Фахівець з постачання/Logistics Assistant for supply

Міжнародна Солідарність (SI) — міжнародна гуманітарна неурядова організація, яка працює понад 40 років і допомагає населенню, постраждалому від збройних конфліктів і стихійних лих, забезпечуючи життєво важливі потреби в їжі, воді та житлі. Зокрема, SI бере участь у боротьбі з хворобами, пов’язаними з небезпечною водою, що є однією з причин смерті у світі. SI надає експертизу у сфері доступу до питної води, покращенні умов санітарії та гігієні, а також у сфері продовольчої безпеки та засобів до існування. Присутні приблизно в двадцяти країнах команди SI — загалом 2000 осіб, які складаються з експатріантів, національного персоналу, постійного персоналу в штаб-квартирі та волонтерів — працюють з професіоналізмом і відданістю, поважаючи культуру.

Міжнародна Солідарність (SI) має намір запобігати та боротися з усіма видами зловживань – усіма актами експлуатації, зловживань та/або сексуальних домагань (ЗСЕН) проти членів спільнот-бенефіціарів, шахрайства, корупції, порушення прав осіб та/або власності, фінансування діяльності, яка завдає шкоди правам людини, – яка може бути здійснена в рамках її втручання. SI реалізує політику нульової терпимості щодо дій ЗСЕН.

Міжнародна Солідарність є справедливим роботодавцем, який зобов’язується виявляти всі форми дискримінації. SI ніколи не  вимагатиме винагороду за участь у процесі найму.

ОПИС ПОСАДИ

Фахівець з постачання виконує завдання згідно із посадовою інстуркцією повязані із здійснення логістичних процесів при питаннях закупівель та запасів на рівні координації.

Зокрема, він/вона надає підтримку у виконанні невідкладних заходів, а також у веденні та архівуванні логістичної документації.

ОБОВ'ЯЗКИ:

Управління закупівлями:

• Оновлювати прайс-листи та бази даних постачальників
• Здійснювати огляд нових постачальників і підрядників для урізноманітнення існуючої бази даних постачальників
• Застосовувати процедури закупівель «Міжнародної Солідарності» для всіх закупівель
• Перевіряти та обробляти запити на цінові пропозиції, а також замовлення на закупівлю
• Складати договори на товари, послуги та виконання робіт відповідно до українського законодавства
• Формувати та архівувати документи, що стосуються закупівель
• Відстежувати та забезпечувати наявність оригіналів документів для архівування фінансової документації
• Здійснювати закупівлі з дотриманням нормативних вимог та процедур валідації
• Вести переговори щодо цін, термінів та способів доставки
• Здійснювати моніторинг відносин з постачальниками
• Забезпечувати відповідність придбаних товарів вимогам замовника щодо кількості та якості
• Дотримуватися адміністративних процедур щодо управління авансовими платежами та розрахунками з постачальниками
• Готувати та контролювати супровід платіжної документації у співпраці з фінансовим відділом
• Складати та оновлювати графіки планування закупівель за підтримки Головного менеджера з логістики
• Контролювати та підтримувати роботу закупівельника у виконанні щоденних завдань та досягненні результатів

Управління запасами:

• Контролювати доступ до запасів (складів)
• Допомагати Головному менеджеру з логістики у проведенні перевірок запасів та інвентаризації

Управління персоналом:

• Надавати допомогу в процесі підбору персоналу та оцінюванні членів команди з логістики
• Забезпечувати або допомагати в проведенні тренінгів з логістики

Звітування/ Комунікація:

• Підтримувати свого безпосереднього керівника в логістичних процедурах за потреби
• Звітувати своєму безпосередньому керівнику щодо будь-якої необхідної інформації
• Проводити щотижневі наради з координації логістичної програми

ВИМОГИ ДО КАНДИДАТІВ:

Oсвіта: вища освіта в галузі логістики або у суміжній галузі

Досвід: в сфері закупівель/логістиці не менше 1 року, досвід роботи в гуманітарних організаціях буде перевагою

Знання мов: вільне володіння українською мовою, англійська мова – B2 рівень

Знання IT: досвідчений користувач MS Office, Outlook, LINK - Supply Chain Management System

Кваліфікація: Знання процедур закупівель та тендерних процесів. Вміння працювати з документацією та дотримуватися вимог щодо відповідності. Базове розуміння нормативних вимог донорів буде перевагою

Особисті якості:  Відмінні комунікативні навички, увага до деталей, здатність працювати самостійно, гнучкість та вміння виконувати кілька завдань одночасно

