Finance Manager / Менеджер/-ка з фінансової діяльності

Background 

Helvetas Swiss Intercooperation is a Swiss international development organization present in 35 countries across Africa, Asia, Latin America, and Eastern Europe. It’s activities are focused on sustainable development initiatives, infrastructure recovery, economic recovery, and resilience.

Helvetas applies a nexus approach, engaging civil society, government, and the private sector.

In Ukraine, Helvetas implements programmes for economic recovery and development and supports the rehabilitation of housing and water infrastructure in communities. Our solutions are grounded in strong analysis of Ukraine’s labour market and economic trends, ensuring effective, sustainable and scalable approaches to recovery.

Helvetas currently operates in the Kyiv, Kharkiv, Chernihiv, Sumy, Dnipropetrovsk and Poltava regions and plans to expand its activities. Working at multiple levels, Helvetas collaborates with national and local authorities, businesses, and a network of civil society partners to deliver on its objectives.

Overall goal : 

The Financial Manager plays the senior financial role at program level, ensuring sound financial planning, monitoring, consolidation and reporting across all components and implementing partners. 

The position acts as the main financial counterpart for the Head of Program, donors and Head Office finance, ensuring that financial information supports strategic decision-making and that donor funds are managed in accordance with approved budgets, agreements and policies. 

The main objectives of the Finance manager are to: 

1. Ensure effective financial management and control of Program funds. 

2. Guarantee compliance with donor requirements, internal policies and statutory regulations. 

3. Provide accurate, timely and consolidated financial reporting to donors and Head Office. 

4. Strengthen financial oversight of implementing partners and beneficiaries. 

5. Support strategic planning, budgeting and financial decision-making. 

Roles and Responsibilities:

1. Financial Planning & Budgeting 

• Prepare and update Master Budget and detailed Project Budgets in line with donor agreements and Program planning. 

• Prepare and submit fund requests and cash-flow forecasts to ensure smooth Program implementation. 

• Support budget revisions and reallocations  

2. Financial Monitoring & Partner Oversight 

• Review and verify financial reports submitted by strategic partners, grantees, and other program actors. 

• Support the Regional Grant Managers in the grant cycles from calls for proposals, awarding grants, financial monitoring, release of milestone payments, financial reporting, and project audits.  

• Ensure partner expenditures are eligible, properly documented and aligned with approved budgets and donor rules. 

• Provide financial guidance and feedback to partners to strengthen compliance and report quality. 

3. Accounting & Financial Consolidation 

• Oversee bookkeeping and financial data accuracy in the BAS accounting system. 

• Supervise and validate financial records prepared by the Project Accountant. 

• Prepare and manage the Monthly Consolidation Process, producing consolidated financial statements at Country level. 

• Ensure consistency between accounting records and financial reports prepared in Banana and Sangama systems. 

4. Financial Reporting to Donors & Head Office 

• Prepare and coordinate periodic financial statements and reports in line with donor and Head Office requirements. 

• Prepare and cross-check donor financial reports. 

• Ensure timely and accurate submission of all required financial reports to donors. 

5. Internal Controls, Policies & Compliance 

• Develop, update and enforce robust internal control systems, financial policies and procedures at project level. 

• Ensure compliance with implementing policies, donor regulations, and statutory requirements. 

• Monitor adherence to internal controls by staff and partners. 

6. Statutory & Legal Compliance (Project Scope) 

• Ensure timely compliance with applicable statutory requirements related to project operations (e.g. taxes, VAT/service tax, mandatory reporting). 

• Coordinate, where required, the obtaining of project-related permits and authorisations. 

• Liaise with relevant authorities on project-related financial and regulatory matters. 

7. Audit & Assurance 

• Coordinate internal and external audits of the Program, projects and partners as required by donors and Head Office. 

