• Планування та організація роботи відділу
• Ведення переговорів з партнерами
• Ведення звітності
• Підтримка комунікації всередині компанії
• Створення сайту виставки ibliexpo.com на Wordpress

1. Комунікація з клієнтами (батьками та учнями):

-Надання повної інформації про програми підготовки, розклад, вартість та умови навчання.

-Консультації щодо вибору курсу або форми навчання. -Ведення запису на пробні заняття та регулярні курси.

-Оперативна відповідь на дзвінки, повідомлення, електронні листи.

2. Організація навчального процесу:

-Формування груп за віком та рівнем знань учнів.

-Складання та оновлення розкладу занять.

-Координація роботи викладачів.

-Контроль за відвідуваністю учнів.

3. Фінансові операції:

-Прийом та облік оплат.

-Нагадування клієнтам про оплату.

-Ведення звітності по платежах.

4. Адміністративна підтримка:

-Оформлення договорів та іншої документації.

-Замовлення необхідних матеріалів (канцелярія, підручники тощо). -Публікації в соцмережах або месенджерах.

5. Ведення баз даних:

Створення та оновлення бази учнів, батьків, викладачів.

Ведення таблиць Excel/Google Sheets.

1. Підтримка маркетингової стратегії: Допомога в розробці та реалізації маркетингових планів, спрямованих на залучення фермерів, агропідприємств та кооперативів. Пошук нових каналів просування. Підготовка презентацій, аналітики та оглядів ринку для керівника.

2. Контент та комунікації: Написання та редагування текстів. Підготовка email-розсилок, публікацій у Facebook, LinkedIn, Telegram.

3. Аналітика та дослідження: Аналіз агроринку України та окремих регіонів (тенденції, проблеми, потреби виробників). Моніторинг конкурентів — послуг, цін, підходів до маркетингу. Збір статистики за ефективністю рекламних кампаній.

4. Організація подій та участь у виставках: Допомога в підготовці до галузевих заходів. Організація стенду, матеріалів, логістики. Комунікація з організаторами, партнерами, друкарнями, підрядниками. 5. Операційна та адміністративна підтримка: Ведення бази контактів: фермери, агрономи, постачальники, партнери. Координація взаємодії з підрядниками (дизайнери, відеооператори, таргетологи). Контроль дедлайнів, підготовка рахунків, актів, комерційних пропозицій.

6. Брендинг і впізнаваність: Допомога в розробці буклетів, презентацій, шаблонів комерційних пропозицій. Підтримка єдиного стилю комунікацій і візуального оформлення. Робота з фірмовими матеріалами.

1. Прийом і супровід замовлень: Спілкування з клієнтами телефоном, у месенджерах або на пошті. Прийом замовлень, уточнення технічного завдання: матеріал, колір (RAL/NCS), об’єм, терміни. Заповнення замовлень у таблицю. Надання рахунків, актів, оформлення супровідних документів.

2. Координація виробничого процесу: Передача замовлень до виробничої зони, контроль термінів виконання. Складання графіку роботи майстрі. Повідомлення клієнта про статус замовлення (виконується, готово, затримка). Узгодження термінів доставки або самовивозу.

3. Комунікація з клієнтами та партнерами: Надання консультацій щодо матеріалів, фарб, типів покриття. Робота з повторними клієнтами. Прийом клієнтів у шоурумі, демонстрація зразків покриття. Збір зворотного зв’язку, вирішення конфліктних ситуацій (якщо виникають).

4. Облік матеріалів та закупівлі: Ведення залишків: фарби, лаку, розчинників, абразивів, пакувального матеріалу. Складання списків на закупівлю, передача менеджеру або самостійне замовлення. Контроль терміну придатності та зберігання хімії. Робота з постачальниками: запити, рахунки, замовлення, акти.

5. Документообіг і фінанси: Формування та друк рахунків, видаткових накладних, актів.Збір і обробка документів для бухгалтерії. Контроль оплат, надання чеків або підтверджень. Підготовка щотижневих/щомісячних звітів (кількість замовлень, виручка, оплати).

6. Адміністративна організація офісу: Контроль порядку в офісній зоні, забезпечення необхідними матеріалами. Прийом дзвінків, пошти, кур'єрів. Організація побутових питань (вода, кава, розхідники). Підтримка сайтів, соцмереж або допомога з оновленням контенту (за домовленістю). Робота з відгуками в Google, Facebook. Фотографування готових виробів.

