Асистент з питань фармацевтики/ Pharmacist Assistant

Premiere Urgence Internationale (PUI) є некомерційною, неполітичною та нерелігійною гуманітарною неурядовою організацією. ПУІ розпочав гуманітарну інтервенцію в Україну в лютому 2015 року. Цілями місії є покращення або відновлення рівного доступу до первинної медичної допомоги для місцевого та переміщеного населення, яке постраждало внаслідок військового конфлікту, та покращення умов їхнього життя шляхом покриття їхніх фундаментальних потреб. 

Місце роботи – Харків ,Харківська  область.

КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ:

Освіта: Вища або середня медична або фармацевтична освіта; диплом молодшого спеціаліста, магістра (спеціаліста/ бакалавра) за спеціальністю «Фармацевтика», «Медична справа» або іншою суміжною спеціалізацією.

Досвід роботи:2 роки в медицині, фармацевтиці або іншій загальній спеціалізації. Досвід роботі в гуманітарній організації.

Знання мов: Вільне володіння українською мовою.

Знання та навички:  Критичне мислення, здатність до обробки великого обсягу інформації, організаційні навички, відмінні комунікативні навички. Програмні, фінансові та організаційні навички дуже бажані.

Володіння ПК: Відмінне знання пакету Microsoft Office (з фокусом на Excel та Word).

Основна місія асистента фармацевта полягає у допомозі фармацевту у його роботі, забезпечуючи вільний доступ до медикаментів найбільш вразливим верствам населення (внутрішньо переміщені особи, інваліди, потерпілі від війни), які надаються мобільними бригадами проєкту, в межах ваучерного проєкту, у формі пожертв медичним установам, а також забезпечуючи якість та наявність медикаментів, що надаються бенефіціарам проєкту, дотримання належних процедур зберігання та розповсюдження медичних препаратів й введення інформації в онлайн-форму моніторингу. 

 ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ’ЯЗКИ:

Завдання №1:  Управління складськими запасами

• Забезпечувати належне дотримання практик зі зберігання препаратів відповідно до міжнародних протоколів, тобто за допомогою належного заповнення складських карток, термінів придатності, маркування в алфавітному порядку та відповідності тощо на усіх фармацевтичних складах ПУІ та об’єктах, призначених для допоміжних супервізій
• Проводити фізичні інвентаризації та позапланові перевірки. За наявності розбіжностей між результатами фізичних інвентаризацій та теоретичними складськими запасами вивчити питання та сповістити про це Фахівця з фармацевтичної діяльності;
• Відпускати препарати з головного складу медичним бригадам за інструкціями фармацевта
• Працювати у тісному контакті з фахівцем/асистентом фахівця зі складської діяльності та асистентом з роздач задля забезпечення чіткої комунікації та обміну інформацією
• Надавати допомогу фармацевтові з наданням запитів на інші бази на пересування складських запасів на склад бази.
• Тісно співпрацювати з усіма логістичними та медичними відділами задля забезпечення безперебійного постачання запасів та розв’язання будь-яких проблем, що виникають.
• Допомагати фармацевтові з наданням запитів на склад на ліки для мобільних бригад. 
• Допомагати з постачанням ліків від складу до офісу
• Готувати щомісячний звіт щодо кількості медичних виробів, використаних мобільними бригадами, та надавати його фармацевтові
• Регулярно інформувати фармацевта про препарати, термін придатності яких може скоро закінчитися, а також про нестачу препаратів, тобто, про препарати, які стануть непридатними протягом наступних 6 місяців та препарати, які можуть бути недоступними протягом через 3 місяці у майбутньому.

Завдання №2:  Пожертви фармацевтичних препаратів та ваучерні програми

• Брати участь у приготуванні пожертв / оренд / обмінів у координації з Фахівцем з фармацевтичної діяльності та медичним відділом
• Брати участь у постачанні ПУІ медичних витратних матеріалів та обладнання до цільових медичних установ; 
• Розташовувати предмети та надавати необхідну інформацію про них задля оформлення угод пожертви 
• Збирати інформацію про ціни, постачальників, виробників тощо задля затвердження препаратів, які будуть включені до ваучерної програми
• Проводити оцінки аптек, на які треба звернути увагу у зв’язку з ваучерною програмою
• Здійснювати координацію з медичною командою, щоб оформляти угоди з аптеками для ваучерної програми
• Здійснювати виїзди на об’єкти для моніторингу виконання ваучерної програми в аптеках 

Завдання №3: Збирання даних, аналіз та архівування

• Здійснювати координацію з медичним відділом та програмним персоналом задля забезпечення збирання та архівування угод пожертви відповідно до рекомендацій

• Аналізувати дані задля оптимізації процесу управління препаратами та товарами медичного призначення (оцінка потреб, терміни придатності, надлишок/нестача на складі тощо).

• Забезпечувати регулярне та належне застосування документів з фармацевтичного менеджменту (відомості інвентаризації, накладні, комп’ютерні інструменти тощо.).

• Бути в змозі надати у будь-який момент надійну інформацію щодо запасів, швидкості застосування, використання ліків та медичних виробів за кожним з проєктів.

