Operation Officer / Project Officer

The National Committee of the Ukrainian Red Cross Society (URCS) announces a competition for the position of Operation / Project Officer for Swiss Red Cross Mission

The Ukrainian Red Cross Society is the largest humanitarian organization in Ukraine, which is one of the first to respond to all emergencies in the country and provide assistance to those who need it most. 

Do you feel like you can make the world a better place? Join the Ukrainian Red Cross Society: 

• The opportunity to do good: Help those who need it and feel inspired by contributing to a better world. 
• New knowledge and skills: Take interesting trainings, become a volunteer or employee, and gain valuable experience for your life. 
• Friends and like-minded people: Join a team of caring people who are always ready to help. 
• Pride in your actions: Join and feel proud to be a hero! 

The Ukrainian Red Cross is thousands of people across Ukraine who make the world a better place every day. 

Operation Officer- based in Kropyvnytskyi, Kirovohrad Oblast, Ukraine - will act as support to the URCS branch in URCS Kirovohrad Oblast Organisation and SRC Field Delegate. The Operation Officer is part of the SRC delegation and under the supervision of the SRC Field Delegate/Kirovohrad Oblast, provide organizational and administrative support as required for the office management for the Swiss Red Cross projects/activities in Kirovohrad and Kherson region.

Essential Tasks: 

Primary Responsibilities:

1. Under the direction of the Field Delegate/Team Leader, be responsible for maintaining the day-to-day office management of the Swiss Red Cross (SRC).
2. Under the direction of the Field Delegate/Team Leader, provide support for program activities within the Kirovohrad and Kherson region.
3. Ensureinternal and external reporting requirements are carried out appropriately, guarantying the legal compliance, accountability, and transparency.
4. To ensure SRC staff are compliant with URCS and SRC policies and procedures. 
5. To follow and report to Field Delegate, news/developments with regard to humanitarian, socio-economic, political and safety/security issues in Kirovohrad and Kherson region.

Main tasks:

As operations officer, advise and provide organizational and administrative support as required for the office management and for the Swiss Red Cross projects/activities in Kirovohrad and Kherson region.

• To organize workshops, visits and other meetings with the partners and other stakeholders.
• To organize logistics, accommodation, and travels for the Swiss Red Cross staff (in consultation with the Swiss Red Cross logistics & finance/administrative officers). 
• To interpret at meetings and translate specific documents of the Swiss Red Cross projects/activities from/to Ukrainian/English.
• To ensure that the Swiss Red Cross office/structure in Kropyvnytskyi and Kherson region has the necessary supplies.
• Maintain organized electronic and physical files. Update contacts and relevant information in the SRC filing systems.

To support the Swiss Red Cross program staff in planning and implementation of the Swiss Red Cross activities.

• Prepare and edit documents, general reports, monthly data reports, presentations, and correspondence.

To support the Swiss Red Cross program cooperation and capacity-building efforts vis-a-vis the URCS branch in Kirovohrad and Kherson region.

• To support program implementation including monitoring activities for the Swiss Red Cross projects/activities.
  • To participate in the Swiss Red Cross strategic and project/activity planning processes.
  • Follow the progress of the LFA, work plans and budget, ensuring programs are on the correct progression. 
  • To contribute to the bi-annual and annual project progress reports.

To follow news/developments in the regions and share this information within the SRC/URCS team. 

• Monitor news/developments vis-a-vis humanitarian, socio-economic (e.g. IDP issues), and political issues that impact or could impact SRC/URCS humanitarian projects/activities. Proactively share this information with the Swiss Red Cross team.
• In coordination with the Team Leader/Program staff, maintain contact with humanitarian coordination structures (e.g. OCHA, Clusters, etc.) to have accurate information on humanitarian developments/issues in the region.
• Monitor news/developments vis-a-vis safety & security issues that could impact SRC/URCS humanitarian activities/operations and share this with the Swiss Red Cross team.
• Contribute information/news for inclusion in the Swiss Red Cross-institutional reporting (e.g. SitRep, annual reports, project reports, etc.).

Other functional tasks as assigned by the line manager.

