Заступник фінансового директора / Deputy Finance Coordinator

Будь-ласка, надішліть резюме англійською мовою за формою подачі.

Міжнародна Солідарність (SI) в Україні відкриває зовнішній рекрутмент процес 

ПРЕЗЕНТАЦІЯ ОРГАНІЗАЦІЇ

Міжнародна Солідарність (SI) — міжнародна гуманітарна неурядова організація, яка працює понад 40 років і допомагає населенню, постраждалому від збройних конфліктів і стихійних лих, забезпечуючи життєво важливі потреби в їжі, воді та житлі. Зокрема, SI бере участь у боротьбі з хворобами, пов’язаними з небезпечною водою, що є однією з причин смерті у світі. SI надає експертизу у сфері доступу до питної води, покращенні умов санітарії та гігієні, а також у сфері продовольчої безпеки та засобів до існування. Присутні приблизно в двадцяти країнах команди SI — загалом 2000 осіб, які складаються з експатріантів, національного персоналу, постійного персоналу в штаб-квартирі та волонтерів — працюють з професіоналізмом і відданістю, поважаючи культуру.

Міжнародна Солідарність (SI) має намір запобігати та боротися з усіма видами зловживань – усіма актами експлуатації, зловживань та/або сексуальних домагань (ЗСЕН) проти членів спільнот-бенефіціарів, шахрайства, корупції, порушення прав осіб та/або власності, фінансування діяльності, яка завдає шкоди правам людини, – яка може бути здійснена в рамках її втручання. SI реалізує політику нульової терпимості щодо дій ЗСЕН.

Міжнародна Солідарність є справедливим роботодавцем, який зобов’язується виявляти всі форми дискримінації. SI ніколи не  вимагатиме винагороду за участь у процесі найму.

ОПИС ПОСАДИ

Заступник фінансового директора допомагає фінансовому директору в обробці бухгалтерських операцій, управлінні фінансами та адміністративних потребах місії. 

Він/вона контролює та здійснює нагляд за виконанням фінансових процедур, допомагає у визначенні та впровадженні фінансової політики на рівні місії та підтримує бази у виконанні цих процедур.

Він/вона є контактною особою на рівні координації у питаннях відносин з адміністративними зацікавленими сторонами.

Як заступник фінансового директора, основним обов’язком буде забезпечення безперебійної підтримки та керівництва у фінансовому відділі, особливо під час відсутності фінансового директора, забезпечуючи безперервність та ефективність фінансових операцій.

ОБОВ'ЯЗКИ:

Управління фінансами та бюджетом

• Здійснювати підготовку щомісячних документів щодо контролю бюджету (BOUSSOL) та фінансових форматів місії
• Поновлювати щомісячний формат з оновленими даними SAGA та обмінним курсом і надсилати його на бази
• Відповідно до затвердження нових проектів, готувати форми фінансового контролю (OFU, LFU, BFU) для затвердження фінансовим директором
• Готувати щомісячні звіти та аналіз виконання бюджетів проектів для затвердження фінансовим директором
• Проводити OFU/BFU зустрічі та навчати керівних співробітників місії використанню інструментів контролю бюджету
• Здійснювати зведення щомісячного бюджету місії та розподілу коштів
• Перевіряти інформацію, надану базами, та надсилати запити для обґрунтування відхилень
• Забезпечувати фінансову звітність згідно вимог донора та складати бюджетні пропозиції для донорів, які мають бути затверджені фінансовим директором
• Контролювати операційні витрати місії
• Готувати бюджетні пропозиції на запит фінансового директора для їх затвердження
• Стежити за зміною курсів валют і цін

Управління бухгалтерським обліком:

• Подавати запити, а також надавати рекомендації бухгалтерії щодо перерозподілу та забезпечення узгодженості

Управління грошовими коштами:

• Підтримувати фінансового директора в управлінні грошовими потоками та переказами коштів для місії на місцевому рівні з базою та донорами, а також на міжнародному рівні з головним офісом
• Керувати грошовими потоками та переказами за відсутності фінансового директора
• Забезпечувати взаємодію з банками, контролюючи зв'язки на рівні місії
• Надавати підтримку фінансовому директору в питаннях моніторингу системи постачання та безпеки готівки на рівні місії та пропонувати поліпшення
• Підтримувати регулярне оновлення cтандартних операційних процедур (SoP), що стосуються грошових коштів

