Менеджер з комплаєнсу та етики/ Ethics & Conformity Manager

Будь-ласка, надішліть резюме англійською мовою за формою подачі.

Міжнародна Солідарність (SI) в Україні відкриває зовнішній рекрутмент процес.

ПРЕЗЕНТАЦІЯ ОРГАНІЗАЦІЇ

Міжнародна Солідарність (SI) — міжнародна гуманітарна неурядова організація, яка працює понад 40 років і допомагає населенню, постраждалому від збройних конфліктів і стихійних лих, забезпечуючи життєво важливі потреби в їжі, воді та житлі. Зокрема, SI бере участь у боротьбі з хворобами, пов’язаними з небезпечною водою, що є однією з причин смерті у світі. SI надає експертизу у сфері доступу до питної води, покращенні умов санітарії та гігієні, а також у сфері продовольчої безпеки та засобів до існування. Присутні приблизно в двадцяти країнах команди SI — загалом 2000 осіб, які складаються з експатріантів, національного персоналу, постійного персоналу в штаб-квартирі та волонтерів — працюють з професіоналізмом і відданістю, поважаючи культуру.

Міжнародна Солідарність (SI) має намір запобігати та боротися з усіма видами зловживань – усіма актами експлуатації, зловживань та/або сексуальних домагань (ЗСЕН) проти членів спільнот-бенефіціарів, шахрайства, корупції, порушення прав осіб та/або власності, фінансування діяльності, яка завдає шкоди правам людини, – яка може бути здійснена в рамках її втручання. SI реалізує політику нульової терпимості щодо дій ЗСЕН.

Міжнародна Солідарність є справедливим роботодавцем, який зобов’язується виявляти всі форми дискримінації. SI ніколи не  вимагатиме винагороду за участь у процесі найму.

ОПИС ПОСАДИ

Менеджер з комплаєнсу та етики перевіряє на відповідність внутрішні практики та бере участь в інтеграції найкращих практик внутрішнього контролю.

Він/вона сприяє успіху зовнішніх аудитів і відіграє активну роль у навчанні з питань внутрішнього контролю та відповідності.

ОБОВ'ЯЗКИ:

Внутрішній аудит:

• За підтримки референта з внутрішнього аудиту головного офісу розробляти план внутрішнього аудиту на основі аналізу ризиків, а також проводити внутрішній аудит структури (організаційний, проектний або цільовий аудит процесів)
• Контролювати внутрішні аудити і перевірки відповідності
• Вивчати, на вибірковій основі, рівень відповідності існуючої документації та ефективність внутрішнього контролю, запровадженого у різних відділах

Зовнішній аудит та належна обачність (DueD):

• Брати участь у підготовці зовнішніх аудитів та DueD у тісній співпраці з менеджером із грантів, керівником місії та відділом RDP у головному офісі
• Підтримувати команди відповідальні за гранти та партнерство у зборі документів, наданих відповідними відділами, та готувати їх для презентації аудиторам
• Перед будь-яким зовнішнім аудитом проводити попередній аудит усієї документації або вибірково певних зразків та відправляти відповідну таблицію ризиків  керівнику місії та відділу RDP
• Брати участь у підготовці звіту у відповідь на запити зовнішнього аудиту
• Підтримувати навчання працівників (і, за необхідності, виконавчих партнерів) у підготовці до зовнішнього аудиту

Партнери:

• Під час розвитку місцевих партнерств, брати участь у впровадженні DueD під керівництвом референта внутрішнього аудиту головного офісу
• Перевіряти впровадження та моніторинг заходів зі зниження ризиків
• За підтримки референта з питань внутрішнього аудиту головного офісу виконувати завдання внутрнішнього аудиту з партнерами відповідно до підписаних угод про партнерство

Управління ризиками:

• Брати участь у визначенні та оцінюванні ризиків місії в тісній співпраці з керівником місії
• Надавати підтримку керівнику місії в питаннях визначення та моніторингу заходів з управління ризиками 

Дотримання рекомендацій:

• Вносити рекомендації, отримані в результаті внутрішніх чи зовнішніх аудитів, DueD або аналізу ризиків, у спеціальну базу даних
• За підтримки керівника місії, брати участь у моніторингу виконання рекомендацій відповідними відділами
• Впроваджувати рекомендації, що стосуються департаменту відповідності, ризиків та прозорості

Управління архівами:

• Брати участь у впровадженні стратегії управління архівами місії
• Створювати архівну базу даних, забезпечувати її оновлення та супроводження
• Спільно з відділом логістики, контролювати регулярну відправку архівів до головного офісу та координувати необхідну внутрішню підготовку
• На щоденній основі навчати та підтримувати фахівця з відповідності/архівіста

Запобігання та управління зловживаннями:

