Основні обов’язки:

– контроль адміністративних операцій в усіх офісах компанії;

– систематичне покращення адміністративних сервісів;

– співпраця з підрядниками та постачальниками, організація тендерів;

– закупівля матеріалів, обладнання, офісних меблів тощо;

– планування, контроль, аналіз та оптимізація бюджету адміністративних витрат;

– пошук нових та масштабування діючих офісів /складів/виробничих приміщень;

Досвід та навички:

– управління технічною командою (власною чи аутсорс);

– досвід розробки, вдосконалення та оптимізації адміністративних процесів;

– управління складними адміністративними проектами релокацій, закупівель;

– вміння швидко та комфортно вирішувати критичні адміністративні ситуації з внутрішнім замовником;

– досвід у побудові сервіс орієнтовного управління;

– контроль та підтримання порядку в офісі (взаємодія з клінінгом та службою безпеки);

– підготовка переговорних кімнат для засідань, зустрічей, нарад;

– забезпечення життєдіяльності офісу — замовлення продуктів, води, канцелярії тощо;

– ведення кореспонденції та забезпечення документообігу в межах своєї компетенції;

– комунікація по телефону (відповіді на дзвінки та подання довідок у межах своїх повноважень) та електронною поштою;

– виконання розпоряджень та наказів безпосереднього керівника.

Обов'язки event-менеджер:

– організація заходів: вигадування концепцій, ідей, сценаріїв; складання кошторисів та календарних графіків;

– пошук підрядників та управління їх роботою;

– узгодження робіт з іншими відділами (PR, реклама, продаж);

– ведення документообігу.

Заходи:

– 3-4.06.2017 - “Як створити мільйонний бізнес в Україні?”

– 8.06.2017 – Олексій Воронін “Метод Вороніна”

– 22-24.09.2017 – “Продажі, переговори” спікер Сергій Азімов

– 3-4.03.2018 – “Продажі, переговори” спікер Сергій Азімов

– 3-4.11.2018 – “Продажі, переговори” спікер Сергій Азімов Організувала кілька бізнес-сніданків, бізнес-тренінгів, де спікером був Олег Кудренко, а також В'ячеслав Базилєв, які давали майстер-класи, ділилися інформацією та особистим досвідом у сфері Криптовалют, а також запустила проект “Стул” на якому група учнів разом із В'ячеславом Базилєвим навчалися трейдингу. Представляла та займалася піаром компанії на заходах.

Тайм-менеджмент:

– складання та планування графіка керівника;

– домовлятися про зустрічі, відстежувати його робочий розклад;

– фіксувати і нагадувати керівнику про те, що він повинен зробити, інформувати його про дедлайни, зустрічі, поїздки та інші ділові заходи. Організація та забезпечення робочих заходів:

– підготовка та проведення зустрічей, переговорів, нарад, презентацій, ведення протоколів, розсилка повідомлень та запрошень учасникам заходів, а також надання їм інформації про підсумки зустрічей;

– організація чи контроль організації відряджень (підготовка проїзних документів, організація розміщення, транспорту, перекладача тощо). Ведення документації:

– робота з поштою – сортування пошти за ступенем важливості та терміновості, знання переадресації листів;

– робота з документами – складання необхідних ділових паперів, листів, заяв тощо, редагування документів, документообіг, робота в CRM. Підтримка ділових контактів, прийом телефонних дзвінків та правильна їх переадресація.

Робота офіс-менеджера:

– підтримка робочого місця керівника у повному порядку, контроль за працездатністю технічних процесів;

– контроль витратних матеріалів, підтримка контактів з постачальниками та службами, які відповідають за робочі процеси. Робота заступника:

– пошук для керівника інформації, а також вирішення питань з різних завдань;

– виступати представником компанії на ділових заходах, висловлювати позицію та відповідати на запитання.