УМОВИ ПРАЦІ:

Місце роботи: офіс, розташований у місті Дніпро. Можливі відрядження в Дніпропетровську, Запорізьку області

Контракт: строковий трудовий договір на 6 місяців (згідно українського законодавства)

Вид працевлаштування: повна зайнятість

Заробітна плата: 1580 EUR gross (до оподаткування, виплачується в гривнях, згідно з місячним курсом банку Європейської комісії)

Додатково: відпустка 31 календарний день, оплачувана відпустка за сімейними обставинами, медичне страхування та страхування життя

Будь ласка, надсилайте резюме і супровідний лист англійською мовою

Кінцевий термін подання заявок:  27 квітня 2026 року.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------

SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) is an international humanitarian NGO which, for more than 40 years, has been providing assistance to populations affected by armed conflicts and natural disasters by meeting their vital needs for food, water and shelter. Particularly involved in the fight against diseases linked to unsafe water, the first cause of death in the world, SI's interventions provide expertise in the field of access to drinking water, sanitation and hygiene promotion, but also in the essential area of food security and livelihoods. Present in around twenty countries, SI's teams - 2000 people in total made up of expatriates, national staff, permanent staff at headquarters, and a few volunteers - work with professionalism and commitment while respecting cultures.

Solidarites International (SI) is determined to prevent and fight all type of abuse – all act of exploitation, abuse and/or sexual harassment (SEAH) against members of beneficiary communities or collaborators, fraud, corruption, violation of persons and/or property, funding of activities harmful to human rights – that could be perpetrated in the frame of its interventions. SI implements a zero-tolerance policy regarding acts of SEAH.

Solidarites International is an equitable employer committed to find all forms of discrimination. SI will never ask for any remuneration to take part in a recruitment process.

DESCRIPTION OF THE POSITION 

The Logistics Assistant for supply supports the Logisticіan processes in implementing and supervising all the procurement and stock activities at base level.

In particular, he/she lends support to carrying out urgent activities and filing and archiving logistical documents.

 RESPONSIBILITIES:

Management of procurement: 

• Update price lists and vendor databases
• Propose new suppliers and contractors to have a diverse vendor database
• Apply Solidarites International purchase procedures for all purchases
• Verify and process quote requests and purchase orders
• Compose goods, service and work contracts following Ukraine regulations
• Compose and archive purchase folders
• Track and ensure availability of original documents for finance archiving
• Implement purchases, monitoring adherence to validation regulations and procedures
• Negotiate prices, deadlines and methods of delivery
• Ensure that relationships with suppliers are monitored
• Ensure that products purchased correspond to the requirements of the requester in terms of quantity and quality
• Ensure compliance with administrative procedures for the management of advances and payment of suppliers
• Prepare and follow up payment documentation in coordination with finance
• Establish and update procurement planning timelines with support from the Logistics Manager
• Supervise and support the Purchaser in daily tasks and performance

Stock management:

• Supervise the maintenance and securing of warehouses
• Support the Deputy Logistics Coordinator in carrying out stock checks and physical inventories

Human resource management: 

• Assist in the recruitment process and in evaluating the members of the logistical team
• Ensure or assist with logistical training

Reporting/Communication:

• Support his/er line manager in the logistics procedures upon request 
• Report any relevant information to his/her line manager
• Lead weekly Logistics-Program coordination meetings

PROFILE FORSAKEN

Studies: higher education in logistics or a related field would be an advantage

Experience:  At least 1 year’s experience in procurement or logistics, experience in NGO will be an advantage

Language: fluency in Ukrainian, English - B2 level

IT: proficient with MS Office, Outlook, LINK - Supply Chain Management System

Qualification: Knowledge of procurement procedures and tender processes. Ability to work with documentation and compliance requirements. Basic understanding of donor regulations is an asset

Soft skills: Excellent communication skills, attention to detail, ability to work independently, flexibility and the ability to multitask

WORKING CONDITIONS

Place of work: office is located in the city of Dnipro, possible business trips to Dnipropetrovsk, Zaporizhzhia regions

Contract: fixed-term contract for 6 months (according to Ukrainian legislation) 

Type of employment: full-time

Salary: 1580 EURO gross (before the taxation, paid in UAH according to the monthly rate of the bank of the European Commission)

Additionally: paid vacation 31 calendar days, paid leave for family reasons, medical insurance and life insurance 

Thank to send your application with cover letter in English

Application closing date: April 27th, 2026.