7. Контроль охорони праці та безпеки (базовий рівень): Допомога у веденні обліку вогнегасників, аптечок, спецодягу.

1. Комунікація з клієнтами

Прийом вхідних звернень через телефон, месенджери, сайт, OLX тощо.

Первинне консультування клієнтів (вартість, умови, терміни, технологія).

Узгодження виїзду на об’єкт для заміру чи оцінки робіт.

Супровід клієнта на всіх етапах замовлення: підтвердження отримання заявки, узгодження деталей, інформування про хід і завершення робіт.

Формування і зберігання бази клієнтів та історії замовлень.

2. Забезпечення офісу, бригад і процесів

Закупівля матеріалів (суміші, сітка, маяки, плівка, витратники).

Ведення обліку залишків, контроль складу, оновлення запасів.

Організація доставки матеріалів та обладнання на об’єкти.

Планування та контроль графіків бригад: адреси, терміни, хід виконання.

Комунікація з постачальниками, логістами, ремонтниками.

Забезпечення офісу — вода, кава, папір, техніка, чистота.

Ведення списків витрат, передача інформації керівнику.

3. Просування компанії

Підтримка і оновлення оголошень на OLX, Prom.ua, сайтах послуг.

Збір контенту з об’єктів (фото/відео) для портфоліо.

Пошук і комунікація з потенційними партнерами: дизайнери, ремонтники, забудовники.

Допомога у створенні маркетингових матеріалів (флаєри, візитки, банери).

Додатково:

Підготовка та оформлення актів, договорів, рахунків. Створення щотижневих/щомісячних звітів по об’єктах і витратах. Ведення архіву файлів: фото об’єктів, технічні завдання, кошториси.

1. Прийом і обробка замовлень

Спілкування з клієнтами месенджері сайту.

Прийом замовлень із різних джерел: сайт, соцмережі, OLX, Prom.ua тощо.

Уточнення деталей: який товар цікавить, чи є в наявності, спосіб доставки та оплати.

Внесення замовлення в таблицю.

2. Консультація клієнтів

Пояснення, як працює той чи інший пристрій (LED-маски, міостимулятори, вакуумні очищувачі тощо).

Допомога з вибором техніки під запит клієнта (тип шкіри, вік, бажаний ефект).

Надсилання фото, відео-оглядів, відгуків, інструкцій.

3. Оформлення доставки

Створення ТТН у "Новій Пошті", "Укрпошті" або іншій службі.

Надсилання номера ТТН клієнту.

Контроль отримання, післяплати, зв'язок із клієнтом у день доставки.

4. Сервіс і підтримка після покупки

Перевірка задоволеності клієнта покупкою.

Вирішення питань, якщо щось не працює або є непорозуміння.

Оформлення повернень чи гарантійних випадків (за правилами магазину).

5. Облік і щоденна організація

Запис усіх замовлень, оплат і доставок у таблицю.

Щоденна перевірка залишків: що є в наявності, що потрібно замовити.

Підготовка звіту по продажах (щомісяця).

1. Організація побуту та комфорту в офісі

Контроль наявності всіх необхідних побутових речей: вода, кава, чай, цукор, серветки, туалетний папір, засоби гігієни.

Закупівля продуктів для офісної кухні.

Організація або координація прибирання.

2. Канцелярія та витратні матеріали

Ведення списку всіх канцтоварів, контроль залишків (папір, ручки, папки, файли тощо).

Поповнення запасів, замовлення через інтернет та локальні магазини.

Ведення внутрішнього обліку використання.

3. Офісна техніка

Контроль за справністю принтера, сканера, ноутбуків, роутера, іншої техніки.

Закупівля витратних матеріалів: картриджі, кабелі, мишки, флешки.

Організація ремонту або виклик спеціаліста при поломках.

4. Прийом посилок, доставка

Прийом і облік доставок: матеріали, документи, витратні товари.

Відправка документів, дрібних посилок ( Укрпошта, кур’єр).

5. Співпраця з постачальниками

Зв’язок із постачальниками води, канцтоварів, техніки.

Отримання рахунків, оформлення замовлень.

Передача документів до бухгалтерії.

6. Облік витрат і звітність

Фіксація всіх витрат в Excel (дата, сума, категорія, магазин).

Збереження чеків і передача звітності бухгалтеру.

Складання місячного звіту по витратах офісу.