Адміністративний супровід:

• Забезпечувати подання декларацій та сплату податків і зборів до відповідних організацій
• Оцінювати фінансові ризики, пов'язані зі змінами в соціальній політиці, брати участь у перегляді кадрової політики
• Як контактна особа з питань аудиту, готувати місцеві аудити, керувати відносинами з місцевими аудиторами та виконувати їх рекомендації
• Розслідувати та контролювати виконання податкових зобов'язань

Управління командою:

• Надавати підтримку фінансовому директору у визначенні потреб фінансового відділу на рівні координації та, за необхідності, керувати процесом найму персоналу
• Контролювати діяльність фінансового відділу в Києві та стежити за виконанням щоденних завдань з координації фінансів
• Надавати технічну підтримку фінансовим відділам на базах та здійснювати регулярні візити на регіональні офіси, щоб переконатися у дотриманні та застосуванні всіх процедур і стандартів
• Брати участь у проведенні вступних інструктажів та брифінгів щодо фінансів для нових співробітників
• За необхідності представляти фінансовий відділ на координаційних нарадах

Звітність / комунікація:

• Встановлювати та підтримувати зв'язки з адміністративними зацікавленими сторонами на національному рівні
• За запитом брати участь у зустрічах (донорів, органів влади, форуму неурядових організацій) та семінарах, що стосуються його/її сфери діяльності, та складати протоколи для директора з фінансів

Розвиток фінансового відділу:

• Брати участь у підготовці та реалізації щорічної стратегії
• Контролювати виконання та оновлення фінансових правил і процедур. Перевіряти їх узгодженість на рівні місії
• Забезпечувати, щоб фінансові аспекти будь-яких змін у політиці були враховані з фінансової точки зору та відображені в бюджетах

ВИМОГИ ДО КАНДИДАТІВ:

Oсвіта: Вища освіта у сфері фінансів

Досвід: 5 років досвіду у сфері фінансів, досвід роботи в гуманітарній організації щонайменше 1 рік

Знання мов: Вільне володіння українською мовою, Англійська мова - B2 та вище (розмовна і письмова)

Знання IT: Знання програм MS Excel і Word, включаючи підготовку звітних таблиць, діаграм, графіків і презентацій

Особисті якості: аналітичне мислення, комунікативність, уважність до деталей, вміння швидко навчатись

УМОВИ ПРАЦІ:

Місце роботи:  офіс за адресою: м. Київ, вул. Олеся Гончара, буд. 57Б. Можливі відрядження в Дніпропетровську, Харківську, Миколаївську, Херсонську обл. 

Контракт: строковий трудовий договір (згідно українського законодавства) 

Вид працевлаштування: повна зайнятість

Заробітна плата: 2700 EUR gross (до оподаткування, виплачується в гривнях, згідно з місячним курсом банку Європейської комісії)

Додатково: відпустка 31 календарний день, додаткові оплачувані відпустки за сімейними обставинами, медичне страхування, страхування життя.

Будь ласка, надішліть резюме і супровідний лист англійською мовою  за формою подачі резюме.

Кінцевий термін подання заявок:  25 листопада 2025 року.

____________________________________________________________________________________________________

SOLIDARITES INTERNATIONAL launches external recruitment.

PRESENTATION OF THE ORGANIZATION

SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) is an international humanitarian NGO which, for more than 40 years, has been providing assistance to populations affected by armed conflicts and natural disasters by meeting their vital needs for food, water and shelter. Particularly involved in the fight against diseases linked to unsafe water, the first cause of death in the world, SI's interventions provide expertise in the field of access to drinking water, sanitation and hygiene promotion, but also in the essential area of food security and livelihoods. Present in around twenty countries, SI's teams - 2000 people in total made up of expatriates, national staff, permanent staff at headquarters, and a few volunteers - work with professionalism and commitment while respecting cultures.

Solidarites International (SI) is determined to prevent and fight all type of abuse – all act of exploitation, abuse and/or sexual harassment (SEAH) against members of beneficiary communities or collaborators, fraud, corruption, violation of persons and/or property, funding of activities harmful to human rights – that could be perpetrated in the frame of its interventions. SI implements a zero-tolerance policy regarding acts of SEAH.

Solidarites International is an equitable employer committed to find all forms of discrimination. SI will never ask for any remuneration to take part in a recruitment process.

