Programmes Assistant/ Translator - Адміністративний помічник/ Перекладач

Overall Purpose, responsibilities

The programmes assistant provides day to day support to the Medair office across a wide variety of activities involving logistics, HR, finance, programmes, and security. This provides valuable support to the programme staff, enabling them to focus on their core activities.

Project Overview

Medair is an international Christian humanitarian organization that provides emergency response to most vulnerable people occurring amidst conflict, disease, and disaster to ensure their life in dignity and hope. It launched its activities in Ukraine in early March 2022 as a result of Russian military actions escalation in Ukraine. Medair has implemented numerous interventions in various sectors, such as Shelter, Health, Cash and NFI, Case Management, WASH, Mental Health. Medair teams are located in the East, North and West of Ukraine to ensure multi-sectoral approach to assistance. We are looking for a qualified professional to join us in supporting vulnerable communities.

General

•            Uphold the humanitarian principles of humanity, neutrality, impartiality, and independence.

•            Respect the Medair values at all times, both within and outside of working hours.

•            Know, understand, and comply with Medair internal policies and procedures.

Communication and Translation

•            Develop and maintain a transparent, honest and supportive communication structure between international and Ukrainian staff, bridging any Ukrainian/English language gaps.

•            Support technical programme and support officers in translation of location-specific documentation between Ukrainian, English.

•            Attend and provide verbal translation for external and internal meetings and trainings as requested

•            Ensure data protection guidelines and strict confidentiality is maintained in all areas of work

•            Refer to the relevant Medair staff before making any internal or external commitment on behalf of Medair,  whether verbal or written

•            Facilitate in developing and maintaining positive relationships with local authorities, other NGOs and any other stakeholders, representing Medair and ensuring good co-operation and partnerships

•            Support other activities, as required and identified by Medair

Project Administration

• Provide administrative support for functioning/smooth running of project activities in all sectors, including but  not limited to: preparing, obtaining required signatures and tracking of MoUs and official letters; supporting in preparing and collecting required beneficiary paperwork; activity reporting; preparing documents for distributions, external correspondence
• Support Partnership Manager in liaising with local partners, including correspondence and relationship building
• Ensure all documentation is scanned and stored in appropriate location on Sharepoint
• Support telephone and face to face communication with beneficiaries regarding project activities

Support – HR, Logisitics and Finance

• Support PSO/PC in day to day running of office
• Support the HR team and line managers to implement talent management, update or roll-out of staff guidelines.
• Support the HR team and leadership with inductions and onboarding of new staff and casual workers.
• Welcoming and briefing new Medair staff and visitors
• Support in preparing and handling of logistics and finance documents and PDFs

Security

• Support compliance with Medair security policies and protocols.

PERSON SPECIFICATION

Qualification / Experience

• Vocational qualification - Qualification in relevant subject and/or equivalent hands-on experience in relevant field.
• Work experience - Experience in teaching/translating English and Ukrainian in a business  environment. Desirable Experience of working in a cross- cultural setting experience in a not-for- profit organisation.
• Languages - Excellent English (spoken and written), Fluent Ukrainian (spoken and written)
• IT - Computer literate with good working knowledge of Microsoft Excel, Word and Outlook Desirable Experience of working with different  accounting packages

Competencies

• Motivation - Desire to serve others. Enjoys a challenge and works hard to achieve objectives Desirable Enthusiastic, compassionate, self- motivated, ready to help colleagues
• Team-building Team-player who enjoys working in an international team setting. Good inter-personal skills Desirable Previous experience of living and working in a multi-cultural team. Encouraging, supportive. Good conflict         resolution skills
• Adaptability Capacity to work under pressure and manage personal stress levels. Creative, open-minded, flexible, self- learner. Can prioritise work to meet deadlines Desirable Willingness to be stretched, professionally, personally, and spiritually
• Technical expertise Problem solving ability. Competent with administrative tasks. Organised and structured with good attention to detail. Good communicator. Desirable Knowledge of humanitarian context.
• Management and leadership Able to make decisions within a consultative and supportive framework. Respectful, accountable, honest. Desirable Able to motivate others.

 MEDAIR UKRAINE BRANCH strives to create diverse and inclusive workplaces and is an equal employment opportunity employer. For more detailed information, please contact us.

 ________________________________________________________________________________________

Загальна мета, обов'язки

Адміністративний помічник надає щоденну підтримку офісу Medair у різноманітних видах діяльності, включаючи логістику, кадри, фінанси, програми та безпеку. Це надає цінну підтримку персоналу програми, дозволяючи їм зосередитися на своїй основній діяльності.

Огляд проекту

Medair (Медейр) — це міжнародна християнська гуманітарна організація, яка надає екстрену допомогу найбільш уразливим людям, які опинилися в умовах конфлікту, хвороб і катастроф, щоб забезпечити їхнє життя в гідності та надії. Вона розпочала свою діяльність в Україні на початку березня 2022 року внаслідок ескалації військових дій Росії в Україні. Medair реалізувала численні заходи в різних секторах, таких як: житло, охорона здоров’я, готівка та нефінансова інформація, соціальний супровід, WASH, психічне здоров’я. Команди Medair розташовані на сході, півночі та заході України, щоб забезпечити багатосекторальний підхід до допомоги. Ми шукаємо кваліфікованого фахівця, щоб приєднатися до нас у підтримці незахищених громад.

