• Координація щоденної операційної та адміністративної діяльності офісу, забезпечення безперервності його роботи.
• Управління офісною інфраструктурою та facilities: приміщення, інженерні системи, електропостачання, генератор, сервісне обслуговування, ремонтні та технічні роботи.
• Взаємодія з орендодавцем/керуючою компанією, сервісними організаціями, підрядниками та постачальниками.
• Організація та супровід закупівель і тендерів: визначення потреби, підготовка технічних специфікацій і вимог, аналіз пропозицій, координація виконання договорів.
• Контроль строків, якості та відповідності наданих товарів і послуг установленим вимогам.
• Організація експлуатації, обліку, інвентаризації, зберігання та переміщення активів; участь у питаннях списання та контролю майна.
• Участь у забезпеченні охорони праці, пожежної безпеки та цивільного захисту в офісі
• Проведення та актуалізація оцінки ризиків офісу та інших критичних локацій, визначення вразливостей і необхідних заходів зі зниження ризиків.
• Розробка практичних заходів щодо фізичної безпеки та захисту критичної інфраструктури, зокрема серверної, скління та інших вразливих елементів.
• Робота над emergency preparedness: евакуація, укриття, системи оповіщення, аварійні контакти, розподіл відповідальності та готовність персоналу.
• Участь у розробці та впровадженні заходів Business Continuity / Operational Resilience для підтримання критичних функцій організації під час відключень електроенергії, пошкодження або недоступності офісу та інших надзвичайних ситуацій.
• Розробка сценаріїв розвитку надзвичайних ситуацій та відповідних превентивних і реагувальних заходів, зокрема для зимового періоду.
• Оцінка ризиків зовнішніх постачальників і місць зберігання критичної документації/активів, включно з питаннями резервування та альтернативного зберігання.
• Організація резервного електроживлення та операційної автономності офісу: генератор, запас пального, зарядні станції та інші рішення.
• Координація службових поїздок, транспортної логістики та travel arrangements, включно з нестандартними маршрутами й логістикою в умовах війни.
• Організація заходів, конференцій, навчань, донорських/партнерських візитів, включно з логістикою, проживанням, транспортом, підрядниками та супровідною документацією.
• Оперативне вирішення непередбачених ситуацій під час заходів і роботи об’єктів, включно з організацією аварійних робіт і залученням підрядників.
• Підготовка та систематизація внутрішньої операційної документації, процедур, специфікацій, реєстрів та контрольних документів.
• Участь у донорських та зовнішніх аудитах, зокрема підготовка документів і відповідей щодо активів, закупівель, travel/DSA, внутрішніх процедур та операційних процесів.
• Взаємодія з Global Fund/LFA, аудиторами, партнерами та іншими зовнішніми сторонами в межах своєї функціональної відповідальності.
• Контроль відповідності операційних процесів внутрішнім політикам, донорським вимогам та встановленим процедурам.
• Виявлення операційних ризиків, підготовка практичних рекомендацій керівництву та координація впровадження погоджених заходів.

• Налаштування адміністративних процесів на підрозділах (У підпорядкуванні 7 офіс-адміністраторів);
• Розробка та впровадження стандартів складських приміщень: матеріальне забезпечення, охорона праці та пожежна безпека, організація простору та санітарні стандарти тощо (6 складів по Україні);

• Організація адміністративної діяльності компанії, контроль забезпечення офісів компанії;
• Планування бюджету, контроль та оптимізація адміністративних витрат;
• Стандартизація адміністративних процесів на підрозділах;
• Участь в організації та розробка корпоративних заходів;
• Управління командою (в Центральному офісі та на підрозділах);
• Проведення тендерів (Написання тендерних завдань, пошук та подальша співпраця з постачальниками товарів та послуг);
• Розробка проєктів покращення офісного простору (спортивна зона, лаунж зони тощо).Досягнення:
• Налаштування адміністративних процесів на підрозділах (У підпорядкуванні 7 офіс-адміністраторів).
• Розробка та впровадження стандартів складських приміщень: матеріальне забезпечення, охорона праці та пожежна безпека, організація простору та санітарні стандарти тощо (6 складів по Україні).

• Побудова адміністративного відділу та адміністративних процесів з 0;
• Впровадження корпоративного страхування, вакцинації, сервісу обідів та трансферу;
• Організація переїзду;
• Створення та впровадження системи комунікації зі співробітниками через філософію Happiness management;
• Організація корпоративних, спортивних заходів різного формату, благодійних, соціальних та тематичних заходів;
• Планування та бюджетування витрат відділу;
• Автоматизація адміністративних процесів (документообіг, відрядження, кореспонденція тощо);
• Підбір та адаптація співробітників відділу;
• Формування сумісно з HR відділом корпоративної культури та її стратегії втілення в життя компанії;
• Участь в адаптації, інбридинг, створення інформаційних матеріалів (брошури, відеознайомство з офісом);
• Комунікації зі співробітниками: виявлення потреб, створення опитувальників, анонімних скриньок зворотного зв'язку, написання анонсів, текстів, привітань на корпоративних порталах;
• Комунікація з керівниками відділів щодо покращення роботи співробітників;
• Побудова системи інформування співробітників про важливі події, створення регламентів та правил у компанії;
• Створення комфортного робочого простору.

• Планування та бюджетування заходів Центру;
• Організація заходів;
• Комунікація з тренерами, спікерами, узгодження райдеру та організаційних особливостей;
• Організаційна підтримка керівника Центру;
• Написання текстів для анонсування заходу на сайті і в соцмережах;
• Активна інформаційна підтримка заходу протягом проєкт - набір груп на захід;
• Комунікація з клієнтами та супровід від початку і після завершення.