DESCRIPTION OF THE POSITION 

The Deputy Finance Coordinator supports the Finance Coordinator in processing accounting transactions, financial management, and administrative requirements of the mission. 

He/she monitors and overviews the implementation of the financial process, assists the finance coordinator to define and implement financial policies at mission level and supports the base in the implementation of the process.

He/she is the focal point at coordination level for relationships with administrative stakeholders.

As Deputy Finance COO, the primary responsibility will be to provide seamless support and leadership in the finance department, particularly during the absence of the Finance COO, ensuring continuity and efficiency in financial operations.

RESPONSIBILITIES:

Financial and budgetary management: 

• Prepare the monthly budget follow up (BOUSSOL) documents and prepare financial formats of the mission
• Update the monthly format with updated SAGA extraction and exchange rate and send it for base update
• In line with new projects approval, prepare formats of financial follow up (OFU, LFU, BFU) for Finance Coordinator validation
• Prepare monthly projects budget follow ups and an analysis for validation of the Finance Coordinator
• Lead OFU/BFU meetings with coordination budget holders and train the mission’s senior staff in how to use the budget follow-up tools
• Consolidate the monthly mission budget follow up and allocation board
• Cross check information recorded by the base and request information to justify any variation month to month
• Prepare financial reporting requested by the donor and compile budget proposals to donors to be validated by the Finance Coordinator
• Monitor the mission’s operating costs
• Prepare budget proposals when requested to be validated by the Finance coordinator
• Follow the development of exchange rates and prices 

Accounting management:

• Originating reallocation requests, providing guidance to the accounting team for reallocations, and ensuring consistency.

Cash management:

• Support Finance Coordinator to Manage cash-flows and cash transfer for the mission at local levels with the base and donors and at international level with HQ
• Manage Cash Flows and Transfers in the absence of Finance Coordinator
• Ensure the relationships with banks by supervising the liaison at mission level
• Support Finance Coordinator to Monitor the cash supply system and cash security at mission level and propose improvement to be validated by the Finance Coordinator
• support the regular update of the Standard Operating Procedures (SoP) Cash from the bases

Administrative Follow up:

• Ensure that declarations and payment of taxes and charges are made to relevant organizations
• Evaluate the financial risks linked to changes in social policy, participate in the revision of the HR policies
• As SI Ukraine Ukrainian audit focal point, prepare local audits, manage relations with local auditors and follow-up Local audit recommendations
• Investigate and follow-up on Tax Obligations

Team management:

• Support Finance Coordinator to define the needs of the finance team at coordination level and lead the recruitment if needed
• Supervise the activities of the Finance team in Kyiv and follow-up the daily tasks of the finance coordination
• Provide technical support to the finance teams at base level and conduct regular field visits to make sure all procedures and standards are followed and applied
• Participate in welcoming and Finance briefing of new employees
• Represent the Finance department in the Coordination meetings if necessary 

Reporting/communication:

• Establish and maintain relationships with the administrative stakeholders at national level with local authority
• On request, participate in meetings (donor, authorities, NGO forum…) and workshops relating to his/her field of activity and write up minutes to the Finance coordinator

Finance department development:

• Participate in the preparation and implementation of the annual strategy
• Monitor the implementation and update of financial rules and procedures. Make sure they are harmonized at mission level
• Ensure that the financial aspects of any change of policy is financially taken into consideration and appearing in the budgets

PROFILE FORSAKEN

Studies: Higher education in the finance

Experience: 5 years of experience in Finance, in NGO at least 1 year of experience

Language: Fluency in Ukrainian, English - B2 and above (spoken and written)

IT: Knowledge of MS Excel and Word programs, including preparation of reporting tables, charts, graphs and presentations

Soft skills: analytical thinking, communication skills, attention to details, ability to learn fast.

WORKING CONDITIONS

Place of work: office at the address: Kyiv, Olesia Honchara str., building 57B, possible business trips to Dnipropetrovsk, Kharkiv, Mykolaiv, Kherson regions

Contract: fixed-term contract (according to Ukrainian legislation) 

Type of employment: full-time

Salary: 2700 EURO gross (before the taxation, paid in UAH according to the monthly rate of the bank of the European Commission). 

Additionally: paid vacation 31 calendar days, additional paid vacation for family reason, medical insurance, life insurance.

Thank to send your application with cover letter in English

Application closing date: November 25th, 2025.