Фахівець з логітики/ Logistic Assistant – Operational

Міжнародна Солідарність (SI) — міжнародна гуманітарна неурядова організація, яка працює понад 40 років і допомагає населенню, постраждалому від збройних конфліктів і стихійних лих, забезпечуючи життєво важливі потреби в їжі, воді та житлі. Зокрема, SI бере участь у боротьбі з хворобами, пов’язаними з небезпечною водою, що є однією з причин смерті у світі. SI надає експертизу у сфері доступу до питної води, покращенні умов санітарії та гігієні, а також у сфері продовольчої безпеки та засобів до існування. Присутні приблизно в двадцяти країнах команди SI — загалом 2000 осіб, які складаються з експатріантів, національного персоналу, постійного персоналу в штаб-квартирі та волонтерів — працюють з професіоналізмом і відданістю, поважаючи культуру.

Міжнародна Солідарність (SI) має намір запобігати та боротися з усіма видами зловживань – усіма актами експлуатації, зловживань та/або сексуальних домагань (ЗСЕН) проти членів спільнот-бенефіціарів, шахрайства, корупції, порушення прав осіб та/або власності, фінансування діяльності, яка завдає шкоди правам людини, – яка може бути здійснена в рамках її втручання. SI реалізує політику нульової терпимості щодо дій ЗСЕН.

Міжнародна Солідарність є справедливим роботодавцем, який зобов’язується виявляти всі форми дискримінації. SI ніколи не  вимагатиме винагороду за участь у процесі найму.

ОПИС ПОСАДИ

Логістичний асистент з операційної діяльності підтримує Логістичного менеджера у впровадженні та нагляді за всіма логістичними операціями на його/її призначеній базі.

До обов’язків входить:

Управління автопарком

• Складати графік використання транспортних засобів і після затвердження Логістичним менеджером передавати його постачальнику орендованих автомобілів.
• Забезпечити наявність повного аварійного комплекту на борту всіх транспортних засобів.
• Перевіряти наявність і правильне ведення бортових журналів транспортних засобів.
• Готувати щомісячний звіт про використання транспортних засобів для затвердження Логістичним менеджером.
• Контролювати якість виконання контракту на обслуговування та повідомляти керівника про будь-які невідповідності.

Управління обладнанням/телекомунікаціями

• Допомагати в установці та забезпеченні безпеки обладнання.
• Брати участь у моніторингу та підтримці матеріалів.
• Організовувати тренінги щодо використання засобів комунікації.

Управління та моніторинг ІТ-обладнання

• Оновлювати антивірусне програмне забезпечення.
• Забезпечувати команди відповідними засобами для резервного копіювання даних.
• Забезпечувати обслуговування та правильне використання ІТ-обладнання.

Управління приміщеннями

• Централізувати всі питання, пов'язані з приміщеннями, та брати участь у їх вирішенні (наприклад, пошук приміщень, організація переїздів, оплата оренди, ремонти тощо).
• Забезпечувати регулярне технічне обслуговування приміщень/обладнання/установ Solidarites.
• Контролювати, щоб необхідні витратні матеріали та інструменти завжди були в наявності для рутинних ремонтів, і забезпечувати їх управління; своєчасно передавати замовлення для поповнення запасів.
• Під час виконання робіт забезпечувати безпеку та охорону приміщень (або прилеглої території).

Звітування/комунікація

• Допомагати Логістичному менеджеру в підготовці щомісячних логістичних звітів по своїй базі.
• Допомагати Логістичному менеджеру у взаємодії з третіми сторонами.
• Застосовувати процедури Solidarites International та архівну систему в межах своєї посади.
• Брати участь у нарадах, що стосуються логістичних аспектів.

ВИМОГИ ДО КАНДИДАТІВ:

Досвід роботи: Досвід роботи у сфері логістики або підтверджений досвід управління ланцюгами поставок, а також базові знання транспортної техніки. Мінімум 2 роки професійного досвіду в одній або кількох таких сферах: управління запасами, активами, постачання, операційна безпека або ІТ-менеджмент. Досвід роботи в NGO бажаний, але не є обов'язковою вимогою.

Мова: Вільне або середнє володіння англійською мовою.

ІТ: Знання ІТ, досвід роботи з пакетом MS Office (Word, Excel, Access). Базові знання апаратного забезпечення або навички управління мережею є обов'язковими; цінуються навички програмування та просунуті ІТ-навички.

Особисті якості: Увага до деталей, ретельність, організованість, самостійність, прагматичність, адаптивність, гнучкість, і здатність ефективно працювати в команді.

