Адміністратор програми

Місце роботи: Івано-Франківськ

Дата початку: Січень 2025

Тривалість контракту: 10 місяців (включаючи 3-місячний випробувальний термін) з можливим подовженням у разі наявності фінансування

Організація «Людина в біді» здійснює свою діяльність в Україні з початку серпня 2014 року і з тих пір, гуманітарні програми швидко розширюються. В даний час, «Людина в біді» є однією з основних гуманітарних організацій в Україні, яка надає нейтральну і незалежну гуманітарну допомогу людям, які постраждали від конфлікту.

PIN є роботодавцем, який надає рівні можливості, тому заявки приймаються від усіх кваліфікованих кандидатів без розрізнення за будь-якими ознаками, включаючи расу, етнічну приналежність, національність, вік, релігію, інвалідність, сексуальну орієнтацію, статеву ідентичність та інші. PIN приймає заявки від представників різних груп та цінує різноманіття.

Загальна інформація про роль співробітника

Під загальним наглядом Провідного фахівця з надання надзвичайної допомоги, адміністратор програми відповідає за коректність та повноту наданої інформації, забезпечуючи вчасне та ефективне впровадження плану заходів регіону/проєкту, невідкладне надання всієї необхідної інформації Провідному фахівцю з надання надзвичайної допомоги та збереження (для архівування) всіх доручених та отриманих документів відповідним чином.

Конкретні обов’язки та відповідальність 

• Забезпечувати підготовку та подання звітності по регіону відповідно до проєктних вимог.
• Вирішувати загальні питання, що стосуються адміністративної діяльності регіону.
• Брати участь у загальних зборах Програмних та Операційних відділів для вирішення проєктних задач.
• Сприяти проведенню закупівельних, фінансових та логістичних процесів для організації, управління та моніторингу проєктної діяльності.
• Забезпечувати ефективну імплементацію проєктів (перевірка баз даних, ведення документообігу) на території Івано-Франківської області.
• Виконувати ключову роль у вирішенні питань щодо списання, адміністрування та організації процедур дистрибуції в системах ELO та Navision (внутрішні системи документообігу).
• Розвивати співпрацю з іншими програмними адміністраторами, впроваджуючи найкращі практики та алгоритми під час реалізації проєктів та створення баз даних.
• Виконувати роль лідера у процесах звітування та передачі інформації, необхідної для реалізації проєктів відповідно до запитів донорів.
• Адмініструвати базу даних бенефіціарів, забезпечуючи правильність, актуальність та своєчасне оновлення інформації.
• Забезпечувати точність, правильність і якість даних, які використовуються у проєктах.
• Реєструвати та підтримувати порядок у документах, зібраних фахівцями програм.
• Допомагати фахівцям програм перевіряти дані бенефіціарів відповідно до наданих відомостей.
• Надавати інформацію згідно з параметрами, визначеними керівниками та менеджерами, для підготовки базового аналізу даних.
• Готувати дані проєкту для координації з іншими зацікавленими сторонами.
• Сканувати та архівувати всю проєктну документацію.
• Сприяти інтеграції проєкту в загальну програму сектору.
• Брати участь в оперативних нарадах з Провідним фахівцем з надання надзвичайної допомоги та координації дистрибуції для узгодження плану роботи та звітувати про виконану роботу за попередній період.
• Забезпечувати обмін досвідом, аналізувати помилки, поширювати найкращі практики серед колег.
• Негайно інформувати Провідного фахівця з надання надзвичайної допомоги про будь-які зміни у проєкті.
• Готувати інші робочі звіти на запит Провідного фахівця з надання надзвичайної допомоги.
• Надавати звітну документацію на першу вимогу Провідного фахівця з надання надзвичайної допомоги.

Необхідний досвід та квалифікація 

• Вища освіта (наявність сертифікатів у сфері гуманітарної діяльності буде перевагою).
• Щонайменше 1 рік професійного досвіду в суміжній галузі.
• Досвід роботи в бухгалтерському обліку, фінансах або в міжнародних гуманітарних організаціях/НУО є бажаним.
• Відмінне володіння пакетом MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Навички складання звітів, зокрема кількісних.
• Високий рівень уважності до деталей та точності.
• Досвід роботи в команді та здатність працювати самостійно.
• Розвинені комунікаційні та міжособистісні навички.
• Високий рівень організованості, вміння управляти часом та робочим навантаженням.
• Базове розуміння гуманітарної допомоги або програм розвитку в умовах надзвичайних ситуацій є перевагою.

Ми пропонуємо:

• Конкурентна заробітна плата за шкалою заробітної плати PIN у розмірі  1 311 USD (до стягнення податків) 
• Позитивне робоче середовище у налагодженій та зростаючій гуманітарній організації;
• 5% річне збільшення заробітної плати;
• Відшкодування витрат на проїзд між офісами та районами роботи;
• Можливості професійного розвитку за допомогою різноманітних заходів з збільшення потенціалу, таких як тренінги, семінари та інше
• 28 днів щорічної відпустки + 3 новорічних бонусних днів відпуски.

Процедура подання заявки:

Будь ласка, надішліть чітко позначені резюме та мотиваційний лист. Зверніть увагу, що ми зв’яжемося лише з відібраними кандидатами. Письмові тести та співбесіди будуть проводитись поступово, а вакансія буде закрита при підтверждені кандидатури на посаду.

Зверніть увагу, що PIN не стягує комісію на жодному етапі процесу набору персоналу.