Менеджер з адміністративної діяльності / Administrative Manager

Міжнародна Солідарність (SI) в Україні відкриває зовнішній рекрутмент процес

ПРЕЗЕНТАЦІЯ ОРГАНІЗАЦІЇ

Міжнародна Солідарність (SI) — міжнародна гуманітарна неурядова організація, яка понад 40 років надає допомогу населенню, яке постраждалому від збройних конфліктів і стихійних лих, забезпечуючи життєво важливі потреби в їжі, воді та житлі. Зокрема, SI бере участь у боротьбі з хворобами, пов’язаними з небезпечною водою, яка є одною з причин смерті у світію. SI надає експертизу у сфері доступу до питної води, покращенні умов санітарії та гігієні, а також у сфері продовольчої безпеки та засобів до існування. Присутні приблизно в двадцяти країнах команди SI — загалом 2000 осіб, які складаються з експатріантів, національного персоналу, постійного персоналу в штаб-квартирі та волонтерів — працюють з професіоналізмом і відданістю, поважаючи культуру.

Міжнародна Солідарність (SI) має намір запобігати та боротися з усіма видами зловживань – усіма актами експлуатації, зловживань та/або сексуальних домагань (ЗСЕН) проти членів спільнот-бенефіціарів, шахрайства, корупції, порушення прав осіб та/або власності, фінансування діяльності, яка завдає шкоди правам людини, – яка може бути здійснена в рамках її втручання. SI реалізує політику нульової терпимості щодо дій ЗСЕН.

Міжнародна Солідарність є справедливим роботодавцем, який зобов’язується виявляти всі форми дискримінації. SI ніколи не вимагатиме винагороду за участь у процесі найму.

ОПИС ПОСАДИ

Менеджер з адміністративної діяльності підтримує адміністративного координатора у проведенні бухгалтерських та фінансових операцій, а також координатора з питань персоналу у всіх завданнях і процедурах, пов'язаних з управлінням персоналом.

Він/вона допомагає координатору з питань персоналу визначати та впроваджувати національні кадрові політики на рівні місії.

У співпраці з адміністративним та HR-координаторами він/вона відповідає за впровадження та моніторинг адміністративних, фінансових і кадрових процедур.

Менеджер з адміністративної діяльності керує адміністративними командами за підтримки та під наглядом адміністративного та HR-координаторів.

Він/вона керує готівковими операціями (переказ готівки, оплата від донорів тощо) на рівні бази під наглядом адміністративного координатора.

КЛЮЧОВІ ОБОВ'ЯЗКИ: 

Фінансове та бюджетне управління:

• Здійснювати розробку та імпорт бюджетних параметрів у SAGA після затвердження фінансовим фахівцем
• Перевіряти щомісячний бюджетний звіт про виконання проєктів згідно з форматом SІ
• Здійснювати підготовку щомісячного звіту про виконання загального бюджету
• Формувати фінансову звітність, що вимагається державними органами (уряд, міністерства…), для затвердження адміністративним координатором та/або керівником філії перед поданням
• Контролювати щомісячне закриття, перегляд і інтеграцію бухгалтерських даних на рівні бази
• Здійснювати нагляд за перевіркою бухгалтерських документів перед їх передачею в координаційний офіс
• Здійснювати підготовку до аудитів

Управління бухгалтерським обліком:

• Контролювати дотримання правил готівкових платежів і точного внесення транзакцій у SAGA
• Надсилати щомісячний пакет бухгалтерських документів до координаційного офісу
• Надсилати всі підтверджуючі документи, пов’язаних із закриттям обліку, до координаційного офісу на вимогу адміністративного координатора (якщо бухгалтер відчутній)
• Здійснювати централізацію бухгалтерського обліку бази в програмному забезпеченні SAGA
• Контролювати перевірку бухгалтерського обліку бази (описи, бухгалтерські коди, бюджетні статті, звірка, щомісячний обмінний курс)
• Контролювати фізичну перевірку рахунків-фактур і готівкових залишків
• Управляти банківськими рахунками бази
• Здійснювати контроль за ваучерами та іншими підтверджуючими документами, які передаються до координації кожні три місяці
• Керувати процесом піврічного та річного закриття бухгалтерії разом зі своєю адміністративною командою та під керівництвом адміністративного координатора (нараховані витрати, баланс відпусток, стан заборгованостей, придбання активів, пожертви в натуральній формі тощо)

Управління готівковими коштами:

• Надсилати щомісячний прогноз готівкових витрат бази до координаційного офісу
• Контролювати грошові перекази від координаційного офісу до бази
• Управляти грошовими потоками на рівні бази та забезпечувати належного постачання банківських рахунків
• Проводити моніторинг безпеки коштів і надавати пропозиції щодо вдосконалення внутрішнього процесу готівкових переказів адміністративному координатору
• Відстежувати донорські внески на рівні бази (за наявності)

Адміністративний контроль:

• Здійснювати контроль за впровадженням адміністративних, фінансових і кадрових правил та процедур
• Забезпечувати дотримання адміністративного календаря адміністративною командою
• Відстежувати виконання умов договору оренди
• Забезпечувати належне ведення паперових і цифрових архівів, а також збереження адміністративних документів на базі
• Регулярно контролювати резервне копіювання усіх файлів на рівні бази та забезпечувати їх належне зберігання

Юридичний супровід:

• Відстежувати зміни в національному законодавстві та політиці
• Здійснювати підготовку та контроль податкових платежів (податок на прибуток, ПДВ...)

Реалізація національної кадрової політики:

• Брати участь у розробці національної кадрової політики
• Брати участь у визначенні та моніторингу реалізації кадрової політики, а також соціального забезпечення на базі
• Оцінювати ризики, пов'язані зі змінами в соціальній політиці
• Вносити пропозиції щодо покращення умов праці працівників
• Забезпечувати відповідність та узгодженість між посадовими інструкціями місії та стандартними посадовими інструкціями SI 
• Забезпечувати застосування матриці посад SI у місії та повагу до процесу найму
• За необхідності брати участь у перегляді посадових інструкцій (критеріїв)
• Забезпечувати узгодженість кадрової політики SI з державним законодавством

Управління кадрами для національного персоналу:

• Забезпечувати подання декларацій та сплату податків і зборів до відповідних організацій
• Бути в курсі всіх законопроектів та змін, пов'язаних з трудовим законодавством, працевлаштуванням загалом та навчанням персоналу 
• Покращувати умови праці персоналу у тісній співпраці з HR-координатором
• Збирати необхідну інформацію для моніторингу змін у вартості життя
• Перевіряти щомісячні зарплати, бази даних заробітної плати та обробку заробітної плати
• Перевіряти оновлення інформації, пов'язаної з персоналом, на рівні бази за допомогою програмного забезпечення Homere
• Здійснювати нагляд за оновленням усіх кадрових документів на рівні бази та їх поданням на рівні координації
• Контролювати дотримання національної кадрової політики на рівні місії
• Оновлювати кадрову документацію та дотримуватися кадрових термінів
• Консолідувати та оновлювати організаційну структуру місії
• Здійснювати нагляд за дотриманням термінів щорічного оцінювання ефективності роботи, термінів дії контрактів
• Брати участь у створенні щорічного плану навчання місії, контролювати його реалізацію та оцінювати вплив
• Брати участь у розробці кадрової політики місії
• Перевіряти відповідність посадових обов'язків стандартній посадовій структурі і забезпечувати дотримання процесу найму

Управління кадрами для іноземців:

• Здійснювати організацію адміністративного інструктажу для співробітників-іноземців 
• Забезпечувати адміністративне управління для співробітників-іноземців в рамках місії SI (оформлення документів, віза, авіаквитків і т.д.)
• Контролювати заповнення документів іноземними співробітниками

Управління командою:

• Керувати та навчати адміністративні команди бази
• Забезпечувати мінімальний рівень укомплектованості адміністративної підтримки в періоди відсутності (відпустка, хвороба тощо)
• Брати участь у оцінці персоналу, планування кар'єри та управлінні мобільністю персоналу
• Складати перелік шкіл та навчальних програм в країні
• Удосконалювати процедури підбору персоналу

Звітність/комунікація:

• Допомагати адміністративному координатору у створенні операційних пропозицій та складанні фінансових звітів
• Встановлювати та підтримувати відносини з адміністративними органами на національному рівні
• Підтримувати відносини з іншими неурядовими та міжнародними неурядовими організаціями, органами влади та іншими партнерами за запитом
• За запитом брати участь у зустрічах (з донорами, органами влади, форумі НУО...) та семінарах, що стосуються його/її сфери діяльності та складати протоколи для адміністративного координатора

ВИМОГИ ДО КАНДИДАТІВ: 

