Менеджер (управитель) з постачання (Supply chain officer)

Менеджер (управитель) з постачання (Supply chain officer)

КРАЇНА: Україна

ПІДЗВІТНІСТЬ:  старший менеджер з постачання 

МІСЦЕ РОЗТАШУВАННЯ: Миколаїв

ЗАГАЛЬНІ ОБОВ’ЯЗКИ

Під керівництвом менеджера відділу логістики - Миколаєва, менеджер (управитель) з постачання  допомагає ефективно адмініструвати відповідні послуги в Україні. Він/вона виступає ключовою особою для менеджера відділу логістики, щодо питань закупівель і забезпечення та повідомляє йому/їй про проблеми, що виникли у межах їх компетенцій та пропонує варіанти рішень.

Він/вона забезпечує постачання товарів, послуг або інтелектуальних послуг, необхідних для ефективної роботи програми (дотримання співвіднесення якості, ціни та часу доставки), надаючи допомогу в питаннях планування, закупівель, забезпечення, перевезення товарів і контролю запасів.

Він/вона виступає ключовою особою в плані запровадження та дотримання вимог до стандартів логістики НІ, які складаються з коригування питань з логістики в HI з одночасним дотриманням принципу професійного розвитку.

ЗАВДАННЯ / СФЕРА КОМПЕТЕНЦІЙ

Завдання 1. Стандарти та досвід:

1. Втілювати логістичну частину плану з підготовки та реагування в надзвичайних ситуаціях.
2. Забезпечувати дотримання вимог стандартів НІ у сфері його/її  професійної діяльності з дотриманням вимог політик, процесів та інструментів.
3. Запроваджувати заходи внутрішнього контролю у сфері його/її  професійної діяльності.
4. Забезпечувати розвиток можливостей внутрішніх зацікавлених у сферах їх професійної діяльності. 
5. Контролювати дотримання вимог правил внутрішнього розпорядку, правил інституційних спонсорів і національних нормативних вимог у сфері його/її професійної діяльності.
6. Повідомляти про інциденти та їх ліквідацію своєму безпосередньому керівнику.
7. Приймати участь у представленні інтересів компанії НІ у сфері організації забезпечення.
8. Допомагати визначати стратегію закупівель для програми.

Завдання 2. Операційне впровадження:

1. Проводити маркетингові опитування/аналізи та оновлювати список постачальників.
2. Допомагати менеджерам проектів оновлювати плани забезпечення згідно графіку.
3. Складати списки ринків, для яких слід укласти замкові контракти в регіоні.
4. Контролювати діяльність з забезпечення потреб в регіоні:

• перевіряти всі запити на закупівлю у відповідності до затвердженого плану забезпечення; 
• перевіряти специфікації та критерії відбору, визначені розпорядниками бюджету та стадії закупівель; 
• визначати адміністративні вимоги на стадії подачі запитів на використання ресурсів/початку тендерів;
• готувати аналіз пропозицій.
• обговорювати умови закупівлі та готувати контракти і зміни до них з постачальниками. 

5. Обробляти договори згідно стандартних вимог часу. 

6. Оновлювати таблиці контролю закупівель.

7. Проводить архівування згідно вимог.

БАЖАНІ АНКЕТНІ ДАНІ

Кваліфікація(-ї):

• Диплом у галузі логістики, управління бізнесом або в подібній сфері (принаймні 2 рік вищої освіти); 
• Знання про методику роботи логістики (принаймні 2 рік вищої освіти).
• Хороші аналітичні та логічні здібності.
• Диплом у галузі організації поставок (принаймні 2 рік вищої освіти).

Досвід роботи: 

(тип і тривалість досвіду роботи)

• 2 роки досвіду на складі (НГО або приватна компанія);
• Досвід роботи з міжнародними НГО буде плюсом.
• Попередній досвід роботи з компанією НІ.

