Асистент/ка проєкту – Перехідне правосуддя та механізми зниклих безвісти осіб / Project Assistant (Transitional Justice and Missing Persons Mechanism Project)

Довідкова інформація:

Програма “Партнерство за сильну Україну" (PFRU-2) – Фаза 2 (PFRU-2) – це донорська програма, що фінансується урядами Великої Британії, Естонії, Канади, Норвегії, Фінляндії, Швейцарії та Швеції. Метою ПСУ є посилення стійкості України в умовах російської агресії шляхом надання критично важливої підтримки місцевим громадам у співпраці з українськими державними органами, громадянським суспільством, ЗМІ та приватним сектором.

Проєкт «Перехідне правосуддя та механізми зниклих безвісти осіб» (TJ-MPM) відповідає на суспільний запит на справедливість, реагуючи на наслідки серйозних порушень міжнародного права та сприяючи зміцненню суспільної стійкості. Проєкт TJ-MPM підтримує зусилля державних органів і організацій громадянського суспільства (ОГС) щодо забезпечення правосуддя та визнання прав постраждалих на місцевому рівні з метою пом’якшення соціальної напруги та формування ключових елементів національної архітектури перехідного правосуддя, спрямованої на максимальне зміцнення суспільної згуртованості.

Опис позиції:

Асистент проєкту надаватиме ключову підтримку в координації активностей, адміністративних та комунікаційних процесах, сприяючи ефективній реалізації проєктної діяльності.

Основні обов'язки:

• Підтримка в реалізації проєктних заходів відповідно до робочого плану проєкту, дотримуючись технічних стандартів та дедлайнів.
• Координація логістичних аспектів заходів і польових візитів (місце проведення, транспорт, матеріали, списки учасників).
• Ведення календарів, трекерів та графіків для ключових результатів і подій.
• Підготовка протоколів зустрічей, нотаток та планів подальших дій.
• Допомога у підготовці та форматуванні звітів, презентацій, концептуальних записок та переклад проєктної документації.
• Ведення цифрової системи зберігання контрактів, звітів, кореспонденції та результатів.
• Організаційна підтримка взаємодії між технічними спеціалістами, регіональними командами та керівництвом.
• Допомога у підготовці закупівельної документації (обсяги робіт, специфікації для закупівель).
• Контроль оплати платежів, контрактів та результатів роботи постачальників та консультантів.
• Взаємодія з фінансовою та адміністративною командами для своєчасного здійснення адміністративних операцій..
• Збір та систематизація фотографій, звітів та рахунків з місць реалізації проєкту.

Необхідні навички та кваліфікація:

• Ступінь бакалавра в галузі державного управління, міжнародних відносин, соціальних наук або в суміжних галузях.
• Мінімум 2 роки досвіду роботи на адміністративній, координаційній або проектній посаді, бажано в проектах міжнародного розвитку.
• Сильні організаційні навички та навички багатозадачності.
• Досвідчений\а користувач\ка Microsoft Office Suite, включаючи Excel та PowerPoint.
• Проактивний\а, уважний\а до деталей та дедлайнів.
• Сильні комунікаційні (як усні, так і письмові) навички та навички міжособистісного спілкування.
• Здатність працювати як самостійно, так і в команді.
• Розуміння культурних особливостей та орієнтація на інклюзивний розвиток.
• Вільне володіння українською та англійською мовами.

Місце знаходження:

Це посада, що передбачає роботу з повною зайнятістю в офісі в Києві. Періодично можлива віддалена робота за умови погодження керівництва.

Підпорядкування:

Асистент проєкту підпорядковується безпосередньо Проєктному менеджеру  та координує роботу з іншими членами команди  за необхідності.

Інструкції щодо подачі заявки: 

Подайте заявку за посиланням до 31 березня 2026 року. У полі «На яку посаду ви подаєтесь?» слід вибрати посаду TD 143 Project Assistant (Transitional Justice and Missing Persons Mechanism Project). Для посад, які потребують знання англійської мови, бажано надсилати резюме англійською (але це не обов’язково). Заявки розглядатимуться на постійній основі. Будь ласка, не телефонуйте — з фіналістами зв’яжеться Chemonics. 

Посилання для подачі заявки: PFRU-2 Recruitment - Candidate Application

Background

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine-2 (PFRU-2) is a multi-donor programme funded by the governments of Canada, Estonia, Finland, Norway, Sweden, Switzerland, and the UK. PFRU’s objective is to strengthen Ukraine’s resilience in the face of Russian aggression by delivering essential support to local communities in collaboration with the Ukrainian government, civil society, media and the private sector.

The Transitional Justice and Missing Persons Mechanism Project (TJ-MPM Project) responds to public demand for justice by addressing the consequences of serious violations of international law and fostering societal resilience. The TJ-MPM Project facilitates state and civil society organisations (CSOs) responses on justice and recognition for victims on a local level, in order to mitigate emerging social tensions, and ultimately build the core elements of a national TJ architecture designed to maximise social cohesion.

Position Description:

The Project Assistant will play a key support role in day-to-day coordination, administration, and communications, ensuring the smooth functioning of project operations.

Key Responsibilities:

• Support the implementation of project activities according to the project work plan, ensuring alignment with technical standards and deadlines.
• Provide logistical support for meetings, workshops, and field visits (booking venues, transport, printing materials, coordinating participant lists).
• Maintain calendars, trackers, and timelines for key deliverables and events.
• Draft meeting minutes, summary notes, and follow-up action plans.
• Support the preparation and formatting of reports, presentations, concept notes, as well as the translation of the project documentation.
• Maintain a digital filing system of contracts, reports, correspondence, and deliverables.
• Assist in internal communication flows between technical experts, field teams, and management.
• Assist in preparing procurement documentation (TORs, purchase orders).
• Follow-up on payments, contracts, and deliverables with vendors and consultants.
• Coordinate with the finance and administration teams to ensure timely processing of administrative transactions.
• Collect and organise photos, reports, and bills from site visits.

Required Skills and Qualifications:

• Bachelor’s degree in public administration, international relations, social sciences, or a related field.
• Minimum 2 years of experience in an administrative, coordination, or project support role, preferably within an international development project.
• Strong organisational and multitasking skills.
• Proficient in Microsoft Office Suite, including Excel and PowerPoint.
• Detail-oriented, proactive, and responsive to deadlines.
• Strong interpersonal and communication skills.
• Ability to work both independently and as part of a team.
• Cultural sensitivity and commitment to inclusive development.
• Strong communication skills (both verbal and written).
• Fluency in Ukrainian and English.

Location:

This is a full-time, office-based position in Kyiv. Remote work is possible occasionally with managerial approval.

Reporting:

The Project Assistant reports directly to the Project Manager and coordinates work with other PFRU team members as needed.

Application Details: 

Apply using the following link by March 31st, 2026. You should select the position TD 143 Project Assistant (Transitional Justice and Missing Persons Mechanism Project) in the field “What position you are applying for?”. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists.  

Application link: PFRU-2 Recruitment - Candidate Application