Oсвіта : вища в галузі управління персоналом, бізнес адміністрування, фінансів

Досвід: на аналогічній посаді в гуманітарному секторі з технічними навичками у сфері фінансів та управління персоналом від 1 року

Знання мов : Англійська мова – вільне володіння (обов’язково), українська - рідна

Знання IT програм : Професійне користування пакетом MSc Office, особливо Microsoft Excel, попередній досвід роботи з Saga буде перевагою

Кваліфікація: Знання фінансового менеджменту, глибоке розуміння HR адміністрування. Здатність навчати, супроводжувати та підтримувати персонал/колег у стресових обставинах, мати організаційні навички. Досвід управління командою та розбудови потенціалу

УМОВИ ПРАЦІ

Місце роботи:  офіс за адресою: м. Харків, можливі відрядження в Дніпропетровську, Миколаївську, Херсонську обл. 

Контракт: строковий трудовий договір (згідно українського законодавства) 

Вид працевлаштування: повна зайнятість

Заробітна плата: 2700 EUR gross (виплачується в гривнях, згідно з місячним курсом банку Європейської комісії).

Додатково: відпустка 31 календарний день, оплачувана відпустки за сімейними обставинами, медичне страхування, страхування життя.

Будь ласка, надішліть резюме і супровідний лист англійською мовою. 

Кінцевий термін подання заявок: 10 грудня 2025 року

----------------------------------------------------------------------------------------------------

SOLIDARITES INTERNATIONAL launches external recruitment.

PRESENTATION OF THE ORGANIZATION

SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) is an international humanitarian NGO which, for more than 40 years, has been providing assistance to populations affected by armed conflicts and natural disasters by meeting their vital needs for food, water and shelter. Particularly involved in the fight against diseases linked to unsafe water, the first cause of death in the world, SI's interventions provide expertise in the field of access to drinking water, sanitation and hygiene promotion, but also in the essential area of food security and livelihoods. Present in around twenty countries, SI's teams - 2000 people in total made up of expatriates, national staff, permanent staff at headquarters, and a few volunteers - work with professionalism and commitment while respecting cultures.

Solidarites International (SI) is determined to prevent and fight all type of abuse – all act of exploitation, abuse and/or sexual harassment (SEAH) against members of beneficiary communities or collaborators, fraud, corruption, violation of persons and/or property, funding of activities harmful to human rights – that could be perpetrated in the frame of its interventions. SI implements a zero-tolerance policy regarding acts of SEAH.

Solidarites International is an equitable employer committed to find all forms of discrimination. SI will never ask for any remuneration to take part in a recruitment process.

DESCRIPTION OF THE POSITION

The Administrative Manager supports the administrative coordinator in processing accounting and financial transactions, and the HR coordinator in all tasks and procedures associated with HR. 

He/she assists the HR coordinator to define and implement national HR policies at mission level.

He/she is responsible for implementing and monitoring, in close collaboration with the bot admin and HR coordinators administrative, financial and HR procedures on the different bases.

The Administrative Manager manages the administrative teams with the support and under the supervision of the administrative and HR coordinators.

He/she manages the cash processes (cash transfer, donor payment…) at base level under the supervision of the administrative coordinator.

RESPONSIBILITIES:

Financial and budgetary management:

• Elaborate and import budget parameters in SAGA after validation of the desk financial officer
• Check the monthly projects budget follow ups according to Solidarites format
• Prepare the monthly global budget follow up document
• Prepare the financial reporting requested by authorities (government, ministries…) to be validated by the administrative coordinator and/or the HoM before submission
• Supervise the monthly closing, review and integration of the accounting for the base
• Supervise the verification of the accounting files before they are sent to coordination
• Prepare for and support audits or possible inspections

Accounting management:

• Monitor enforcement of cash payment rules and accurately record transactions in Saga
• Send the monthly accountancy package to coordination 
• Send all supporting documents relating to account closure to coordination as requested by the administration coordinator (If no accountant specialist is present)
• Centralize the base’s accountancy within the Saga software
• Supervise the verification of the base’s accountancy (descriptions, accounting codes, budget headings, reconciliation, monthly exchange rate)
• Supervise the physical verification of invoices and cash inventories in each Balzac
• Management of the base’s bank Balzacs
• Send Saga export after integration to the budget holders
• Supervise vouchers and other back up documents to be sent to coordination on a 3 month basis
• Lead the semi-annual and annual accounting closure with his/her administrative team and under the supervision of the administrative coordinator (accrual expenses, balance of holidays, debt situation, asset purchases, donations in kind, etc.) 

