-up of leaves and absences).
2. Gives guidance (training and coaching) to his/her team.
3. Setups of annual objectives and the appraisal and of his/her team.
4. To perform such other duties as may be requested by supervisor within the general scope of responsibility. 

Qualification(s):

• Bachelor’s degree in logistics, business administration or relevant domain. 

Experience (type and amount of experience):

• 3 years’ experience in Logistics.

Preferable

• 5 years’ experience in Logistics with INGOs.

Skills

(knowledge, abilities required for the position, refer to skills repository document):

• HI working language (English): B1;
• Country main language: C1;
• Professional skills:
• Proficient in: maintenance, safety, transport management;
• Practices: stocks management;
• Knows: mechanics, driving;
• Emergency preparedness and response: practices;
• Cross cutting skills:
• Practices: Office and collaborative tools, stress management, collaboration in global organization, compliance to internal standards;
• Knows: financial management, compliance to donor standards.
• Being capable of helping team members to plan and review the drafted plans;
• Sign Language: preferred.

Personal qualities: 

• Ability to operate in a cross-cultural environment requiring flexibility;
• Autonomous but also a good team player;
• Advanced computer literacy are essential requirement.
• Good capacity to withstand pressure and manage stress.

WORKING CONDITIONS:

Contract: Employment contract (according to Ukrainian legislation) Fixed-Term

Type of employment: Full-time

Benefits Package:

• 30 calendar days for annual leaves 
• 12 days of internal wellbeing paid leaves annually (pro-rata)
• Medical Insurance for HI staff and one dependent (tax paid by HI)
• Individual counselling sessions for HI staff
• Relocation package might be granted for the managerial positions and key positions if needed 
• Relevant supportive measures for person with disabilities (if needed)

All interested candidates irrespective of age, gender, race, religion, sexual orientation, abilities or ethnic affiliation are encouraged to apply for the vacancy.

By submitting the CV application, the applicant gives his/her consent to the processing of his/her personal data (in accordance with the legislation of Ukraine).

EQUAL OPPORTUNITY

HI is an equal opportunity employer. We value diversity and we are committed to creating an inclusive environment based on mutual respect for all employees. We do not discriminate on the basis of age, sex, disability status, religion, ethnic origin, colour, race, marital status, or other protected characteristics. 

If you have a disability and require any special arrangements to assist you during the interview, please inform us with the necessary details.

Handicap International has clear institutional policies on "Child Protection", "Anti-fraud, Bribery and Corruption", "Disability, Gender and Age" and "Protection of Beneficiaries from Sexual Exploitation, Abuse and Harassment”. It is therefore mandatory for all staff to commit themselves to respect, uphold and promote these policies, and to sign the HI Code and Conduct.