Office Manager

 SharksCode — українська IT-компанія, яка спеціалізується на розробці високотехнологічних програмних рішень і платформ у B2B, зокрема у сфері iGaming.
Ми шукаємо енергійну особистість, яка здатна тримати під контролем життя офісу, помічати кожну деталь і зустрічати наших гостей та команду щирою посмішкою. 

 Критичні вимоги до кандидата:
•  організаційні здібності та мультитаскінг (пріоритизація та тайм-менеджмент);
•  комунікативні навички (грамотність, етикет, неконфліктність);
•  стресостійкість та адаптивність (позитивне мислення, уважність до деталей, виваженість);
•  технічна та цифрова грамотність (робота з оргтехнікою, документообіг та пакет MS Office).

 Функціональні обов’язки:
• Операційне управління та життєдіяльність:
- повне забезпечення офісу всім необхідним (food & drinks, канцелярія, господарські товари тощо) та взаємодія з кур'єрськими службами;
- координація наявних підрядників (флористи, клінінг, тех.обслуговування) та за необхідності пошук нових, контроль якості їхньої роботи;
- зустріч гостей та партнерів компанії;
- управління офісними паркомісцями, ведення таблиць запису та контроль оплат.
• Створення атмосфери та hospitality:
- втілення ідей для затишку: від оновлення декору та меблів до оперативного вирішення будь-яких офісних викликів для підтримки безперебійної роботи офісу;
- підтримка бездоганної чистоти та комфорту в спільних зонах (кухня);
- допомога колегам в адаптації до офісного простору;
- допомога в організації корпоративних івентів та пакуванні подарунків на свята;

• Системне управління процесами:
- планування витрат згідно з бюджетом, контроль своєчасної оплати рахунків;
- взаємодія з бухгалтерією та юристами у межах своєї зони відповідальності;
- підтримка роботи офісної техніки та робота в Jira (ведення тасок та обробка внутрішніх запитів від команди);
- управління вхідною/вихідною кореспонденцією.

• Teamwork:
- робота в синергії з іншими офіс-менеджерами;
- гнучкість у виконанні доручень керівництва та допомога в нестандартних ситуаціях;
- готовність тимчасово взяти на себе адміністрування та забезпечення життєдіяльності іншого офісу у разі відсутності колеги;
- виконання юридичних та бухгалтерських доручень, що зазвичай закріплені за іншим офіс-менеджером (наприклад, реєстрація та сканування документів, оформлення на відправку, контроль отримання та ведення архіву).

 Буде перевагою (nice to have):
• ініціативність; 
• енергійність;
• позитивне мислення;
• любов до людей і бажання робити офіс затишним =)