Менеджер з розподілу гуманітарної допомоги/Activity Manager - Distribution

Міжнародна Солідарність (SI) — міжнародна гуманітарна неурядова організація, яка понад 40 років надає допомогу населенню, яке постраждалому від збройних конфліктів і стихійних лих, забезпечуючи життєво важливі потреби в їжі, воді та житлі. Зокрема, SI бере участь у боротьбі з хворобами, пов’язаними з небезпечною водою, яка є одною з причин смерті у світію. SI надає експертизу у сфері доступу до питної води, покращенні умов санітарії та гігієні, а також у сфері продовольчої безпеки та засобів до існування. Присутні приблизно в двадцяти країнах команди SI — загалом 2000 осіб, які складаються з експатріантів, національного персоналу, постійного персоналу в штаб-квартирі та волонтерів — працюють з професіоналізмом і відданістю, поважаючи культуру.

Міжнародна Солідарність (SI) має намір запобігати та боротися з усіма видами зловживань – усіма актами експлуатації, зловживань та/або сексуальних домагань (ЗСЕН) проти членів спільнот-бенефіціарів, шахрайства, корупції, порушення прав осіб та/або власності, фінансування діяльності, яка завдає шкоди правам людини, – яка може бути здійснена в рамках її втручання. SI реалізує політику нульової терпимості щодо дій ЗСЕН.

 Міжнародна Солідарність є справедливим роботодавцем, який зобов’язується виявляти всі форми дискримінації. SI ніколи не  вимагатиме винагороду за участь у процесі найму.

Менеджер з розподілу гуманітарної допомоги відповідає за виконання та досягнення цілей, визначених в операційних пропозиціях.
Він/вона відповідає за нагляд за роботою операційних команд, які займаються дистрибуцією.
Він/вона повинен/повинна гарантувати, що діяльність з дистрибуції виконується належним чином і забезпечує якісні результати, за необхідності, пропонує коригування або розвиток для забезпечення актуальності. 

КЛЮЧОВІ ОБОВ'ЯЗКИ: 

Діагностика та розробка концепції проєкту
- Участь у підготовці та проведенні діагностики
- Участь у розробці та фінансовому вимірі людських та матеріально-технічних програм для реалізації
- Підготовка додатків та технічних розділів (логічної схеми) операційних пропозицій
- Реалізовувати діяльність відповідно до річної операційної стратегії, технічних вимог Міжнародної Солідарності та критеріїв донорів
- Брати участь у розвитку потенціалу команди зрозповсюдження щодо технологій або нових методологій

Впровадження та оперативний контроль
- Планування діяльності з розповсюдження спільно з допоміжним відділом (адміністрація, логістика) відповідно до поставлених цілей
- Оцінювати актуальність заходів, ефективність втручань та їх доцільність у світлі мінливих обставин і потреб населення
- Запропонувати коригування програм у разі необхідності
- Переконатися, що цілі діяльності, за яку він/вона відповідає, досягнуті
- Пропонувати та впроваджувати індикатори моніторингу для діяльності та контексту РОЗПОВСЮДЖЕННЯ
- Використовувати інструменти управління та моніторингу для діяльності, результатів та контексту Міжнародної Солідарності
- Планувати та контролювати реалізацію діяльності з РОЗПОВСЮДЖЕННЯ під його/її відповідальністю
- Передбачати труднощі у здійсненні діяльності з розповсюдження та сприяти вирішенню проблем
- Пропонувати нові напрямки розповсюдження відповідно до контексту та показників
- У співпраці з адміністративним відділом допомагати складати бюджети для його/її діяльності, слідкувати за виконанням бюджету та пропонувати бюджети для частин програми
- Підготовка форм внутрішніх замовлень (IOF) та виконання замовлень за допомогою служби логістики
- Звітувати про стан децентралізованих запасів до відділу логістики («польові» інвентаризації)

Капіталізація 
- Складати документи про капіталізацію відповідно до інструментів Міжнародної Солідарності
- Підготовка звітів про передачу до закінчення терміну дії трудового договору та передача їх зацікавленим сторонам у місії та в штаб-квартирі
- Забезпечення розповсюдження технічної документації з питань Міжнародної Солідарності

