Головний менеджер з логістики/ Logistics Manager

Міжнародна Солідарність (SI) — міжнародна гуманітарна неурядова організація, яка понад 40 років надає допомогу населенню, яке постраждалому від збройних конфліктів і стихійних лих, забезпечуючи життєво важливі потреби в їжі, воді та житлі. Зокрема, SI бере участь у боротьбі з хворобами, пов’язаними з небезпечною водою, яка є одною з причин смерті у світію. SI надає експертизу у сфері доступу до питної води, покращенні умов санітарії та гігієні, а також у сфері продовольчої безпеки та засобів до існування. Присутні приблизно в двадцяти країнах команди SI — загалом 2000 осіб, які складаються з експатріантів, національного персоналу, постійного персоналу в штаб квартирі та волонтерів — працюють з професіоналізмом і відданістю, поважаючи культуру.

 Міжнародна Солідарність (SI) має намір запобігати та боротися з усіма видами зловживань – усіма актами експлуатації, зловживань та/або сексуальних домагань (ЗСЕН) проти членів спільнот бенефіціарів, шахрайства, корупції, порушення прав осіб та/або власності, фінансування діяльності, яка завдає шкоди правам людини, – яка може бути здійснена в рамках її втручання. SI реалізує політику нульової терпимості щодо дій ЗСЕН.

 Міжнародна Солідарність є справедливим роботодавцем, який зобов’язується виявляти всі форми дискримінації. SI ніколи не  вимагатиме винагороду за участь у процесі найму.

Головний менеджер з логістики впроваджує та контролює всі логістичні операції на закріпленій за ним/нею базі. 

Він/вона організовує логістичну підтримку програм відповідно до процедур Міжнародної Солідарності.

Він/вона допомагатиме керівнику бази або польовому координатору у впровадженні правил безпеки.

ОПИС ПОСАДИ

Управління постачанням

• Проведення аналізу закупівельного середовища на місцевому рівні
• Нагляд за оновленням прайс листів та файлів постачальників 
• Керування процедурами закупівель Міжнародної Солідарності та донорів, які фінансують програми
• Отримування, затвердження та обробка запитів на цінові пропозиції та форми внутрішніх замовлень
• Забезпечення моніторингу та дотримання бюджетних статей, пов'язаних з логістикою
• Нагляд за підготовкою закупівельної документації та підготовка проектів контрактів  
• Участь у підготовці оголошень про проведення тендерів
• Нагляд за закупівлями, забезпечення дотримання правил та процедур затвердження
• Відбір постачальників та ведення переговорів щодо цін, термінів та способів доставки
• Забезпечення повноти закупівельної документації та її архівування відповідно до процедур "Міжнародної Солідарності
• Забезпечення моніторингу відносин з постачальниками 

 Управління автопарком 

• Ведення переговорів щодо договорів оренди транспортних засобів
• Нагляд за плануванням та виконанням робіт з технічного обслуговування та ремонту транспортних засобів місії 
• Складання графіків руху транспортних засобів
• Забезпечення наявності на борту всіх транспортних засобів повного аварійного комплекту
• Перевірка наявності і правильності ведення бортових журналів транспортних засобів
•   Забезпечення моніторингу, консолідації, аналізу та облік успоживання пального та пробігу транспортних засобів 
• Запобігання неправомірному привласненню пального та запасних частин

 Управління обладнанням/телекомунікаціями

•   Оновлення запасів в режимі реального часу
•   Оптимізація розподілу матеріалів відповідно до потреб завдання
•   Організація   обліку,  охорони та моніторингу матеріалів
•   Встановлення засобів зв'язку та забезпечення їх регулярного обслуговування
•   Навчання команди користуватися цими засобами зв'язку

 Управління та моніторинг ІТ обладнання

• Оновлення антивірусного програмного забезпечення
• Впровадження процедур резервного копіювання та захисту даних
• Забезпечення технічного обслуговування та правильного використання ІТ обладнання
• Надання технічної допомоги командам та організовувати тренінги