Cash Management:

• Send the monthly cash forecast of the base and prepare the document under the supervision of the administrative coordinator
• Follow-up the cash transfer from coordination to the base
• Manage the cash flow at base level and ensure that banks and cash boxes are well supplied 
• Monitor the security of funds and propose improvement of the internal cash transfer process at base level to the administrative coordinator
• Monitor donor installment at field level (if any)

Administrative follow up:

• Monitor the implementation of administrative, financial and HR rules and procedures
• Ensure that the administrative calendar is respected by the administrative team
• Follow up on the lease agreement
• Ensure completion of paper and digital filing, as well as securing administrative documents on all bases
• Supervise the back up of all files at coordination level on a regular basis and ensure the filling of these documents

 Legal follow up:

• Track changes in national laws and policies
• Prepare and control tax payments, (income tax, VAT…)

Implementation of the national HR policy:

• Take part in the development of the national HR policy
• Participate in defining and monitoring the implementation of HR policy and social welfare on the base
• Evaluate risks linked to changes in social policy
• Propose improvements to employee working conditions
• Ensure appropriateness and coherence between mission job descriptions and SI standard job descriptions
• Ensure the SI job matrix is applied on the mission and the recruitment process respected
• If necessary, participate in rewriting the salary matrix (benchmark...)
• Continually ensure coherence between SI HR policy and national laws

 HR management for national staff:

• Ensure that declarations and payment of taxes and charges are made to relevant organizations
• Keep informed of all bills and changes associated with employment law, employment in general, and staff training. 
• Improve staff working conditions in close collaboration with the HR coordinator
• Collect the necessary information for monitoring changes in the cost of living.
• Check the monthly salaries
• Verify the base’s salary databases and payroll processing (Balzac XX)
• Check the update at base level of the HR linked information through Homere software
• Supervise the update of all HR-related documents at mission level and filing at coordination level
• Monitor adhesion to national HR policy at mission level
• Update staff records and follow up HR deadlines
• Consolidate and update the mission organization chart 
• Supervise annual performance review deadlines, contract dates
• Participate in creating an annual mission training plan, supervise its implementation and measure its impact
• Participate in the mission HR policy
• Check that job descriptions fit the standard job matrix and ensure that the recruitment process is respected

Expatriate HR management:

• Organize the administrative briefing of expatriate employees 
• Ensure the administrative management of expatriates within the SI mission (file, visa, plane tickets, etc.)
• Supervise the filing of international staff documents

Team management:

• Supervise and train base admin team
• Ensure minimum staffing levels for the administrative service during periods of absence (vacation, illness, etc.)
• Participate in implementing staff promotions
• Participate in the implementation of career planning and the management of staff mobility
• Make a list of schools and training programs in the country
• Improve recruitment procedures
• Participate in recruiting in-pat executives
• Ensure relations with employee representatives, in particular by taking part in their meetings

Reporting/Communication

• Help the administrative coordinator with creating operations proposals and drawing up financial reports
• Establish and maintain relationships with the administrative authorities at national level
• Maintain relationships with other NGO & INGO, authorities and other partners on request
• On request, participate in meetings (donor, authorities, NGO forum…) and workshops relating to his/her field of activity and write up minutes to the administrative coordinator

PROFILE FORSAKEN:

Studies: degree in human resources management, business administration, finance

Experience: 1+ year in a similar position in the humanitarian sector with technical skills in finance and human resources management

Language: English - upper-intermediate and above (madatory), Ukrainian – native

IT: Professional with the use of MSc Office pack, especially with Microsoft Excel, previous experience with Saga would be an advantage

Qualification: Knowledge of financial management, deep understanding of HR administration. Ability to train, accompany, and support staff/colleagues in stressful situations, organizational skills. Experience in team management and capacity building 

WORKING CONDITIONS:

Place of work: the office is located in the city of Kharkiv, possible business trips to Dnipropetrovsk, Kharkiv, Mykolaiv, Kherson regions

Contract: fixed-term contract (according to Ukrainian legislation) 

Type of employment: full-time

Salary:  2700 EURO gross (paid in UAH according to the monthly rate of the bank of the European Commission). 

Additionally:  paid vacation 31 calendar days, paid family leave, medical insurance, life insurance.

Thank to send your application with cover letter in English 

Deadline for submitting applications: December 10th, 2025.