• Забезпечувати резервне копіювання усіх комп’ютерних даних, принаймні раз на місяць

Завдання №4: Інші обов’язки    

• Допомагати фармацевтові з процесами створення медичних запитів на закупівлі
• Долучатися до приготування звітів та проєктних документів, надаючи інформацію, створюючи таблиці та обробляючи повсякденну кореспонденцію та звіти.
• Брати участь у зустрічах програмної/медичної/фармацевтичної команди відповідно до потреб.
• У разі відсутності фармацевта на рівні країни виконувати його обов’язки, закриваючи таким чином цю прогалину
• Виконувати будь-які інші функції, які можуть призначатися прямим керівником на основі потреб

УМОВИ

Дата початку: квітень 2026

Строковий договір з можливим продовженням

Локація: Харків ,Харківська  область.

Робочі дні: з понеділка по п'ятницю

Зацікавлені кандидати повинні подати своє резюме та супровідний лист англійською мовою, включаючи принаймні 2 довідкові контакти. Тест на займання вакантної позиції буде виключно англійською мовою. 

Premiere Urgence Internationale (PUI) is a non-profit, non-political and non religious humanitarian NGO. PUI started humanitarian intervention in Ukraine in February 2015. The mission's objectives are to improve or restore equitable access to primary health care for the local and displaced population affected by the military conflict and to improve their living conditions by covering their fundamental needs.

Place of work - Kharkiv . Kharkiv region

Qualifications 

Education Degree: Higher or secondary medical or pharmaceutical education; diploma of junior specialist, master's degree (specialist/bachelor) in the specialty "Pharmaceuticals" "Medical business" or another related specialization.

Work experience: 2 years in medicine, pharmaceutics or other general specializations. Experience with humanitarian organization.

Language Skills: Fluent in Ukrainian. English is an asset.

Knowledge & skills: Good critical thinking; Ability to synthesis a wide scope of information. Solid organizational skills, excellent communication and interpersonal skills. Solid programmatic, financial, and organizational planning skill is highly desirable.

Computer skills: Excellent knowledge of Microsoft Office (with focus on Excel and Word).

The main mission of the assistant pharmacist is to help the pharmacist in his work, ensuring free access to medicines for the most vulnerable sections of the population (IDPs, disabled people, people affected by the conflict) provided by the project's mobile teams, through the voucher project, and as donations to health facilities, as well as ensuring the quality and availability of medicines provided to the recipients of the project, compliance with proper procedures storage and distribution of medicinal products and entering information into the online monitoring form.

TASKS AND DUTIES  

Objective 1:  Stock Management

• Ensure proper drug storage practices are adhered to in accordance to international protocols i.e. proper filling of stock cards, expiry dates, alphabetical order labelling and compliance, etc, in all PUI pharmaceutical stores and facilities targeted for supportive supervisions

• Conduct physical inventory and random checks. In case of discrepancies between physical inventory and theoretical stock, investigate and inform the Pharmacist Officer.

• Dispenses drugs from the main stock to medical teams, under the pharmacists direction

• Work in close contact with the warehouse assistant/officer and the distribution assistant to ensure clear communication and sharing of information

• Assist the pharmacist in making requests to other bases for movements of stock to the base warehouse.

• Work closely with all logistics and medical departments to ensure the smooth delivery of stock and problem solve any issues that arise.

•  Assist the pharmacist in making requests to the warehouse for medicines for mobile teams. 

• Assist in the delivery of medicines from the warehouse to the office

• Prepare a monthly report on the number of medicinal products used by the mobile teams and submit it to the Pharmacist

• Regularly inform the pharmacist of potential expiring drugs and shortages, i.e. drugs that will expire within the next 6 months and drugs that may not be available in the next 3 months.

Objective 2:  Pharmaceutical donations and voucher programs

• Participate in the preparation of donations / loans / exchanges, in coordination with the Pharmacist Officer and Health department

•  Participate in the delivery of medical consumables and equipment by PUI to targeted health facilities; 

• Locate and provide necessary information regarding items for developing of Donation Agreements

• Collect information regarding prices, suppliers, manufacturers, etc, for approval of drugs to be included in the voucher program

• Carry out assessments of pharmacies to be considered for the voucher program

• Coordinate with the health team to develop contracts with pharmacies for the voucher program

• Conduct field visits to monitor voucher fulfillment at pharmacies 

Objective 3:  Data collection, analysis and archiving

• Coordinate with the health department and program staff to ensure that all Donation Agreements are collected and archived according to guidelines

• Analyze the data to optimize the management of drugs and medical supplies (needs assessment, expiry dates, overstock/shortage etc.).

• Ensure regular and appropriate use of the pharmacy management documents (inventory records, delivery notes, computer tools etc.).

• Be able to provide at any given time reliable information on stock, consumption, use of medicines and health products for each project. 

• Ensure all computer data is backed-up, at minimum, on a monthly basis

Objective 4:  Others

• Assists the pharmacist in the Medical PR launching processes

• Contribute to the preparation of reports and project documents by providing information, preparing tables, and drafting routine correspondence and reports.

• Participate in programs/medical/pharmacy team meetings, as required.

• Fill the gap of the country pharmacist by assuming his duties in his absence

• Perform any other function as might be assigned by the line manager based on needs

CONDITIONS

Starting time: April 2026

HOW TO APPLY:

Interested candidates should submit their CV and cover letter including at least 2 reference contacts.