Спеціаліст з документообігу

Core — операційна платформа та інноваційне середовище, які дозволяють розвивати бізнеси, що вже існують, та створювати нові.

У пошуках спеціаліста з документообігу, який допоможе забезпечити надійність, порядок та якість процесів роботи з паперовими та електронними документами з нашими контрагентами.

Це роль для уважної, організованої людини, яка любить, коли все розкладено «по поличках», і отримує задоволення від системності та чіткості в процесах.

Чому ця роль може бути тобі цікавою:

Ти станеш частиною процесів, які безпосередньо підтримують роботу всього бізнесу. Документи, з якими ти працюватимеш, — це фінальний і важливий етап великих процесів взаємодії з клієнтами, партнерами та підрядниками.

Тут ти зможеш відчути реальний вплив своєї роботи — адже саме через твою увагу до деталей проходять підписання, погодження та запуск багатьох бізнес-ініціатив.

Також це:

• сучасний офіс у центрі міста з комфортною інфраструктурою;
• дружня та неформальна команда, де є підтримка і здорові робочі стосунки;
• щотижневі командні зустрічі та внутрішні активності (онлайн-ігри, мікротімбілдинги);
• можливість бути залученим у велику кількість процесів і бачити «як працює бізнес зсередини»;
• розвиток через багатозадачність, комунікацію та організацію власної роботи.

 Що ти будеш робити:

• Обробка вхідної та вихідної кореспонденції:
  

  — 

  Приймати, сортувати, реєструвати та розподіляти вхідну пошту та вести відповідні реєстри.
  

  — 

  Готувати та відправляти вихідну кореспонденцію.

• Ведення бази даних:
  

  — 

  Вводити реєстри паперової та електронної кореспонденції.

• Комунікація з клієнтами та партнерами:
  

  — 

  Відповідати на запити клієнтів через електронну пошту та інші засоби зв'язку.
  

  — 

  Координувати кореспонденцію між відділами.
  

  — 

  Отримувати та відправляти кореспонденцію до органів державної влади та органів місцевого самоврядування.

• Адміністративна підтримка:
  

  — 

  Готувати звіти про обробку кореспонденції.
  

  — 

  Оформлювати супровідні повідомлення до офіційних листів, звернень, запитів та ін.

• Контроль якості:
  

  — 

  Перевіряти кореспонденцію на відповідність внутрішнім стандартам, стилю, формату та вимогам оформлення.
  

  — 

  Виявляти та виправляти орфографічні та синтаксичні помилки в документах.
  

  — 

  Перевіряти та виявляти умисні і непогоджені виправлення в документах, неналежні підписи.

• Документообіг:
  

  — 

  Формувати пакети документів для підписантів.
  

  — 

  Друкувати, сканувати, пакувати і сортувати документи.
  

  — 

  Передавати документи для архівації та зберігання відповідно до політики компанії.
  

  — 

  Забезпечувати конфіденційність та безпеку документів.
  

  — 

  Відправляти, отримувати та сортувати кореспонденцію, що надходить через сервіси електронного документообігу.

• Координація доставки:
  

  — 

  Організовувати та відстежувати доставку кореспонденції.
  

  — 

  Співпрацювати з кур'єрськими службами та поштовими операторами (Нова пошта, Укрпошта, DHL).
  

  — 

  Збирати і відправляти кореспонденцію з відділень пошти.
  

  — 

  Створювати ТТН, здійснювати фізичний супровід паперових відправок листів, створювати реєстри відправлень для Нової пошти, Укрпошти, DHL.

Що важливо для нас:

• Грамотна усна та письмова мова.

• Досвід роботи з текстовими та табличними редакторами.

• Уважність, акуратність і любов до порядку в документах.

• Комунікабельність та готовність до активної офлайн-комунікації.

• Готовність працювати з електронними системами документообігу та таск-трекерами.

• Вміння підтримувати порядок у паперовому та електронному документообігу.

• Орієнтація на якість і принцип «роблю добре з першого разу».

Що ми пропонуємо?

1. Гнучкий графік роботи з можливістю починати робочий день з 8:00 до 10:00 та завершувати з 17:00 до 19:00.
2. Офіс в центрі Одеси. Офіс автономний на випадок відключення світла.
3. Оплачувану відпустку — 18 робочих днів, 8 оплачуваних лікарняних на рік без довідок та 11 державних вихідних, 1 Self Care Day.
4. Компенсацію 50% професійного навчання: курси, тренінги, вебінари й т.д.
5. Додаткові оплачувані day off, які надаються при настанні певних життєвих обставин.
6. Виплати та компенсації під час важливих життєвих подій — як у складних ситуаціях, так і з нагоди приємних новин.
7. Наявність прозорої політики Sabbatical (тривала відпустка на 1-3 місяці).
8. Можливість навчання та розвитку: досвід та підтримку наших співробітників, допомогу в професійній адаптації під кураторством протягом усього випробувального терміну.
9. Внутрішні корпоративні знижки на замовлення їжі, розваги, побутові послуги, техніку, навчання, книги, здоров’я, спорт і фінансові сервіси.
10. Фінансову допомогу в непростих життєвих ситуаціях та подарунки до професійних та корпоративних подій.
11. Швидке прийняття рішень і тестування ідей — відсутність зайвої бюрократії та мікроменеджменту.
12. Профільні івенти та чати для обміну досвідом у рамках групи компаній.
13. Командні заходи, щоб навіть у складні часи підтримувати один одного.
14. Сімейний доступ до корпоративної бібліотеки в смартфоні “KUKA” з базою понад 10 000 ліцензійних електронних, аудіокнижок, журналів та подкастів.

15. Чітку позицію та конкретні дії задля наближення Перемоги. Від початку повномасштабного вторгнення ми виділили понад 4 000 000 $ на мілітарний і гуманітарний напрямок.

І вважаємо однією з найвагоміших переваг — роботу в компанії, у якій тебе чують і до тебе прислухаються, а керівник та команда відкриті до діалогу та пропозицій !