• Ensure audit preparedness, timely provision of complete and accurate financial documentation, and systematic follow-up on audit findings and recommendations, including the preparation of corrective actions, verification of their implementation (e.g. additional checks, document corrections, procedural adjustments), and documentation of follow-up measures. 

8. Coordination & Advisory Role 

• Act as financial advisor to the Head of Program and Component Leads. 

• Support procurement and grant management processes with financial oversight and controls. 

Key qualities for success in this role:

• Minimum 7 years of experience in financial management of donor-funded projects or programs. 
• Proven experience in: 

  project budgeting and financial planning, donor financial reporting, partner financial oversight. 

  
  

• Experience working with international donors (SECO, EU, UN agencies, GIZ, USAID or similar). 

• Experience with accounting and reporting systems.

• Strong knowledge of financial management, internal controls and donor compliance. 

• High proficiency in Excel and financial reporting tools. 

• Ability to analyse and reconcile financial data across multiple systems. 

• Solid understanding of budgeting, financial consolidation and cash-flow management. 

We’re Hiring – Inclusive Opportunities! 

At Helvetas, we believe that diversity and inclusivity make us stronger. We welcome professionals with disabilities and are ready to provide a supportive and accessible work environment.

__________________________________________________________________________________

Helvetas Swiss Intercooperation – це швейцарська міжнародна організація, яка представлена у 35 країнах Африки, Азії, Латинської Америки та Східної Європи. Діяльність спрямована на впровадження ініціатив економічного відновлення та розвитку, стійкої інфраструктури, підтримку програм гуманітарної допомоги.

Helvetas використовує багаторівневий підхід, залучаючи до співпраці громадянське суспільство, уряд та приватний сектор.

Діяльність Helvetas в Україні спрямована на впровадження програм економічного відновлення та розвитку. Крім цього, Helvetas працює над стійким відновленням житлової та водної інфраструктури у громадах. Helvetas формує свої рішення на основі глибокої аналітики українського ринку праці та економічних тенденцій, забезпечуючи ефективні, сталi та масштабовані рішення для відновлення України.

Наразі Helvetas працює у Київській, Харківській, Чернігівській, Сумській, Дніпропетровській та Полтавській областях та планує розширити свою діяльність. Налагоджуючи роботу на різних рівнях, Helvetas співпрацює з національними та місцевими органами влади, бізнесом, а також розбудовує партнерську мережу громадських організацій для реалізації завдань.

Загальні цілі:

Менеджер/-ка з фінансової діяльності виконує провідну фінансову роль на рівні програми, забезпечуючи належне фінансове планування, моніторинг, консолідацію та звітність за всіма компонентами й партнерами-виконавцями.

Ця посада є основною фінансовою контактною особою для Керівника/-ці програми, донорів та фінансового відділу Головного офісу, забезпечуючи використання фінансової інформації для стратегічного ухвалення рішень, а також управління донорськими коштами відповідно до затверджених бюджетів, угод і політик.

Основні цілі Менеджера/-ки з фінансової діяльності:

• Забезпечення ефективного фінансового управління та контролю коштів програми.
• Гарантування відповідності вимогам донорів, внутрішнім політикам та законодавчим нормам.
• Підготовка точної, своєчасної та консолідованої фінансової звітності для донорів і Головного офісу.
• Посилення фінансового контролю за партнерами-виконавцями та бенефіціарами.
• Підтримка стратегічного планування, бюджетування та фінансового ухвалення рішень.

Основні обов'язки:

1. Фінансове планування та бюджетування

• Підготовка та оновлення зведеного бюджету (Master Budget) і детальних бюджетів проєктів відповідно до донорських угод та планування програми.
• Підготовка та подання запитів на фінансування і прогнозів руху грошових коштів для забезпечення безперебійної реалізації програми.
• Підтримка перегляду бюджетів та перерозподілу коштів.