Навички:

(знання, здібності необхідні для виконання обов’язків, посилання на документ, що підтверджує досвід роботи);

• Хороший рівень володіння англійською (читання, письмо, мовлення);
• Високий рівень володіння: Microsoft Word, Excel, PowerPoint.
• Здатність допомагати членам команди складати та переглядати плани роботи.

Особисті якості:

• Здатність працювати самостійно та в команді; 
• Навички стосунків з громадськістю;
• Серйозна мотивація до роботи в гуманітарному секторі;
• Уміння швидко рахувати;
• Уміння виконувати інструкції та бути частиною команди;
• Гнучкість;
• Уважність до деталей;
• Хороші організаторські здібності;
• Практичність, динамічність і орієнтованість на результат.
• Здатність працювати під тиском та керувати стресом.

УМОВИ РОБОТИ

Контракт: Трудовий договір (згідно законодавства України) Строковий

Тип зайнятості: Повна зайнятість

Переваги:

• 30 календарних днів щорічної відпустки
• 12 днів щорічної оплачуваної відпустки для гарного самопочуття (пропорційно відпрацьованому часу)
• Медичне страхування для співробітників HI та одного члена сім'ї (додаток сплачує HI)
• Індивідуальні психологічні консультації для співробітників HI
• Релокаційний пакет може бути наданий для керівних посад і ключових посад, якщо це необхідно
• Відповідні заходи підтримки для людини з обмеженими можливостями (за потреби)

Усі зацікавлені кандидати незалежно від віку, статі, раси, релігії, сексуальної орієнтації, здібностей або етнічної приналежності заохочуються подати заявку на вакансію.

Подаючи резюме, претендент надає згоду на обробку його персональних даних (відповідно до законодавства України).

МОЖЛИВОСТІ

HI є роботодавцем рівних можливостей. Ми цінуємо різноманітність і прагнемо створити інклюзивне середовище, засноване на взаємній повазі до всіх співробітників. Ми не дискримінуємо за віком, статтю, інвалідністю, релігією, етнічним походженням, кольором шкіри, расою, сімейним станом чи іншими захищеними ознаками.

Усім зацікавленим кандидатам, незалежно від віку, статі, інвалідності, релігії, етнічного походження, кольору шкіри, раси, сімейного стану чи інших ознак, заохочуємо подати заявку на вакансію.

Якщо ви маєте інвалідність і потребуєте будь-яких особливих заходів для допомоги під час співбесіди, будь ласка, повідомте нам необхідні деталі.

Handicap International має прозорі інституційні політики щодо «Захисту дітей», «Протидії шахрайству, хабарництву та корупції», «Інвалідність, Стать і вік», а також «Захист бенефіціарів від сексуальної експлуатації, знущання та домагань». Вони є обов’язковими для виконання усіма співробітниками, які зобов’язані поважати, підтримувати та просувати ці політики, а також підписати «Кодекс поведінки» HI.

SUPPLY CHAIN OFFICER

COUNTRY: Ukraine

REPORTS TO:  Supply Chain Supervisor

LOCATION: Mykolaiv

GENERAL MISSION

Reporting to the Supply Chain Supervisor - Mykolaiv, the Supply Chain Officer contributes to ensure the efficient management of the concerned services in Ukraine (Areas under Dnipro Office). He or she is the point person for the Supply Chain Supervisor in purchase & procurement and as such informs him or her of any problems that fall within his or her remit and suggests solutions.

He/she ensures the supply of goods, services or intellectual services needed for the running of the Program in an efficient manner (quality, cost and delivery) while contributing in planning, purchase, procurement, transport of goods and management of stock

He or she is a key player in the rollout and implementation of HI’s logistics standards, which consists in reworking the positioning of logistics at HI and affirming the professional development principle.