Управління персоналом 

- Найняти національний технічний персонал для його/її діяльності
- Разом з адміністративним відділом визначити передумови для РОЗПОДІЛУ вакантних посад і, за необхідності, адаптувати профіль роботи референта.
- Привітати та провести інструктаж нових працівників або волонтерів, які працюють під його керівництвом
- Впроваджувати навчальні заходи відповідно до операційних вимог ДИСТРИБ'ЮТОРСТВА та визначених потреб у навчанні.
- Виступати в ролі посередника між керівниками команд
- Керувати та підтримувати команду під його/її відповідальністю
- Проводити семінари та регулярні або спеціальні зустрічі
- Оцінювати роботу членів своєї команди (команд)
- Визначати потенціал членів команди для розвитку та повідомляти цю інформацію керівнику програми/референтові відділу кадрів
- Переконатися, що його/її команда(и) дотримується правил безпеки 

Звітування/комунікація/представництво
- Ділитися з відповідним органом будь-якою інформацією про безпековий контекст та будь-яку подію, що може мати наслідки для діяльності Міжнародної Солідарності та безпеки команди
- Писати регулярні звіти про хід виконання діяльності під його/її відповідальністю
- Писати звіти та додатки, що стосуються його/її діяльності, для звітів донорів та/або внесення поправок
- Забезпечувати дотримання термінів та інструкцій щодо звітності
- Комунікація з керівниками команд щодо прогресу та результатів їхньої діяльності
- Підтримувати місцеву мережу оперативної комунікації та позитивні відносини з місцевими/державними органами влади, представниками донорів, ООН та іншими міжнародними організаціями у співпраці з програмним менеджером та координатором програми
- Представляти Міжнародну Солідарність на зустрічах або форумах, що стосуються діяльності РОЗПОДІЛУ в межах свого місця роботи
- Представляти Міжнародну Солідарність на вимогу та/або за дорученням
- Відповідати на вимоги штаб-квартири щодо конкретних потреб
- Писати адміністративні документи для підписання (Меморандум про взаєморозуміння, передача...) спільно з державними органами, громадами або партнерами

ВИМОГИ ДО КАНДИДАТІВ:

Oсвіта: Спеціальний диплом не потрібен, але вища освіта буде перевагою

Досвід роботи в гуманітарному секторі від 2 років / Досвід роботи на аналогічній посаді не менше 2 років.

Знання мов: Анлійська мова - upper-intermediate(письмо+усна вимова), українська-рідна

Знання IT програм: Досвідчений користувач пакету Microsoft Office

Кваліфікація: Знання та досвід у впровадженні грошової доданої вартості, натуральних виплат або діяльності, пов'язаної з основними потребами. Досвід управління проектним циклом та здатність до стратегічного мислення.

Особисті якості: Хороші організаційні навички - проактивність - здатність до адаптації для управління надзвичайними ситуаціями - автономність - орієнтованість на рішення

УМОВИ ПРАЦІ:

Місце роботи:  офіс за адресою: м. Дніпро, можливі відрядження в Дніпропетровську, Харківську, Миколаївську, Херсонську обл. та м. Київ

Контракт: короткостроковий трудовий договір з можливістю продовження

Вид працевлаштування: повна зайнятість

Заробітна плата: 1790 EURО gross (виплачується в гривнях, згідно з місячним курсом банку Європейської комісії).

Додатково: відпустка 31 календарний день, оплачувана відпустки за сімейними обставинами, страхування життя.

Будь ласка, надішліть резюме і супровідний лист англійською мовою. 

Кінцевий термін подання заявок: 18 червня 2024 року

-----------------------------------------------------------------------------------------------------

SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) is an international humanitarian NGO which, for more than 40 years, has been providing assistance to populations affected by armed conflicts and natural disasters by meeting their vital needs for food, water and shelter. Particularly involved in the fight against diseases linked to unsafe water, the first cause of death in the world, SI's interventions provide expertise in the field of access to drinking water, sanitation and hygiene promotion, but also in the essential area of food security and livelihoods. Present in around twenty countries, SI's teams - 2000 people in total made up of expatriates, national staff, permanent staff at headquarters, and a few volunteers - work with professionalism and commitment while respecting cultures.

Solidarites International (SI) is determined to prevent and fight all type of abuse – all act of exploitation, abuse and/or sexual harassment (SEAH) against members of beneficiary communities or collaborators, fraud, corruption, violation of persons and/or property, funding of activities harmful to human rights – that could be perpetrated in the frame of its interventions. SI implements a zero-tolerance policy regarding acts of SEAH.

Solidarites International is an equitable employer committed to find all forms of discrimination. SI will never ask for any remuneration to take part in a recruitment process.

The Distribution activity manager is in charge of carrying out and accomplishing the objectives as defined in the operation proposals.

