Асистент з кадрового адміністрування (Assistant HR and Administration)

Міжнародний Медичний Корпус ніколи не вимагає від кандитатів внесків, платежів або інших грошових операцій. Якщо у зв'язку з працевлаштуванням на роботу у вас вимагають гроші, будь ласка, повідомте про це Міжнародному Медичному Корпусу на сайті для повідомлень про неправомірну поведінку: www.InternationalMedicalCorps.ethicspoint.com. Будь ласка, не надсилайте своє резюме або заявку на цей сайт, вони не будуть розглянуті.

Фахівець програми психічного здоров'я та психосоціальної підтримки тісно співпрацює з менеджером і технічними керівниками для забезпечення підтримки польової команди (Психолог і Психологічна команда). Він/вона забезпечує відповідну якість послуг, і розв’язання всіх потреб команди.

Опис вакансії 

 Асистент з кадрових питань та адміністрування працюватиме разом з командою Міжнародного Медичного Корпусу та надаватиме адміністративну та кадрову підтримку команді Міжнародного Медичного Корпусу у повсякденному офісному житті, організовуватиме діловодство, організовуватиме поїздки, забезпечуватиме прийом гостей та перекладатиме документи, а також допомагатиме старшому фахівцю з кадрових питань.

 Щоб бути успішним на даній посаді, кандидат повинен виконувати основні обов’язки самостійно або ж необхідні особливі умови праці.

Основні завдання і обов’язки  

Організація офісу та загальне адміністрування

• Підтримка у створенні офісних процесів та протоколів відповідно до стандартних операційних процедур Міжнародного Медичного Корпусу, включаючи охорону праці та безпеку.
• Відповідає за загальне обслуговування офісу, включаючи повторне замовлення витратних матеріалів, послуги з прибирання та ведення точних записів.
• Прийом відвідувачів.
• Надання послуг перекладу за необхідності, як письмового, так і усного в режимі реального часу.
• Складання, сканування та друк документів.

Туристична та візова підтримка

• Надавати ефективну підтримку міжнародному персоналу та відвідувачам, забезпечуючи візову підтримку/підтримку з реєстрації для міжнародного персоналу, коли це необхідно.
• Організація транспорту та проживання (таксі, готелі, квитки).
• Інші обов'язки за необхідності.

Кадровий потенціал

• Допомога в підборі та наймі нового персоналу Міжнародного Медичного Корпусу, сервісних підрядників та/або волонтерів у польовому офісі.
• Надання персоналу оновлених рекомендацій.
• Забезпечення розробки посадових інструкцій для нових посад, перегляд/доопрацювання посадових інструкцій для існуючих посад та їх переклад за необхідності.
• Надання допомоги та забезпечення регулярного оновлення контактної інформації персоналу, включаючи профілі персоналу польових офісів.
• Переконайтеся, що працівники належним чином подають дані табелювання; перевірте, що час, зафіксований у табелях, є правильним і розміщений відповідно до його категорії, наприклад, звичайний, понаднормовий, відпустка, лікарняний лист тощо.
• Допомога відділу кадрів у відстеженні відпусток працівників, підготовці наказів на відпустки та графіків відпусток.
• Сканування всіх кадрових документів.
• Обробка договорів про надання послуг та підготовка супровідних документів за необхідності.
• Виконувати інші обов'язки за призначенням. Функції та обов'язки, перелічені в цьому документі, мають репрезентативний характер і не обов'язково можуть бути включені в об’єм роботи.

Мінімальні вимоги

 Ступінь бакалавра в галузі менеджменту (бажано людських ресурсів), психології або суміжних галузей.

• Здатність відбирати та збирати дані для листування або звітів.
• Здатність дотримуватися графіків і дедлайнів.
• Вільне володіння англійською мовою: усно та письмово.
• Знання основних комп'ютерних програм (Microsoft Office).
• Щонайменше 1-3 роки досвіду роботи в діловодстві.
• Відмінні міжособистісні та комунікативні навички.
• Терпіння, наполегливість, проактивність, цілеспрямованість та вміння працювати в стресових умовах.
• Здатність проявляти ініціативу та готовність брати на себе нові обов'язки.
• Висока трудова етика.
• Здатність визначати пріоритети в роботі та працювати в режимі багатозадачності в умовах швидкого темпу зі зміною пріоритетів.
• Здатність працювати як самостійно, так і в команді.

Норми поведінки 

Відповідно до даної посади, людина повинна сприяти та заохочувати культуру дотримання та етики в усій організації та підтримувати чітке розуміння стандартів відповідності Міжнародного Медичного Корпусу та етичних стандартів донорства. Співробітники також несуть відповідальність за запобігання порушення нашого кодексу поведінки та етичних норм, які можуть включати конфлікти інтересів чи етичних норм чи політики безпеки. Якщо ви бачите, чуєте або дізнаєтеся про порушення кодексу поведінки та етичних норм чи політики безпеки , ви зобов’язані про це повідомити. 

Якщо це наглядова позиція, слід подавати приклад етичної поведінки через власну поведінку та нагляд за роботою інших; забезпечити, щоб ті, хто звітує перед вами, мали достатні знання та ресурси для дотримання стандартів, викладених у кодексі поведінки та етичних норм; контролювати відповідність підлеглих працівників; забезпечити дотримання кодексу поведінки та етичних норм та політики Міжнародного Медичного Корпусу, включаючи політику безпеки та захисту від приниження, знущання та сексуальних домагань на робочому місці, постійно та справедливо; підтримувати працівників, які сумлінно піднімають такі питання або виражають занепокоєння. 

Безпека 

Всі співробітники поділяють відповідальність та зобов’язання щодо безпеки та захисту населення, з яким ми працюємо, включаючи особливо вразливі категорії дорослих та дітей. Це включає захист від наступної поведінки наших співробітників або партнерів: сексуальна експлуатація та насилля; експлуатація праці, нехтування або насилля над дітьми, дорослими, що відносяться до групи ризику або ЛГБТ-представниками; будь яка форма торгівлі людьми. 

Рівні можливості 

Міжнародний Медичний Корпус з гордістю надає рівні можливості працевлаштування всім співробітникам і кваліфікованим кандидатам без урахування раси, кольору шкіри, релігії, статі, сексуальної орієнтації, національного або етнічного походження, віку, інвалідності або статусу ветерана. 

Міжнародний Медичний Корпус пишається тим, що надає рівні можливості працевлаштування всім співробітникам і кваліфікованим кандидатам незалежно від раси, кольору шкіри, релігії, статі, сексуальної орієнтації, національного чи етнічного походження, віку, інвалідності чи статусу ветерана.