УМОВИ ПРАЦІ

Місце роботи:  дана вакансія базується м. Харків, можливі відрядження в Дніпропетровську, Харківську, Миколаївську, Херсонську обл. 

Контракт: строковий трудовий договір (згідно українського законодавства). 

Вид працевлаштування: повна зайнятість.

Заробітна плата: 1430 EUR gross (виплачується в гривнях, згідно з місячним курсом банку Європейської комісії).

Додатково: відпустка 31 календарний день, додаткові оплачувані відпустки за сімейними обставинами, страхування життя.

Будь ласка, надішліть резюме і супровідний лист англійською мовою  за формою подачі резюме.  

 Кінцевий термін подання заявок: 04 жовтня 2024 р. 

____________________________________________________________

SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) is an international humanitarian NGO which, for more than 40 years, has been providing assistance to populations affected by armed conflicts and natural disasters by meeting their vital needs for food, water and shelter. Particularly involved in the fight against diseases linked to unsafe water, the first cause of death in the world, SI's interventions provide expertise in the field of access to drinking water, sanitation and hygiene promotion, but also in the essential area of food security and livelihoods. Present in around twenty countries, SI's teams - 2000 people in total made up of expatriates, national staff, permanent staff at headquarters, and a few volunteers - work with professionalism and commitment while respecting cultures.

Solidarites International (SI) is determined to prevent and fight all type of abuse – all act of exploitation, abuse and/or sexual harassment (SEAH) against members of beneficiary communities or collaborators, fraud, corruption, violation of persons and/or property, funding of activities harmful to human rights – that could be perpetrated in the frame of its interventions. SI implements a zero-tolerance policy regarding acts of SEAH.

Solidarites International is an equitable employer committed to find all forms of discrimination. SI will never ask for any remuneration to take part in a recruitment process.

DESCRIPTION OF THE POSITION 

The Logistics Assistant – Operational supports the Logistics Manager in implementing and supervising all operation logistical activities at his/her assigned base.

Key responsibilities: 

Management of vehicle fleet 

• Draw up the vehicle schedule and after validation by the Logistics Manager link it with the vehicle rental supplier
• Ensure that a complete breakdown kit is available on board all vehicles
• Check that vehicle logbooks are in place and are used correctly
• Prepare the monthly vehicle report for the Logistics Manager's validation
• Monitor the service contract quality and report any discrepancies to his/her manager

Management of equipment/telecommunications 

• Assist in installing and securing materials
• Assist in monitoring and maintaining materials
• Organize training sessions in the use of means of communication

Management and monitoring of IT equipment 

• Update antivirus software
• Provide teams with adequate means for data backup
• Ensure the maintenance and correct use of IT equipment

Premises management: 

• Centralize all premises issues and participate in the troubleshooting (ex: research of premises, handling move 
• in and outs, paying rents, rehabilitations, etc.)
• Ensure regular maintenance of Solidarites installations/equipment/facilities 
• Check that enough necessary consumables and materials are always in stock for routine repairs, and ensure 
• their management; transmit orders for stock replenishment timely 
• During the execution of work, ensure the safety and security of the premises (or immediate surroundings).

Reporting/communication 

• Support the Logistics Manager in the preparation of the monthly logistics reports his/her base 
• Support the Logistics Manager in relations with third parties 
• Apply Solidarites International procedures and archiving system for the scope of his/her job 
• Take part in meetings relating to logistics aspects

PROFILE FORSAKEN

Background: Professional in logistics / supply chain area or with an interesting and proven experience in the logistics area. Basic knowledge of vehicle engineering. 

Experience: Professional experience and minimum 2 years of related experience in at least one of several of these fields: stock, assets, supply, operational security, IT management. NGO experience desired but not mandatory.

Language: Fluent or intermediate English required.

IT: IT proficiency; proficient in MS suite (Word, Excel; Access). Basic hardware knowledge or network management skills required; Programming and advanced IT skills highly appreciated.

Soft skills: detail oriented, thorough, organized, autonomous, pragmatic, adaptability, flexibility, teamwork.

WORKING CONDITIONS

Place of work: this position is based in Kharkiv, possible business trips to Dnipropetrovsk, Kharkiv, Mykolaiv, Kherson regions.

Contract: fixed-term contract (according to Ukrainian legislation). 

Type of employment: full-time.

Salary:  1430 EURO gross (paid in UAH according to the monthly rate of the bank of the European Commission). 

Additionally:  paid vacation 31 calendar days, additional paid vacation for family reason, life insurance.

Thank to send your application with cover letter in English here. 

 Application closing date: October, 4th, 2024.