He/she is responsible for the supervision of the operational teams assigned Distribution activities.

He/she must ensure that Distribution activities are well executed and deliver quality results, where appropriate, proposes adjustments or developments to ensure relevance.

Main activities:

Diagnostics and project conception

• Participate in the preparation and implementation of diagnostics
• Participate in the design and the financial dimension of the human and logistical programs to implement 
• Prepare the appendixes and technical chapters (of logical framework) of operation proposals 
• Implement the activities in compliance with the annual operational strategy, SOLIDARITES International’s technical requirements and the donors criteria
• Participate in the development of the distribution team’s capacity in regard to techniques or new methodologies

Implementation and operational follow-up

• Plan the Distribution activities with the support department (Administration, logistics) according to the set objectives
• Assess the relevance of activities, the effectiveness of interventions, and their appropriateness in light of changing circumstances and the needs of populations 
• Propose adjustments to programs if necessary 
• Make sure the objectives for the activity(ies) under his/her responsibility are achieved
• Suggest and implement monitoring indicators for the DISTRIBUTION activity(ies) and context
• Use the SI management and monitoring tools for the activities, results and context
• Plan and supervise the implementation of the DISTRIBUTION activity(ies) under his/her responsibility
• Anticipate difficulties in the carrying out of the DISTRIBUTION activity(ies) and facilitate problem solving
• Suggest new distribution activity directions in accordance with context and indicators
• In cooperation with the administrative department, help draw up budgets for his/her activity(ies), budget follow up and proposal budgets for the program parts
• Prepare Internal Order Forms (IOF) and follow orders using the logistics service
• Report the state of decentralized inventory to the logistics department (“field” inventory)

 Capitalization 

• Write the capitalization documents in accordance with SI tools
• Prepare handover reports before the end of his/her employment contract and forward them to concerned parties in the mission and at headquarters
• Ensure diffusion of SI technical documentation

HRM      

• Recruit the national technical staff for his/her activity(ies)
• With the administrative department, define the prerequisites for the DISTRIBUTION vacant positions and, if necessary, adapt the referent job profile.
• Welcome and brief new employees or volunteers working under his responsibility
• Implement training activities in accordance with DISTRIBUTION operational requirements and the identified training needs.
• Serve as intermediary between team leaders
• Manage and support the team under his/her responsibility
• Conduct workshops and regular or ad hoc meetings
• Evaluate the performance of the members of his/her team(s) 
• Identify team members’ potential for advancement and communicate this information to the program manager/desk HR Referent
• Make sure his/her team(s) follow the safety rules 

Reporting/communication/representation 

• Share with the appropriate authority any information on the security context and any event which may have consequences on SI activities and team safety
• Write regular reports concerning the progress of the activity(ies) under his/her responsibility
• Write reports and annexes concerning his/her activity(ies) for donor reports and/or amendment 
• Ensure compliance with reporting deadlines and guidelines
• Communicate with team leaders concerning the progress and results of their activity(ies)
• Maintain a local operational communication network and positive relations with the local/governmental authorities, donor representatives, UN and other international agencies in cooperation with the program manager and Program Coordinator
• Represent Solidarites International in meetings or forums concerning the DISTRIBUTION activities within his employment location
• Represent SI on request and/or delegation
• Respond to the requirements of Headquarters concerning specific needs
• Write the administrative documents to be signed (MOU, handover…) jointly with governmental authorities, communities or partners

PROFILE FORSAKEN:

Studies : No special diploma is required, but a university degree will be an advantage

Experience in the humanitarian sector from 2 years / Experience on similar position

Language : English - upper-intermediate(written+spoken), Ukrainian – native

IT : Proficient in using the Microsoft Office suite

Qualification: Knowledge and experience implementing CVA, in-kind distributions or basic needs activities. Experience of thinking with a project cycle management and ability to have strategic thinking

Soft skills : Good Organization skills - proactivity - Capacity of Adaptation to manage emergency - Autonomous - solutions oriented

WORKING CONDITIONS

Place of work: office at the address: Dnipro, possible business trips to Dnipro, Kharkiv, Mykolaiv, Kherson regions and Kyiv

Contract: short-term contract contract with a possibility of extension 

Type of employment: full-time

Salary:  1790 EURO gross (paid in UAH according to the monthly rate of the bank of the European Commission). 

Additionally:  paid vacation 31 calendar days, paid family leave, life insurance.

Thank to send your application with cover letter in English. 

Deadline for submitting applications: June 18th 2024