 Управління запасами

• Вибір місць зберігання та розробка плану розвитку та безпеки цих об'єктів
• Забезпечення зберігання матеріалів у відповідних умовах та контролювати терміни придатності
• Забезпечення дотримання процедур під час приймання та видачі запасів
• Контроль щомісячно   інвентаризаціі запасів

 Управління людськими ресурсами

• Аналіз та кількісна оцінка потреб у логістичному персоналі 
• Набір, навчання та контроль логістичну команду
• Проведеня оцінки ефективності роботи членів команди логістів
• Організація офіційних зустрічей команди через регулярні проміжки часу

Безпека

•   Впровадження заходів безпеки команди, визначених координаційною групою 
•   Навчання команди правилам і процедурам безпеки
•   Передавання будь якої нформації, пов'язаної з безпекою, своєму безпосередньому керівнику 

 Звітність/капіталізація

•   Забезпечення складання прайс листів та списків постачальників, а також інформації, що використовується (імпорт експорт, звільнення від сплати податків, податки)
•   Забезпечення моніторингу внутрішніх форм замовлень та надання статусу кожного замовлення особі, яка його очікує
•   Щомісячна консолідація логістичних хвітів та передавння її координатору з логістики
•   Надання  координатору з логістики всієї інформації, необхідної для складання проміжних та фінальних звітів
•   Передавання  координаторам звіти про закупівлі за закритими програмами з встановленою періодичністю

 ВИМОГИ ДО КАНДИДАТІВ: 

Oсвіта: Вища освіта, спеціальність у сфері логістики є перевагою 

Досвід: Досвід роботи в гуманітарному секторі від 2 років / Досвід роботи на аналогічній посаді.

Технічні навички: Знання процесів закупівлі, організації транспорту та управління автопарком

Знання мов: Англійська B2, українська  -  рідна

Знання IT програм: Досвідчений користувач пакету Microsoft Office

Кваліфікація: Управління складом, автопарком, процес закупівель, управління командою

Особисті якості: Хороші організаційні навички, проактивність, здатність до адаптації для управління надзвичайними ситуаціями, автономність, орієнтованість на рішення

УМОВИ ПРАЦІ

Місце роботи:  офісі за адресою: м. Дніпро, можливі відрядження в Харківську, Миколаївську, Херсонську обл. 

Контракт: строковий трудовий договір (згідно українського законодавства) 

Вид працевлаштування: повна зайнятість

Заробітна плата: 2380 EURО gross (виплачується в гривнях, згідно з місячним курсом банку Європейської комісії).

Додатково: відпустка 31 календарний день, оплачувана відпустки за сімейними обставинами, страхування життя.

 ______________________________________________________________________________________________

SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) is an international humanitarian NGO which, for more than 40 years, has been providing assistance to populations affected by armed conflicts and natural disasters by meeting their vital needs for food, water and shelter. Particularly involved in the fight against diseases linked to unsafe water, the first cause of death in the world, SI's interventions provide expertise in the field of access to drinking water, sanitation and hygiene promotion, but also in the essential area of food security and livelihoods. Present in around twenty countries, SI's teams   2000 people in total made up of expatriates, national staff, permanent staff at headquarters, and a few volunteers   work with professionalism and commitment while respecting cultures.

 Solidarites International (SI) is determined to prevent and fight all type of abuse – all act of exploitation, abuse and/or sexual harassment (SEAH) against members of beneficiary communities or collaborators, fraud, corruption, violation of persons and/or property, funding of activities harmful to human rights – that could be perpetrated in the frame of its interventions. SI implements a zero tolerance policy regarding acts of SEAH.

Solidarites International is an equitable employer committed to find all forms of discrimination. SI will never ask for any remuneration to take part in a recruitment process.

The Logistics Manager will implement and supervise all logistics operations at his/her assigned base. 

He/she will organize logistic support for programs, in keeping with Solidarites International procedures.

He/she will assist the base manager or the field coordinator in the implementation of safety rules.