Requirements 

• University Degree in one of the relevant fields: public relations administration, law, international relations.    
• At least 3 years of relevant working experience in project administration, management and/or project implementation. 
• Experience formulating and monitoring budgets and providing appropriate financial analysis with respect to the financial activities
• Experience in working with NGOs or international organizations is welcomed
• Computer literacy (1C vs.8) and working knowledge of spreadsheet applications, and general understanding of the data processing and accounting software
• Facilitation of organisational development processes
• Time management skills and ability to perform under deadlines
• Organizational skills, ability to prioritize a complex workload and to work autonomously as needed
• Problem solving skills
• Strong interpersonal skills and good understanding of working in a partnership framework. 
• B2 level of English, both written and verbal, fluent Ukrainian  

The Ukrainian Red Cross Society offers: 

• Interesting, diverse and multitasking work; 
• Employment in accordance with the Labor Code; 
• Timely payment of salary; 
• A friendly and close-knit team of like-minded people; 
• Participation in trainings and seminars in Ukraine and abroad. 
• Unique experience in the largest public organization in Ukraine 

We aim to create a safe and inclusive environment at URCS that will provide all employees and volunteers, regardless of age, gender, ethnicity, religion, disability, or sexual orientation,  equal access to opportunities, protection of their dignity, and equal rights.  

We are an employer with equal opportunities for all employees, including people with disabilities.  

We do not discriminate in our recruitment and employment practices based on race, color, religion, gender, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, or age.  

Sexual exploitation and abuse are prohibited in all forms. The organization implements a policy to prevent sexual harassment, sexual exploitation, and abuse, including in the workplace.   

If you are interested in the vacancy, we are waiting for your applications 

Location: Kropyvnytskyi 

If you are interested in this position, please send your CV and Cover letter in English only to  Відправити резюме   

Due to a large number of requests, we contact candidates who fully meet the requirements of the vacancy. 

Національний комітет Товариства Червоного Хреста України (ТХЧУ) оголошує конкурс на посаду  фахівця\чині з операційних питань Місії Швейцарського Червоного Хреста з досвідом ведення проектів.

Товариство Червоного Хреста України - найбільша гуманітарна організація України, яка одна з найперших реагує на всі надзвичайні ситуації в країні і надає допомогу тим, хто найбільше її потребує. 

Відчуваєте, що можете зробити світ кращим? Приєднуйтесь до Товариства Червоного Хреста України:  

• Можливість творити добро: Допоможіть тим, хто цього потребує, і відчуйте натхнення  від зробленого внеску   
• Нові знання та навички: Пройдіть цікаві тренінги, станьте волонтером або співробітником і отримайте досвід, який стане у пригоді в житті. 
• Друзі та однодумці: Приєднуйтесь до команди небайдужих людей, які завжди готові прийти на допомогу. 
• Гордість за свої дії: Долучайтесь та відчуйтесь гордість за те, що ви – герой! 

ТЧХУ – це тисячі людей по всій Україні, які щодня роблять світ кращим. 

Офіцер з операційної діяльності - базується в Кропивницькому, Кіровоградська область, Україна - буде надавати підтримку відділенню Товариства Червоного Хреста України (ТЧХУ) в Кіровоградській обласній організації ТЧХУ та польовому делегату ШвЧХ (Швейцарський Червоний Хрест). Офіцер з операційної діяльності входить до складу делегації ШвЧХ і підпорядковується польовому делегату ШвЧХ /Кіровоградської області. Він/вона надаватиме організаційну та адміністративну підтримку, необхідну для управління офісом проєктів/заходів ШвЧХ у Кіровоградській та Херсонській областях. 

Обов’язки: 

• Під керівництвом Польового делегата/Командира групи відповідати за щоденне управління офісом Швейцарського Червоного Хреста (ШвЧХ).
• Під керівництвом Польового делегата/Командира групи надавати підтримку програмним діям в Кіровоградській та Херсонській областях.
• Забезпечувати належне виконання вимог внутрішньої та зовнішньої звітності, гарантуючи правову відповідність, підзвітність та прозорість.
• Забезпечувати дотримання співробітниками ШвЧХ політик та процедур ТЧХУ та SRC.
• Слідкувати та повідомляти Польового делегата про новини/події щодо гуманітарних, соціально-економічних, політичних та питань безпеки в Кіровоградській та Херсонській областях.

Основні завдання:

Як офіцер з операційної діяльності надавати консультації та організаційну та адміністративну підтримку, необхідні для управління офісом та проєктами/заходами Швейцарського Червоного Хреста в Кіровоградській та Херсонській областях.

• Організовувати семінари, візити та інші зустрічі з партнерами та іншими зацікавленими сторонами
• Організовувати логістику, проживання та поїздки для співробітників Швейцарського Червоного Хреста (спільно з офіцерами з логістики та фінансів/адміністрування Швейцарського Червоного Хреста).
• Перекладати під час зустрічей та перекладати спеціальні документи проєктів/заходів Швейцарського Червоного Хреста з/на українську/англійську мову.
• Забезпечувати наявність необхідних матеріалів в офісі/структурі Швейцарського Червоного Хреста в Кропивницькому та Херсонській області.
• Вести організовані електронні та паперові архіви. Оновлювати контакти та актуальну інформацію в архівних системах ШвЧХ.