2. Фінансовий моніторинг та контроль партнерів

• Перевірка та верифікація фінансових звітів, поданих стратегічними партнерами, грантоотримувачами та іншими учасниками програми.
• Підтримка регіональних грантових менеджерів/-ок у всіх етапах грантового циклу: від оголошення конкурсів заявок, надання грантів, фінансового моніторингу, виплати траншів за етапами, фінансової звітності до аудиту проєктів.
• Забезпечення того, щоб витрати партнерів були допустимими, належним чином документованими та відповідали затвердженим бюджетам і правилам донорів.
• Надання фінансових рекомендацій та зворотного зв’язку партнерам для посилення відповідності вимогам і покращення якості звітності.

3. Бухгалтерський облік та фінансова консолідація

• Контроль ведення бухгалтерського обліку та точності фінансових даних у системі BAS.
• Нагляд і перевірка фінансових записів, підготовлених бухгалтером/-кою проєкту.
• Підготовка та управління щомісячним процесом консолідації, включаючи формування консолідованої фінансової звітності на рівні країни.
• Забезпечення узгодженості між бухгалтерськими записами та фінансовими звітами, підготовленими в системах Banana та Sangama.

4. Фінансова звітність для донорів та Головного офісу

• Підготовка та координація періодичної фінансової звітності відповідно до вимог донорів і Головного офісу.
• Підготовка та перевірка фінансових звітів для донорів.
• Забезпечення своєчасного та точного подання всієї необхідної фінансової звітності донорам.

5. Внутрішній контроль, політики та відповідність вимогам

• Розробка, оновлення та впровадження надійних систем внутрішнього контролю, фінансових політик і процедур на рівні проєкту.
• Забезпечення відповідності політикам організації, вимогам донорів та законодавчим нормам.
• Контроль дотримання внутрішніх процедур працівниками/-цями та партнерами.

6. Законодавча та регуляторна відповідність (у межах проєкту)

• Забезпечення своєчасного виконання законодавчих вимог, пов’язаних із діяльністю проєкту (наприклад, податки, ПДВ/податок на послуги, обов’язкова звітність).
• Координація, за необхідності, отримання дозволів та погоджень, пов’язаних із проєктом.
• Взаємодія з відповідними державними органами з фінансових і регуляторних питань проєкту.

7. Аудит та контроль якості

• Координація внутрішніх і зовнішніх аудитів програми, проєктів та партнерів відповідно до вимог донорів і Головного офісу.
• Забезпечення готовності до аудиту, своєчасного надання повної та точної фінансової документації, а також системного опрацювання аудиторських зауважень і рекомендацій, включаючи підготовку коригувальних заходів, перевірку їх впровадження (наприклад, додаткові перевірки, виправлення документів, зміни процедур) та документування подальших дій.

8. Координаційна та консультативна роль

• Виконання функції фінансового радника/-ці для Керівника/-ці програми та керівників/-ць компонентів.
• Підтримка процесів закупівель та управління грантами шляхом фінансового контролю та нагляду.

Ключові якості для успіху в цій ролі:

• Щонайменше 7 років досвіду у сфері фінансового управління донорськими проєктами або програмами.
• Підтверджений досвід у:
  • бюджетуванні та фінансовому плануванні проєктів;
  • фінансовій звітності для донорів;
  • фінансовому контролі партнерів.
• Досвід роботи з міжнародними донорами (SECO, ЄС, агентства ООН, GIZ, USAID або подібні організації).
• Досвід роботи з бухгалтерськими та звітними системами.
• Глибокі знання фінансового менеджменту, внутрішнього контролю та донорських вимог.
• Високий рівень володіння Excel та інструментами фінансової звітності.
• Здатність аналізувати та звіряти фінансові дані між різними системами.

Ми наймаємо – рівні можливості для всіх!У Helvetas ми віримо, що різноманітність та інклюзивність роблять нас сильнішими. Ми відкриті до професіоналів з інвалідністю та готові забезпечити підтримку та доступне робоче середовище.