 DESCRIPTION OF THE POSITION 

Supply Management

• Carry out a purchasing environment analysis at the local level
• Supervise the update of price lists and supplier files 
• Manage the Solidarites International purchasing procedures and those from donors funding the programs.
• Establish and update purchasing timelines, taking into consideration procurement tables, operation timelines and contextual and procedural logistical constraints 
• Receive, approve and process requests for quotes and internal order forms
• Ensure that budgetary lines related to logistics are monitored and observed
• Supervise the preparation of purchasing documents and draft the contracts   
• Participate in the drafting the call for tenders
• Supervise purchasing, ensuring that approval rules and procedures are observed
• Select suppliers and negotiate prices, deadlines and delivery methods
• Ensure that purchasing documents are complete and archived in keeping with Solidarites International procedures
• Ensure that dealings with suppliers are monitored 

 Vehicle Fleet Management 

• Negotiate vehicle rental contracts
• Supervise the planning and execution of maintenance and repair work on mission vehicles 
• Establish vehicle movement schedules
• Ensure that a complete breakdown kit is available on board all vehicles
• Permanently ensure that all drivers have received general training and carry out regular testing
• Ensure that drivers are aware of their obligation to adhere to Solidarites International safety rules and procedures
• Check that vehicle log books are in place and are used correctly
• Ensure that fuel consumption and vehicle mileage are monitored, consolidated, analyzed and recorded 
• Prevent the misappropriation of fuel and spare parts
• Ensure that all vehicles have accompanying administrative documents and that these are correctly filed and monitored 

 Equipment/Telecommunications Management

• Update inventory in real time
• Optimize distribution of materials according to task needs
• Organize the installation, safe guarding and monitoring of materials
• Install communication means and ensure that they are regularly maintained
• Train teams in the use of these communication means

 Management and Monitoring of IT Equipment

• Update antivirus software
• Implement backup and data protection procedures
• Ensure the maintenance and correct use of IT equipment
• Provide technical assistance to teams and organize training sessions

 Supplies Management

• Select storage locations and create a plan for the development and security of these sites
• Ensure material is stored under suitable conditions and monitor expiration dates
• Ensure procedures are followed as stock is checked in and out
• See that all documentation linked to stock is complete and correct 
• Supervise monthly physical stock inventory

 Human Resource Management

• Analyse and quantify logistics personnel needs 
• Recruit, train and supervise the logistics team
• Conduct performance reviews for members of the logistics team
• Organize formal team meetings at regular intervals

 Security

• Implement team safety measures as determined by the coordination team 
• Train teams in safety rules and procedures
• Pass on any security related information to his/her line manager 

 Reporting/Capitalization

• Ensure the compilation of price and supplier lists, as well as information in use (import export, exemption, taxes)
• Ensure that internal order forms are monitored and that the status of each order is given to the person waiting
• Consolidate logistics packs monthly and pass on to the logistics coordinator
• Provide the logistics coordinator with all information needed to draft intermediary and final reports
• Pass on purchasing reports for closed programs to the coordinators at the established frequency

PROFILE FORSAKEN

Study : Higher education, degree in logistics is a plus

Experience in the humanitarian sector from 2 years / Experience on similar position.

Technical skills : Knowledge in procurement, transport and fleet management

 Language : English B2,  Ukrainiain   native speaker

IT : Proficient in using the Microsoft Office suite.

Qualification : Warehouse, fleet management. Procurment Process. Mangement of team

Soft skills : Good Organization skills, proactivity, capacity of adaptation to manage emergency, autonomous,  solutions oriented

WORKING CONDITIONS

Place of work: office at the address: Dnipro, possible business trips to Kharkiv, Mykolaiv, Kherson regions.

Contract: fixed term contract (according to Ukrainian legislation) 

Type of employment: full time

Salary:  2380 EURO gross (paid in UAH according to the monthly rate of the bank of the European Commission). 

Additionally:  paid vacation 31 calendar days, paid family leave, life insurance.