• Брати участь у запобіганні та підвищенні обізнаності про зловживання та механізми звітності
• Сприяти мінімізації ризику зловживань, забезпечуючи дотримання етичних принципів організації
• Інформувати керівництво про будь-яку підозру в шахрайстві, корупцію або серйозне порушення процедур і кодексу етики та поведінки «Міжнародної Солідарності»
• На прохання керівника місії, сприяти розгляду професійних попереджень або скарг щодо чутливих тем,  а також брати участь у внутрішніх розслідуваннях конфіденційних звернень та скарг
• Разом з керівником місії виступати в ролі контактної особи для референта головного офісу з питань боротьби зі зловживанням

Внутрішні норми та найкращі практики:

• Брати участь у поширенні, розумінні та дотриманні стандартів «Міжнародної Солідарності»
• За потреби, брати участь у посиленні внутрішнього контролю шляхом удосконалення процесів
• На прохання керівника місії та за підтримки референта внутрішнього аудиту головного офісу, брати участь у розробці певних стандартів

Етика:

• Створювати та підтримувати робоче середовище в колективі, яке запобігає неналежній поведінці
• Брати участь у поширенні інформації про кодекс етики та поведінки «Міжнародної Солідарності» 

Управління:

• Аналізувати, кількісно та якісно оцінювати потреби своєї команди в людських ресурсах
• Підбирати та забезпечувати інтеграцію команди
• Оцінювати ефективність роботи членів команди
• Проводити навчання та тренінги для команди
• Керувати та підтримувати комунікацію з членами команди

Звітність:

• Відповідати за підготовку звітів внутрішнього аудиту, аудиту виконавчих партнерів, а також звітів про розслідування на вимогу свого безпосереднього керівника.

Даний перелік не є вичерпним, і на вимогу безпосереднього керівника можуть бути доручені інші суміжні завдання (в межах посадової інструкції).

ВИМОГИ ДО КАНДИДАТІВ:

Oсвіта: Ступінь бакалавра в галузі фінансів, бухгалтерського обліку, права, міжнародних відносин або суміжної галузі. Диплом магістра буде перевагою

Досвід: 

1. 2-4 роки досвіду у сфері фінансів/бухгалтерського обліку, аудиту (внутрішнього або зовнішнього), комплаєнсу та/або управління ризиками

2. Знання процесів DueD для партнерів як перевага

3. Досвід (включаючи волонтерство) в CSO або в секторі міжнародної допомоги та розвитку буде перевагою

4. Бажаний досвід із запобігання та розслідування шахрайства/корупції

Знання мов: Вільне володіння українською мовою, Англійська мова на рівні B2 та вище

Знання IT: Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)

Кваліфікація: Відповідна сертифікація (CIA, CFE, CRMA, ISO 31000) буде перевагою

Особисті якості: Орієнтування на покращення процесів, увага до деталей, уміння працювати як в команді так і самостійно, аналітичні навички та навички вирішення проблем

УМОВИ ПРАЦІ

Місце роботи:  офіс за адресою: м. Київ, вул. Олеся Гончара, буд. 57Б. Можливі відрядження в Дніпропетровську, Харківську, Миколаївську, Херсонську обл. 

Контракт: строковий трудовий договір (згідно українського законодавства) 

Вид працевлаштування: повна зайнятість

Заробітна плата: 2380 EUR gross (до оподаткування, виплачується в гривнях, згідно з місячним курсом банку Європейської комісії)

Додатково: відпустка 31 календарний день, додаткові оплачувані відпустки за сімейними обставинами, страхування життя

Будь ласка, надішліть резюме і супровідний лист англійською мовою  за формою подачі резюме.

Кінцевий термін подання заявок:  9 січня 2025 року.

____________________________________________________________________________________________________

SOLIDARITES INTERNATIONAL launches external recruitment.

PRESENTATION OF THE ORGANIZATION

SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) is an international humanitarian NGO which, for more than 40 years, has been providing assistance to populations affected by armed conflicts and natural disasters by meeting their vital needs for food, water and shelter. Particularly involved in the fight against diseases linked to unsafe water, the first cause of death in the world, SI's interventions provide expertise in the field of access to drinking water, sanitation and hygiene promotion, but also in the essential area of food security and livelihoods. Present in around twenty countries, SI's teams - 2000 people in total made up of expatriates, national staff, permanent staff at headquarters, and a few volunteers - work with professionalism and commitment while respecting cultures.

Solidarites International (SI) is determined to prevent and fight all type of abuse – all act of exploitation, abuse and/or sexual harassment (SEAH) against members of beneficiary communities or collaborators, fraud, corruption, violation of persons and/or property, funding of activities harmful to human rights – that could be perpetrated in the frame of its interventions. SI implements a zero-tolerance policy regarding acts of SEAH.

Solidarites International is an equitable employer committed to find all forms of discrimination. SI will never ask for any remuneration to take part in a recruitment process.

DESCRIPTION OF THE POSITION

The Conformity, Risks and Transparency Manager's role is to verify the conformity of internal practices and to participate in the dissemination of good internal control practices.

He/she contributes to the success of external audits and plays an active role in training on internal control and conformity issues.