Загальні обов’язки адміністративного помічника

• Підтримувати гуманітарні принципи гуманності, нейтралітету, неупередженості та незалежності.

• Поважати цінності Medair завжди, як у робочий час, так і поза ним.

• Знати, розуміти та дотримуватися внутрішньої політики та процедур Medair.

Комунікація та переклад

• Розвивати та підтримувати прозору, чесну та сприятливу структуру спілкування між міжнародним та українським персоналом, усуваючи будь-які бар’єри у володінні українською/англійською мовами.

• Підтримувати технічну програму та супровідний персонал в перекладі спеціалізованої внутрішньої документації з української на англійську та навпаки.

• Відвідувати та забезпечувати усний переклад зовнішніх та внутрішніх зустрічей і тренінгів за запитом.

• Забезпечити дотримання інструкцій із захисту даних і суворої конфіденційності в усіх сферах роботи.

• Узгодження з уповноваженим персоналом Medair внутрішніх чи зовнішні зобов’язань від імені Medair (усні чи письмові).

• Сприяти розвитку та підтримці позитивних відносин з місцевою владою, іншими неурядовими організаціями та будь-якими іншими зацікавленими сторонами, представляючи Medair та забезпечуючи хорошу співпрацю та партнерство.

• Підтримка інших видів діяльності, якщо це вимагається та визначено Medair.

Адміністрування проекту

• Забезпечення адміністративної підтримки для функціонування/безперебійної роботи проектної діяльності в усіх секторах, включаючи, але не обмежуючись: підготовка, отримання необхідних підписів і відстеження Меморандумів про взаєморозуміння та офіційних листів; супровід у підготовці та зборі необхідних документів для бенефіціарів; звітність про діяльність; підготовка документів для розподілу, зовнішнього листування.

• Підтримка менеджера з партнерства у спілкуванні з місцевими партнерами, включаючи листування та налагодження стосунків.

• Контроль, що всю документацію відскановано та збережено у відповідному місці на файлосховищі Sharepoint.

• Підтримка телефонного та особистого спілкування з бенефіціарами щодо проектної діяльності.

Підтримка – HR, логістика та фінанси

• Підтримка PSO/PC (керуючого офісом, програмного координатора) у повсякденній роботі офісу.

• Підтримка команди відділу кадрів і лінійних керівників у впровадженні управління талантами, оновленні або розгортанні інструкцій для персоналу.

• Підтримка команди відділу кадрів та лінійних керівників у введенні в посаду нових співробітників і тимчасових працівників.

• Представлення та ознайомлення з новим персоналом і відвідувачами Medair.

• Підтримка в підготовці та обробці логістичних і фінансових документів та форм відшкодування витрат.

Безпека

• Підтримка відповідності політикам і протоколам безпеки Medair.

СПЕЦИФІКАЦІЯ ПОСАДИ

Кваліфікація / Досвід

Професійна кваліфікація – вища профільна освіта

Досвід роботи - досвід викладання/перекладу англійської та української мов у бізнес-середовищі. Бажаний досвід роботи в міжкультурному середовищі, досвід у неприбутковій організації

Мови – вільне та грамотне володіння англійською мовою (розмовна та письмова), вільне володіння українською (усна та письмова)

IT - Комп'ютерна грамотність і добрі робочі знання Microsoft Excel, Word та Outlook. Бажано досвід роботи з різними бухгалтерськими пакетами.

Компетенції

Мотивація - бажання допомагати іншим. Приймає виклики та наполегливо працює для досягнення цілей. Бажано: ентузіазм, співчуття, самовмотивованісь, готовність допомогти колегам.

Побудова команди - командний гравець, якому подобається працювати в міжнародній команді. Хороші навички міжособистісного спілкування. Бажано: попередній досвід життя та роботи в мультикультурній команді. Вміння підбадьорити, підтримати. Хороші навички вирішення конфліктів.

Адаптивність - здатність працювати під тиском і керувати рівнем особистого стресу. Творчість, відкритість, гнучкість, самонавчання. Вміння розставляти пріоритети в роботі для дотримання термінів. Бажано: прагнення до професійного зростання, особистісного та духовного. 

Технічна експертність - здатність вирішувати проблеми. Компетентність в адміністративних завданнях. Організованість і структурованість, з увагою до деталей. Хороший комунікатор. Бажано знання гуманітарного контексту.

Управління та лідерство - здатність приймати рішення в рамках консультацій та підтримки. Шанобливий, відповідальний, чесний. Бажано: здатність мотивувати інших.

ФІЛІЯ МЕДЕЙР В УКРАЇНІ прагне створити різноманітні та інклюзивні робочі місця та є роботодавцем, який передбачає рівні можливості працевлаштування. За більш детальною інформацією просимо зв'язатись із нами.