Архіваріус / Archivist

Міжнародна Солідарність (SI) в Україні відкриває вакансію Архіваріус для осіб з інвалідністю.

Міжнародна Солідарність (SI) — міжнародна гуманітарна неурядова організація, яка працює понад 40 років і допомагає населенню, постраждалому від збройних конфліктів і стихійних лих, забезпечуючи життєво важливі потреби в їжі, воді та житлі. Зокрема, SI бере участь у боротьбі з хворобами, пов’язаними з небезпечною водою, що є однією з причин смерті у світі. SI надає експертизу у сфері доступу до питної води, покращенні умов санітарії та гігієні, а також у сфері продовольчої безпеки та засобів до існування. Присутні приблизно в двадцяти країнах команди SI — загалом 2000 осіб, які складаються з експатріантів, національного персоналу, постійного персоналу в штаб-квартирі та волонтерів — працюють з професіоналізмом і відданістю, поважаючи культуру.

Міжнародна Солідарність (SI) має намір запобігати та боротися з усіма видами зловживань – усіма актами експлуатації, зловживань та/або сексуальних домагань (ЗСЕН) проти членів спільнот-бенефіціарів, шахрайства, корупції, порушення прав осіб та/або власності, фінансування діяльності, яка завдає шкоди правам людини, – яка може бути здійснена в рамках її втручання. SI реалізує політику нульової терпимості щодо дій ЗСЕН.

Міжнародна Солідарність є справедливим роботодавцем, який зобов’язується виявляти всі форми дискримінації. SI ніколи не  вимагатиме винагороду за участь у процесі найму.

 ОПИС ПОСАДИ

Архіваріус відповідає за збереженням та архівацією документів регіонального офісу. Він/вона відповідає за конфіденційність інформації.

Перелік основних завдань:

Підтримка місії в архівуванні бухгалтерської документації:

• Перевірка та ваучеризація бухгалтерського архіву
• Сканування та архівування бухгалтерської документації

Проведення перевірки бухгалтерського архіву:

• Облік місцезнаходження та статусу усіх архівів місії
• Підтримка зв'язку з координаційним офісом щодо прийому архіву
• Підготовка архівних документів для відправки в Координацію.

Підготовка документів для  аудит відповідно до вимог донорів та органів влади:

• Організація архіву відповідно до внутрішніх вимог організації та законодавства
• Підготовка документів для аудиту (при необхідності).

ВИМОГИ ДО КАНДИДАТІВ: 

Oсвіта:  вища освіта

Досвід: досвід роботи з документообігом буде перевагою

Знання мов: вільне володіння українською мовою, знання англійської мови буде перевагою

Знання IT програм: користувач MS Office

Особисті якості: увага до деталей та здатність швидко навчатися.

УМОВИ ПРАЦІ

Місце роботи:  офіс  в м. Харків

Контракт: строковий трудовий договір (згідно українського законодавства)

Вид працевлаштування: повна/неповна зайнятість

Заробітна плата: 885 EUR gross (виплачується в гривнях, згідно з місячним курсом банку Європейської комісії)

Додатково: відпустка 31 календарний день, додаткові оплачувані відпустки за сімейними обставинами, страхування життя.

Будь ласка, надішліть резюме.

 Кінцевий термін подання заявок: 31 травня 2024

 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

SOLIDARITES INTERNATIONAL launches the recruitment of an Archivist and consider only people with disability for this role.

SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) is an international humanitarian NGO which, for more than 40 years, has been providing assistance to populations affected by armed conflicts and natural disasters by meeting their vital needs for food, water and shelter. Particularly involved in the fight against diseases linked to unsafe water, the first cause of death in the world, SI's interventions provide expertise in the field of access to drinking water, sanitation and hygiene promotion, but also in the essential area of food security and livelihoods. Present in around twenty countries, SI's teams - 2000 people in total made up of expatriates, national staff, permanent staff at headquarters, and a few volunteers - work with professionalism and commitment while respecting cultures.

 Solidarites International (SI) is determined to prevent and fight all type of abuse – all act of exploitation, abuse and/or sexual harassment (SEAH) against members of beneficiary communities or collaborators, fraud, corruption, violation of persons and/or property, funding of activities harmful to human rights – that could be perpetrated in the frame of its interventions. SI implements a zero-tolerance policy regarding acts of SEAH.

 Solidarites International is an equitable employer committed to find all forms of discrimination. SI will ever ask for any remuneration to take part in a recruitment process.

 DESCRIPTION OF THE POSITION 

The archivist ensures that the accounting documents are perfectly maintained.

S/He is in charge of his/her archiving security.

List of main tasks:

 Carry out check of accounting archive of the mission

• Record the location and status of all accounting archive on the mission
• Liaise with the base for the reception of archive
• Prepare archive for shipment to HQ

 Support the mission in archiving accounting document in  deployment on the base:

• Cross check and voucherize accounting archive
• Scan and archive soft accounting documents

 Prepare audit as per institutional donor and authorities’ requirement

• Organize archive as per requirement
• Verify transactions voucher of the mission and report any discrepancies to the Head of Accountancy
• Upon request prepare any document related to audit

PROFILE FORSAKEN

Education: higher education

Experience: Document flow experience would be an advantage

Knowledge of languages: fluency in Ukrainian, knowledge of English will be an advantage

Knowledge of IT programs: MS Office user

Personal qualities: attention to detail and ability to learn quickly.

WORKING CONDITIONS:

This position is based in Kharkiv

Contract: fixed-term contract (according to Ukrainian legislation)

Type of employment: full-time/part-time

Salary: 885 EURO gross (paid in UAH according to the monthly rate of the bank of the European Commission)

Additionally:  paid vacation 31 calendar days, paid family leaves, life insurance.

Thank for sending your application. 

Deadline for submitting applications: May 31th, 2024.