RESPONSIBILITIES:

Internal audit:

• Design internal audit plan based on a risk analysis, with the support of the HQ Internal Audit Referent
• Carry out internal audits of the structure (organizational, project or target process audits) with the support of HQ Internal Audit Referent
• Follow-up on internal audits and conformity checks
• Examine, on a random basis, the level of conformity of existing documentation and the effectiveness of internal controls implemented in the various departments

External audit and SI Due Diligence:

• Participate in the preparation of external audits and Due Diligence, in close collaboration with the Grants Manager and the Country Director, as well as with the RDP department at headquarters
• Support the Grants/Partnership teams in collecting documents provided by the relevant departments and prepare them for presentation to the auditors
• Prior to any external audit, carry out a pre-audit of all or a sample of expenditure documentation and forward the corresponding risk table to the Country Director and RDP Department
• Contribute to the drafting of a response to external audit reports
• Support the training of employees (and implementing partners if necessary) in the preparation of external audits

Partners:

• When developing local partnerships, participate in the implementation of a Due Diligence exercise led by the Head Office Internal Audit Referent
• Verify the implementation and monitoring of risk mitigation measures
• Carry out internal audit assignments with partners in accordance with signed partnership agreements, with the support of the HQ Internal Audit Referent

Risk management:

• Be involved in the identification and assessment of mission risks, in close collaboration with the Country Director
• Contribute to the identification and monitoring of risk management measures, in support of the Country Director

Recommendation follow-up:

• Enter recommendations resulting from internal or external audits, due diligence or risk analysis exercises into the dedicated database
• Participate, with the support of the Country Director, in monitoring the implementation of recommendations by the departments concerned
• Implement recommendations concerning the Conformity, Risks and Transparency Department

Archive management:

• Participate in the implementation of the mission's archive management strategy
• Set up an archive database and ensure its updating and follow-up
• In conjunction with logistics, oversee the regular dispatch of archives to headquarters, and coordinate the necessary internal preparations
• Train and support the conformity agent/archivist on a daily basis

Abuse prevention and management:

• Participate in preventing and raising awareness of abuse and in disseminating Solidarites' reporting mechanisms
• Contribute to minimizing the risk of abuse by ensuring conformity with the organization's ethical guidelines
• Inform the hierarchy of any suspicion of fraud, corruption or major violation of Solidarites International's procedures and code of ethics and conduct
• Contribute, at the Country Director's request, to the handling of professional alerts or sensitive complaints
• At the Country Director's request, participate in internal investigations to handle sensitive alerts and complaints
• Act as focal point, with the Country Director, for the HQ Fight against Abuse Referent 

Internal norms and good practices:

• Participate in the dissemination, understanding and respect of Solidarites' standards
• Participate in strengthening internal control by improving processes as required
• At the request of the Country Director and with the support of the HQ Internal Audit Referent, participate in the development of specific standards

Ethics:

• Create and maintain a work environment within the team that prevents inappropriate behavior
• Participate in communicating the existence of the SI code of ethics and conduct

Management:

• Analyze, quantify and qualify the human resources needs of his/her team
• Recruit and ensure the integration of the team under his/her responsibility
• Evaluate the performance of team members
• Train and coach team members
• Lead and communicate with team members 

Reporting:

• Responsible for drafting internal audit reports
• Responsible for drafting implementing partner audit reports
• Responsible for drafting investigation reports, at the request of his/her line manager 

This list is not exhaustive, and other related tasks (within the job category) may be assigned at the request of the line manager.

PROFILE FORSAKEN

Studies: Bachelor's degree in Finance, Accounting, Law, International Relations, or a related field. Master's degree is a plus

Experience:

1. 2-4 years' experience in finance/accounting, audit (internal or external), compliance, and/or risk management
2. Familiarity with partner due diligence processes and localization efforts desirable
3. Experience (including volunteering) in a CSO or in the international aid & development sector desirable
4. Experience with fraud/corruption prevention and investigation desirable

Language: Fluent in Ukrainian, proficiency in English (B2+)

IT: Strong competency in Microsoft Office (e.g., Excel, PowerPoint, Word)

Qualification: Relevant certification (e.g., CIA, CFE, CRMA, ISO 31000) is a plus

Soft skills: Process improvement mindset, strong attention to detail, ability to work independently and collaboratively, analytical and problem-solving skills

WORKING CONDITIONS

Place of work: office at the address: Kyiv, Olesia Honchara str., building 57Б, possible business trips to Dnipropetrovsk, Kharkiv, Mykolaiv, Kherson regions.

Contract: fixed-term contract (according to Ukrainian legislation)

Type of employment: full-time

Salary:  2380 EURO gross (before the taxation, paid in UAH according to the monthly rate of the bank of the European Commission)

Additionally:  paid vacation 31 calendar days, additional paid vacation for family reason, life insurance

Thank to send your application with cover letter in English.

Application closing date: January 9th, 2025.