Pharmacy Supervisor / Старший фахівець з фармацевтики

Прем'єр Уржанс Інтернасьональ (ПУІ) є неприбутковою, неполітичною і нерелігійною гуманітарною неурядовою організацією. ПУІ розпочала гуманітарну діяльність в Україні в лютому 2015 р., маючи на меті відновлення та забезпечення доступу до первинних послуг охорони здоров'я для місцевого населення й внутрішньо переміщених осіб, що постраждали внаслідок озброєного конфлікту та покращення умов життя шляхом забезпечення їхніх базових потреб. 

Місце роботи – Дніпро

КВАЛІФІКАЦІЙНІ  ВИМОГИ

Освіта:  диплом про вищу освіту за фахом  фармацевтика. 

Досвід роботи:  Досвід роботи з внутрішньо переміщеними особами, попередні посади в гуманітарних НУО в Україні, волонтерство в гуманітарній діяльності та проєктах; Відвідування міжнародних конференцій за межами України, обмін в іншій країні, участь у роботі громадських організацій (гуманітарних, фармацевтичних, студентських тощо); Технічний: досвід роботи у фармацевтичному менеджменті, наприклад, у комунальній аптеці, центрі первинної медико-санітарної допомоги, у ролі медичного та/або фармацевтичного постачальника, у сфері логістики фармацевтичної промисловості.

Знання мов:  вільне володіння українською мовою та англійською мовою (говоріння/ читання/ письмо) на рівні вище середнього (В2 відповідно до Загальноєвропейських рекомендацій з мовної освіти). 

Знання та навички:  Комунікативні навички: вільне читання, говоріння та письмо англійською мовою на всіх платформах місії та з партнерами; Управління проєктами: вміння планувати, виконувати, документувати, моніторити та контролювати різні етапи виконання фармацевтичних завдань; Навички навчання: досвід у підготовці та проведенні презентацій для співробітників різних відділів з використанням чорно/білої дошки, фліпчарту, та PowerPoint та на папері щодо планування, звітів і тренінгів.

Володіння ПК: Впевнене знання пакету Microsoft Office (Microsoft Word, Excel etc.). 

ЗАГАЛЬНЕ  ЗАВДАННЯ:

Старший фахівець з питань фармацевтики забезпечує загальне функціонування фармацевтичних складів ПУІ на рівнях координації, баз та проєктів, гарантуючи адекватне та своєчасне постачання якісних медичних витратних матеріалів, обладнання та лікарських засобів для проєктів.   

Старший фахівець з питань фармацевтики відповідатиме за надання технічної підтримки фармацевтичним командам на базах та збільшення спроможностей для дотримання процедур ПУІ. Старший фахівець з питань фармацевтики повинен забезпечити належне фармацевтичне управління (закупівля, зберігання, розподіл, інвентаризація, споживання та управління даними) для всієї місії – і на рівні координації, і на операційних базах, а також в медичних структурах, які підтримує організація. 

Старший фахівець з питань фармацевтики тісно співпрацюватиме з командою логістики, щоб забезпечити своєчасне, надійне і добре задокументоване постачання медичних витратних матеріалів, обладнання та медикаментів на всіх рівнях ланцюга постачання. 

 

ЗАВДАННЯ  ТА  ОБОВ’ЯЗКИ:

1. Управління фармацевтичною діяльністю: Старший фахівець з питань фармацевтики відповідає за моніторинг усіх фармацевтичних заходів, що стосуються запасів і постачання в місії.
2. Закупівлі: Він/вона відповідає за процес медичних закупівель згідно з програмними вимогами.
3. Навчання: Він/вона повинен працювати над розвитком місії та своєї команди, розробляючи презентації та тренінги з нуля або на основі наявних моделей, готувати графік їх проведення та збирати зворотний зв'язок для постійного вдосконалення.
4. Аналіз, збір та обробка даних
5. Стратегія місії: Проводити регулярні візити з метою забезпечення належного управління лікарськими засобами і на базах, і в закладах охорони здоров'я.
6. Розробка політики: Проводити навчання та надавати технічну підтримку фармацевтам та персоналу, відповідальному за фармацевтику, щодо: управління запасами, раціонального використання лікарських засобів, варіантів замін та терапії, аналізу споживання ліків у медичних закладах; Надавати технічну підтримку працівникам, які відповідають за фармацевтику у закладах охорони здоров'я, які підтримує ПУІ: інструменти впровадження, ситуативні тренінги.
7. Звітність та представництво: Забезпечувати належне зберігання документації та архівів; Вести та розповсюджувати річний план фармацевтичної діяльності ПУІ; Брати участь у координаційних нарадах баз; брати участь у зовнішніх зустрічах, пов'язаних з фармацевтикою та проєктами ПУІ (від Кластеру охорони здоров'я тощо); Щомісяця надавати фармацевту штаб-квартири, координатору з питань охорони здоров'я та раднику з питань охорони здоров'я штаб-квартири копії всі необхідні дані, у тому числі інформації про середньомісячне споживання, звітів про запаси; Розробляти щомісячний звіт про діяльність, який передається до Ситуаційного звіту; тощо
8. Управління запасами: Проводити оцінку роботи фармацевтичних відділів, зосереджуючи увагу на: цифрових та фізичних змінах запасів, прогнозуванні та управлінні простроченими препаратами, організації запасів для потреб проєкту (відповідно до вимог донорів), тощо.
9. Управління персоналом
10. Управління постачанням: Брати участь у технічній перевірці місцевих постачальників, де це доречно; Розміщувати замовлення у співпраці з координатором з питань охорони здоров'я та здійснювати моніторинг замовлень на закупівлю, надісланих до штаб-квартири, у співпраці з координатором з питань логістики; тощо.
11. Технічна підтримка

