Finance Manager / Заступник керівника фінансового відділу

1. Background

Team4UA implements humanitarian and early recovery projects across Ukraine, ensuring timely, transparent, and compliant delivery of goods, works, and services in line with donor regulations and internal procurement policies. In the context of ongoing emergency response and infrastructure-related interventions — including construction, rehabilitation, and technical activities — Team4UA is strengthening its operational capacity to ensure efficient procurement, logistics coordination, compliance with donor regulations, and proper documentation for audit and accountability purposes.

2. Position Overview

Under the supervision of the Head of Finance, the Finance Manager is responsible for the efficient, compliant, and strategic financial management of the organization’s operations and programs. The role combines financial planning and analysis, donor compliance oversight, treasury management, audit coordination, and partnership financial monitoring. The Finance Manager supports informed decision-making by providing high-quality financial data, analysis, and internal control systems that ensure accountability and sustainability.

3. Key Responsibilities

A. Compliance & Internal Control

• Ensure full compliance with Ukrainian financial and tax legislation and donor regulations.
• Oversee accuracy and integrity of financial transactions recorded in the accounting system.
• Strengthen and continuously improve internal control systems across organizational and partner-managed activities.
• Ensure financial procedures are aligned with internal policies and grant conditions.

B. Financial Planning & Reporting

• Lead the preparation, review, and quality assurance of project and organizational budgets.
• Ensure strict budgetary control and proactive monitoring of variances.
• Conduct regular financial briefings for relevant Managers and Budget Holders.
• Ensure timely and high-quality donor financial reporting and internal reporting to senior management and the Board.
• Collaborate closely with program teams on financial matters including variance analysis, co-funding strategies, and compliance.
• Contribute financial expertise to proposal development, including budgeting for new grants.

C. Audit & Financial Closing

• Oversee month-end closing procedures and balance sheet reconciliations.
• Manage preparation of annual and project-specific financial statements.
• Coordinate external audits and ensure timely follow-up on audit findings.
• Ensure readiness for donor and statutory audits in collaboration with Compliance, Procurement, and Accountancy teams.

D. Treasury Management

• Monitor cash flow and oversee financial resource management.
• Ensure expenditures and payments are properly authorized, processed, and documented.
• Review and consolidate cash forecasts from Budget Holders.
• Ensure sound financial planning to maintain liquidity and operational continuity.

E. Partnership Financial Oversight

• Establish and implement a partnership financial monitoring plan.
• Conduct financial assessments and monitoring of partners to ensure compliance and accountability.
• Collaborate with program and partnership teams to implement corrective action plans.
• Provide financial capacity-building support to partners.

F. Staff & Stakeholder Management

• Support development of staff competencies within the finance function.
• Foster cross-departmental collaboration on financial matters.
• Represent the organization in financial matters with donors, authorities, and governance bodies, as required.

4. Qualifications and Experience

Education: University degree in Finance, Accounting, Business Administration, or related field.

Experience:

• Minimum 5 years of relevant experience in a senior financial management role.
  Proven experience managing large-scale budgets.

• At least 3 years of people management experience.

• Experience in humanitarian, development, or NGO sector is strongly preferred.

• Experience working with international donors (e.g., ECHO, UNHCR, OCHA) and familiarity with their financial guidelines.

Skills and Competencies:

• Strong knowledge of financial management, budgeting, and reporting systems.
• High-level analytical and strategic financial planning skills.
• Strong internal control and compliance orientation.
• Experience coordinating external audits.
• Advanced proficiency in Microsoft Excel.
• Experience working with financial IT systems.
• Strong leadership and stakeholder management skills.

Languages: 

Ukrainian: fluent.
English: full professional proficiency required.

5. Supervision and Reporting

The Finance Manager reports to the Head of Finance and works in close coordination with Program Managers, Procurement, Compliance, Accountancy, and senior leadership to ensure compliant, strategic, and sustainable financial management.

6. Duration and Duty Station

Duration: 12 months (with possibility of extension subject to funding).
Duty Station: Kyiv or Lviv, Ukraine

7. Reservation:
In accordance with Ukrainian legislation and subject to organizational eligibility, the position may be eligible for staff reservation (military deferment). Reservation is processed in line with national regulations and internal procedures.

8. Diversity, Equity, and Inclusion. We value diverse backgrounds and perspectives and foster a respectful, inclusive working environment where everyone can contribute and grow.

9. Equal Employment Opportunity. Team4UA is an equal opportunity employer and does not tolerate discrimination on any legally protected grounds.

10. Protection and Ethics. Team4UA adheres to PSEA principles and does not tolerate abuse, harassment, or misconduct. All staff must comply with Ukrainian law, the Code of Conduct, internal policies, complete mandatory safeguarding training, and uphold humanitarian accountability standards.

1. Передумови

Team4UA реалізує гуманітарні та відновлювальні проєкти по всій Україні, забезпечуючи своєчасну, прозору та відповідну вимогам донорів закупівлю товарів, робіт і послуг. У межах поточних гуманітарних та інфраструктурних проєктів (включаючи реконструкцію, будівельні та технічні роботи) організація посилює операційну спроможність у сфері закупівель та логістики для забезпечення ефективності, відповідності вимогам донорів та належної підзвітності.

