Logistics & Procurement Officer

IsraAID Ukraine запрошує до співпраці Фахівця з логістики та операційних закупівель. Позиція передбачає логістичну та закупівельну підтримку організації.

Фахівець відповідатиме за пересування команди, організацію транспорту для гуманітарних доставок, роботу зі складом і логістичними провайдерами, документацію та звітність, а також за проведення операційних закупівель: від пошуку постачальників до оформлення необхідних документів і контролю поставок згідно з внутрішніми процедурами.

СУТТЄВІ НАВИЧКИ, ЗНАННЯ ТА КОМПЕТЕНЦІЇ

• Досвід роботи у логістиці та/або закупівлях;
• Розуміння логістичних процесів: бронювання транспорту, взаємодія з водіями, робота зі складом, супровід документації;
• Досвід роботи з закупівлями: пошук постачальників, збір комерційних пропозицій, оформлення PR/RFQ/CQC;
• Уміння працювати з договорами, рахунками, актами, первинною документацією;
• Володіння Word/Excel, уважність до деталей, відповідальність;
  Англійська B2 мінімум;
• Релевантний досвід на схожій позиції, досвід роботи у NGO/INGO секторі - буде плюсом.

ОБОВЯЗКИ ТА СФЕРА ВІДПОВІДАЛЬНОСТІ

Логістика/Транспорт

• Забезпечення безпечного та ефективного пересування команди, включно з координацією службових поїздок, бронюванням транспорту, роботою з водіями та придбанням квитків;
• Координація взаємодії з водіями та зовнішніми транспортними сервіс провайдерами, контроль якості послуг та ведення повного пакету супровідної документації;
• Організація та забезпечення транспорту для доставки гуманітарної допомоги, у тому числі співпраця з third-party delivery partners та забезпечення відповідності стандартам гуманітарних поставок;
• Взаємодія із складом та логістичним кластером, контроль процесу прийому та відвантаження товару з/на склад, інвентаризація, своєчасне оформлення SRF/ROF та інших логістичних документів;
• Підготовка регулярної звітності щодо транспортних витрат, використання ресурсів та залишків на складі, забезпечення точності даних відповідно до внутрішніх процедур;
• Підготовка договорів, актів та повний супровід документації щодо операційних передач та відвантажень (конвоїв тощо), відповідно до гуманітарних стандартів і внутрішніх вимог.
  

Закупівлі

• Проведення повного циклу операційних закупівель у відповідності з внутрішніми політиками, процедурами та порогами закупівель: пошук постачальника, збір комерційних пропозицій, оформлення PR, RFQ, CQC та іншої документації;
• Забезпечення належної комунікації з постачальниками, включаючи запити, узгодження умов, ведення первинної документації та контроль дотримання вимог до постачань;
• Організація доставки закуплених товарів, включно з координацією логістичних ланцюгів та моніторингом відповідності поставок технічним вимогам та специфікаціям;
• Підготовка та проведення тендерних процедур, включно з оформленням пакету тендерної документації, оцінкою пропозицій та забезпеченням прозорості процесу.
• Участь у перегляді та оновленні політик, SOP та операційних інструкцій із закупівель відповідно до найкращих практик гуманітарного сектору.

УМОВИ РОБОТИ

• Повна зайнятість (40 годин на тиждень).
• Робочий графік: понеділок — п’ятниця.
• Формат роботи: гібридний (3 дні на тиждень в офісі, до 2 днів — віддалено за бажанням).
• Офіс в центрі міста з укриттям.
• Річний контракт з можливістю пролонгації.
• Медичне страхування та страхування життя.
• Доступ до програми підтримки ментального здоров’я для співробітників.
• Професійний розвиток та можливість навчання.

ЕТИЧНІ СТАНДАРТИ

IsraAID дотримується політики нульової терпимості до будь-яких проявів неналежної поведінки, а також сексуальної експлуатації та насильства. Процес відбору включатиме перевірку рекомендацій та декларації всіх кандидатів щодо цих аспектів.

РІВНІ МОЖЛИВОСТІ

IsraAID є роботодавцем, який забезпечує рівні можливості. Усі кандидати розглядатимуться на посаду без жодної дискримінації за расою, кольором шкіри, релігією, статтю, сексуальною орієнтацією, гендерною ідентичністю, національним походженням чи станом здоров’я.