 

УМОВИ РОБОТИ:

Робочі дні: з понеділка по п'ятницю 

Страхування: життя, медичне страхування

Зацікавлені кандидати повинні подати своє резюме англійською.
 PUI залишає за собою право проводити співбесіди з кандидатами на постійній основі, тому кандидат може бути обраний до дати закриття. Тільки відібрані кандидати будуть запрошені на співбесіду.

________________________________________________________________________

Premiere Urgence Internationale (PUI)   is a non-profit, non-political and non religious humanitarian NGO. PUI started humanitarian intervention in Ukraine in February 2015. The mission's objectives are to improve or restore equitable access to primary health care for the local and displaced population affected by the military conflict and to improve their living conditions by covering their fundamental needs.

Place of work: Dnipro

QUALIFICATIONS

Education  Degree:  Pharmaceutical Sciences/ Pharmacy Degree. 

Work  experience: Experience with Internally Displace People, past positions in humanitarian NGOs based in Ukraine, volunteering on humanitarian activities and projects; Attendance to international conferences outside Ukraine, exchange in a different country, participation on NGOs (humanitarian, pharmaceutical, student, etc.); Technical: Previous position in pharmaceutical management, such as community pharmacy, primary health care center, health and/or pharmaceutical supplier, pharmaceutical industry logistics

Language  Skills: Fluent in Ukrainian and upper intermediate (B2 according to the Common European Framework of Reference for Languages) level in English (speaking/reading/writing).

Knowledge  &  skills: 

• Communication Skills: Fluent reading, speaking and writing in English for all the platforms in the mission and with partners; 
• Project Management: Skillful on planning, executing, documenting, monitoring and controlling the different steps of the pharmaceutical tasks; 
• Training Skills: Proficient on preparing and delivering presentations for staff from different departments using black/white board, flipchart, paper and PowerPoint, regarding planning, reports and training; 

Computer  skills:  Confident  user  of  Microsoft  Office   (with  focus  on  Excel  and Word  and  Outlook).

GENERAL  OBJECTIVE

Pharmacy Supervisor shall ensure the overall functioning of the PUI Pharmacies at central, base and project level, securing an adequate and timely supply of quality health consumables, equipment and medicines to the projects.   

The Pharmacy Supervisor will be responsible for giving technical support to the pharmacy teams at field level and building capacity to respect PUI procedures. He/she cist must ensure proper pharmaceutical management (procurement, storage, distribution, inventory, consumption, and data management) for the entire mission, both at the coordination level and at operational bases and supported health structures.   

The Pharmacy Supervisor will work closely with the logistics team to ensure the supply chain health consumables, equipment and medicines in a timely, reliable and well documented way at all levels.  

TASK AND DUTIES

1. Pharmaceutical Management: in charge of monitoring all pharmaceutical matters regarding stock and supply across the Mission.
2. Procurement: in charge of the Medical Procurement Process from the Programs’ perspective.
3. Training: He/she shall work towards the development of the mission and his/her team, by developing presentations and trainings from scratch or based on available models, prepare a timeline for delivering it and collect feedback for continuous improvement.
4. Data Analysis, Collection and Treatment
5. Mission Strategy: Conduct regular assessment visits and support Central Pharmacist field visits, to ensure proper management of drugs at both base pharmacies as well as health facilities.
6. Development of policies: Provide training and technical support to the pharmacists and staff in charge of pharmacies on: Stock management, rational use of medicines, substitution and therapy options, and analysis of consumption of health facilities; Provide technical support to staff in charge of pharmacies in health facilities supported by PUI: implementation tools, ad hoc training.
7. Reporting and Representation: Ensure the appropriate filing of documentation and archives; Maintain and share an annual PUI pharmacy activity planning; Participate in external meetings related to pharmacy and PUI projects (Health Cluster, etc.); Share monthly copies of all relevant data including AMC, stock reports, with the Health Coordinator HQ pharmacist and HQ health advisor; Write a monthly activity report to be transmitted to Situation Report; etc.
8.  Stocks Management: Conduct pharmacy assessment of the Pharmacies, focusing on: Stock movements both computerized and physical, anticipation and management of expired drugs, organization of the stock for project requirements (according with donors), etc.
9. Staff Management
10. Supply Management: Place orders in collaboration with the Health Coordinator and monitor the purchase orders sent to HQ in collaboration with the Logistics Coordinator; Participate in the technical inspection of local suppliers where appropriate.
11. Technical Support

CONDITIONS:

Working week: from Monday to Friday

Insurance: life and health insurances

HOW TO APPLY:

Interested candidates please submit your CV in English.

Interview and test will also be in English. 

Only shortlisted candidates will be contacted. 

PUI reserves the right to close the vacancy prior last day of application submission.