2. Опис посади

Під керівництвом Керівника фінансового відділу Заступник керівника фінансового відділу відповідатиме за ефективне, комплаєнс-орієнтоване та стратегічне управління фінансами організації. Посада поєднує фінансове планування та аналіз, контроль дотримання донорських вимог, управління казначейством, координацію аудитів і фінансовий моніторинг партнерів. Заступник керівника фінансового відділу забезпечує керівництво якісною фінансовою аналітикою для прийняття обґрунтованих управлінських рішень та підтримує стійкість організації.

3. Основні вимоги

А. Комплаєнс та внутрішній контроль

• Забезпечення повної відповідності фінансової діяльності вимогам законодавства України та донорським регламентам.

• Контроль правильності та достовірності відображення фінансових операцій у бухгалтерській системі.

• Посилення та вдосконалення систем внутрішнього контролю в межах діяльності організації та партнерських проєктів.

• Забезпечення відповідності фінансових процедур внутрішнім політикам та умовам грантових угод.

Б. Фінансове планування та звітність

• Координація розробки, перевірки та забезпечення якості бюджетів проєктів і організації в цілому.
• Забезпечення ефективного бюджетного контролю та своєчасного реагування на відхилення.
• Проведення регулярних фінансових брифінгів для менеджерів та відповідальних за бюджети.
• Забезпечення своєчасної та якісної підготовки фінансових звітів для донорів і внутрішніх звітів для керівництва та Наглядової ради.
• Співпраця з програмними командами щодо фінансового аналізу, співфінансування та вимог звітності.
• Участь у підготовці нових проєктних пропозицій, зокрема формуванні бюджетів.

В. Аудит та фінансове закриття

• Організація та контроль процедур щомісячного фінансового закриття, включаючи звірку рахунків.
• Підготовка річної та проєктної фінансової звітності.
• Координація зовнішніх аудитів та забезпечення своєчасного виконання рекомендацій аудиторів.
• Забезпечення готовності до донорських і статутних аудитів у співпраці з відповідними підрозділами.

Г. Управління грошовими потоками та фінансовими ресурсами

• Контроль грошових потоків та фінансових ресурсів організації.
• Забезпечення правильності погодження, обробки та документування платежів.
• Консолідація прогнозів руху коштів від відповідальних за бюджети.
• Підтримка фінансової стабільності та ліквідності організації.

Д. Фінансовий моніторинг партнерів

• Розробка та впровадження плану фінансового моніторингу партнерів.
• Проведення фінансових оцінок і перевірок партнерів для забезпечення відповідності та підзвітності.
• Співпраця з програмними командами щодо впровадження коригувальних заходів.
• Надання підтримки та посилення фінансової спроможності партнерів.

Е. Управління персоналом та взаємодія зі стейкхолдерами

• Сприяння розвитку компетенцій фінансової команди.
• Забезпечення міжвідділової співпраці з фінансових питань.
• Представництво організації у фінансових питаннях перед донорами, органами влади та керівними органами за необхідності.

4. Кваліфікація та досвід

Освіта: Вища освіта у сфері фінансів, бухгалтерського обліку, бізнес-адміністрування або суміжних галузях.

Досвід:

• Мінімум 5 років досвіду роботи на керівній посаді у сфері фінансового менеджменту.
• Досвід управління великими бюджетами.
• Щонайменше 3 роки досвіду управління командою.
• Досвід роботи в гуманітарному або розвитковому секторі є перевагою.
• Досвід співпраці з міжнародними донорами (ECHO, UNHCR, OCHA тощо) та знання їхніх фінансових вимог.

Навички та компетенції:

• Глибоке розуміння фінансового менеджменту, бюджетування та звітності.
• Аналітичне мислення та стратегічний підхід до фінансового планування.
• Висока увага до деталей і комплаєнс-орієнтованість.
• Досвід координації зовнішніх аудитів.
• Впевнене володіння Microsoft Excel (просунутий рівень).
• Досвід роботи з фінансовими ІТ-системами.
• Лідерські та комунікаційні навички.

Мови: 

• Вільне володіння українською мовою.
• Вільне професійне володіння англійською мовою.

5. Супервізія та звітність

Фінансовий менеджер підпорядковується Керівнику фінансового відділу та тісно співпрацює з менеджерами програм, відділом закупівель, комплаєнсом, бухгалтерією та керівництвом для забезпечення стратегічного та відповідального фінансового управління.

6. Тривалість та місце роботи

Тривалість: 12 місяців (з можливістю продовження за наявності фінансування). Місце роботи: м. Львів або м.Київ.

7. Бронювання:
Відповідно до законодавства України та за умови відповідності організації критеріям, посада може підлягати бронюванню працівника. Процедура бронювання здійснюється згідно з чинними нормативними вимогами та внутрішніми процедурами організації.

8. Різноманіття, рівність та інклюзія. Ми цінуємо різноманіття досвіду та створюємо інклюзивне середовище, де кожен може розвиватися та робити внесок.

9. Рівні можливості працевлаштування. Team4UA є роботодавцем рівних можливостей і не допускає дискримінації за будь-якими ознаками, захищеними законом.

10. Захист та етика. Ми дотримуємося принципів PSEA та не допускаємо зловживань чи домагань. Усі працівники зобов’язані дотримуватися законодавства, Кодексу поведінки та внутрішніх політик, пройти обов’язкове навчання та підтримувати гуманітарні стандарти підзвітності.