Підтримувати персонал програм Швейцарського Червоного Хреста в плануванні та реалізації діяльності SRC.

• Підгодовувати та редагувати документи, загальні звіти, щомісячні звіти з даними, презентації та листування.
• Підтримувати співпрацю за програмами Швейцарського Червоного Хреста та зусилля з розвитку потенціалу щодо відділення ТЧХУ в Кіровоградській та Херсонській областях.
• Підтримувати реалізацію програм, включаючи моніторинг проєктів/заходів Швейцарського Червоного Хреста.
• Брати участь у стратегічному плануванні та плануванні проєктів/заходів Швейцарського Червоного Хреста.
• Слідкувати за ходом виконання LFA, робочих планів та бюджету, гарантуючи правильний розвиток програм.
• Сприяти підготовці піврічних та річних звітів про хід виконання проєктів.

Слідкувати за новинами/подіями в регіонах та ділитися цією інформацією в межах команди ШвЧХ /ТЧХУ.

• Моніторити новини/події щодо гуманітарних, соціально-економічних (наприклад, проблеми ВПО), політичних питань, які впливають або можуть вплинути на гуманітарні проєкти/заходи ШвЧХ /ТЧХУ. Проактивно ділитися цією інформацією в межах команди Швейцарського Червоного Хреста.
• У координації з Командиром групи/програмним персоналом підтримувати зв'язок із структурами гуманітарної координації (наприклад, OCHA, Кластери тощо) для отримання достовірної інформації про гуманітарні події/проблеми в регіоні

Вимоги:  

• Вища освіта за одним із відповідних напрямків: управління зв'язками з громадськістю, право, міжнародні відносини.
• Не менше 3 років досвіду роботи в адмініструванні, управлінні проектами або їх реалізації.
• Досвід формування та моніторингу бюджетів, а також проведення відповідного фінансового аналізу щодо фінансової діяльності.
• Досвід роботи з неурядовими організаціями або міжнародними організаціями вітається.
• Впевнене володіння комп'ютером (1С:Підприємство 8), знання програм для роботи з електронними таблицями та загальне розуміння програмного забезпечення для обробки даних та бухгалтерського обліку.
• Сприяння процесам організаційного розвитку.
• Навички тайм-менеджменту та здатність працювати в стислі терміни.
• Організаційні здібності, вміння розставляти пріоритети в умовах складної робочої нагрузки та працювати самостійно за необхідності.
• Навички вирішення проблем.
• Високі міжособистісні навички та гарне розуміння роботи в рамках партнерства.
• B2 рівень англійської мови (письмової та усної), вільне володіння українською мовою.

Товариство Червоного Хреста України пропонує: 

• Цікаву, різноманітну та багатозадачну роботу; 
• Працевлаштування згідно КЗпП; 
• Своєчасну виплату заробітної плати; 
• Дружній і згуртований колектив однодумців; 
• Участь у тренінгах та семінарах в Україні та за її межами. 
• Унікальний досвід роботи в найбільшій громадській організації України 

Ми маємо на меті створити в ТЧХУ безпечне та інклюзивне  середовище, яке забезпечить усім співробітникам, волонтерам незалежно від віку, статі та гендерної приналежності, етнічного походження, релігії, наявності інвалідності, сексуальної орієнтації рівний доступ до можливостей, захист їх гідності та рівність прав. 

Ми є роботодавцем з рівними можливостями для всіх працівників, в тому числі для осіб з інвалідністю. 

Ми  не дискримінуємо у своєму виборі та працевлаштуванні на основі раси, кольору шкіри, релігії, статі, національного походження, політичної приналежності, сексуальної орієнтації, гендерної ідентичності, сімейного стану, інвалідності, генетичної інформації, віку. 

Сексуальна експлуатація та наруга заборонені в усіх формах. Організація впроваджує політику запобігання сексуальним домаганням, сексуальній експлуатації та нарузі, в тому числі на робочому місці.  

 Робоче місце:  м. Кропивницький

Випробувальний термін – 3 місяці. 

Просимо надсилати резюме виключно англійською мовою із зазначенням бажаного рівня зарплати з позначенням посади за наступною адресою:  Відправити резюме . 

Зважаючи на велику кількість запитів, ми зв’язуємося з кандидатами, які повністю відповідають вимогам вакансії