MISSIONS / RESPONSIBILITIES

Mission 1. Standards and expertise:

1. Implements Emergency Preparedness and Response’s logistics part.
2. Ensures compliance with and application of HI standards for his or her entire professional field with regard to policy, processes and tools.
3. Ensures internal control in his or her fields of activity.
4. Provides capacity building to internal stakeholders on his or her fields or activities. 
5. Guarantees compliance with and the application of internal rules, the rules of institutional donors, and country regulations in his or her fields of activity.
6. Reports on incidents and their treatment to his or her line manager.
7. Participates to HI external representation activities related to supply chain in the Area.
8. Helps define the program’s purchasing strategy.

Mission 2. Operational implementation:

1. Ensures market survey/analysis and update of suppliers lists in the Area.
2. Facilitates supply plans updates with Project managers as per schedule.
3. Proposes markets for which Framework Agreement should be contracted in the area.
4. Processes procurement activities in the area:

• Cross checks all purchase requests with approved supply plan; 
• Ensures specifications and selection criteria are set by Budget Holders at purchase request stage; 
• Sets administrative compliance requirements at RFQ/tender issuing stage;
• Prepares Bid Analysis;
• Negotiates purchasing conditions and prepare contracts and amendments with suppliers. 

5. Process contracting authorizations within standard lead-time.

6. Purchase Monitoring Charts update.

7. Ensure archiving is compliant and secure.

PROFILE SOUGHT

Qualification(s):

• Degree in logistics, business administration or similar area (2 years of higher education); 
• Qualification in the field of logistics (2 years of higher education);
• High analytical and logical capacity.
• Degree in Supply Chain (2 years of higher education

Experience 

(type and amount of experience):

• 2 years’ experience in the storage (NGO or private company);
• Experience in an international NGO is a plus.
• Previous experience with HI.

Skills

(knowledge, abilities required for the position, refer to skills repository document):

• Good level in reading, writing and speaking English;
• Proficient: Microsoft Word, Excel, PowerPoint.
• Being capable of helping team members to plan and review the drafted plans.

Personal qualities:

• Autonomy and ability to work in a team; 
• Public relations skills;
• Real motivation to work in the humanitarian sector;
• Easy to calculate;
• Ability to follow instructions and to be a member of a team;
• Flexibility;
• Strong attention to details;
• Good organizational skills;
• Practical, dynamic and solution oriented.
• Good capacity to withstand pressure and manage stress.

WORKING CONDITIONS:

Contract: Employment contract (according to Ukrainian legislation) Fixed-Term

Type of employment: Full-time

Benefits Package:

• 30 calendar days for annual leaves 
• 12 days of internal wellbeing paid leaves annually (pro-rata)
• Medical Insurance for HI staff and one dependent (tax paid by HI)
• Individual counselling sessions for HI staff
• Relocation package might be granted for the managerial positions and key positions if needed 
• Relevant supportive measures for person with disabilities (if needed)

All interested candidates irrespective of age, gender, race, religion, sexual orientation, abilities or ethnic affiliation are encouraged to apply for the vacancy.

By submitting the CV application, the applicant gives his/her consent to the processing of his/her personal data (in accordance with the legislation of Ukraine).

EQUAL OPPORTUNITY

HI is an equal opportunity employer. We value diversity and we are committed to creating an inclusive environment based on mutual respect for all employees. We do not discriminate on the basis of age, sex, disability status, religion, ethnic origin, colour, race, marital status, or other protected characteristics. 

All interested candidates irrespective of age, sex, disability status, religion, ethnic origin, colour, race, marital status, or other protected characteristics are encouraged to apply for the vacancy.

If you have a disability and require any special arrangements to assist you during the interview, please inform us with the necessary details.

Handicap International has clear institutional policies on "Child Protection", "Anti-fraud, Bribery and Corruption", "Disability, Gender and Age" and "Protection of Beneficiaries from Sexual Exploitation, Abuse and Harassment”. It is therefore mandatory for all staff to commit themselves to respect, uphold and promote these policies, and to sign the HI Code and Conduct.