Менеджер (управитель) з питань транспорту та аналізу ринку (Platform Transport Expert and Market Analysis Officer)

Platform Transport Expert and Market Analysis Officer 

COUNTRY:  UKRAINE 

REPORTS TO:   ATLAS PROJECT MANAGER TRANSPORT 

LOCATION:  Dnipro 

 Please send your CV in English

GENERAL MISSION 

 Since 1993, HI provided logistic services to the humanitarian actors responding to crises in 15 different countries through its logistics project called Atlas Logistique unit, with the objective to improve the access to humanitarian relief for vulnerable individuals. 

Context of the mission 

HI has been present in Ukraine until 2020. HI is now resuming its activities to respond to the humanitarian crisis following the start of the conflict. The key areas of HI intervention include physical rehabilitation, training of professional physiotherapists, psychosocial support, and socio-economic inclusion through inclusive livelihood activities, mine risk education and advocacy.  

After a field assessment by Atlas Logistique/HI’s logistics platform experts, HI set up 3 comprehensive logistics platform projects including two services: Storage and Transport for INGOs, LNGOs and UN agencies. 

Currently, these platforms are located in Mykolaiv, Dnipro and Kharkiv.  

MISSIONS / RESPONSIBILITIES 

Under the supervision of Project manager, the main missions are: 

Mission 1. Participate in the operational implementation of the transport services 

1. Plan the Transport operations and the implementation of activities as defined by the project manager and in accordance with partner’s requests.  

2. Ensure compliance of Transport activities with Ukrainian legislation  

3. Ensure compliance of the Transport activities with the HI Platform's Procedures 

4. Enforce compliance with adapted purchasing procedures and operational formats for the project  

5. Ensure the data collection and the well entry in the different data base in terms of transport  

6. Participate in the development of new services in line with the orientations given by the HI Platform’s project Manager 

7. Evaluate the respond and the quality of the services of transport 

8. Help the project manager to design and improve tools and documents on transport activities for knowledge capitalisation purposes 

Mission 2. Manage the operational team – Transport Market Analysis  

1. Carry out market surveys, quotation and negotiations with transporters.  

2. Ensure Operational Follow up of the Transports (contact with carriers, drivers, representatives)  

3. Ensure the good accountability of process documents and ensuring the accuracy of information. (TTN,Invoice, ACT, reporting) 

4. Analyse the Transport market on specific roads 

5. Provides and update Security Dept about the Transport Security Information (Zone, date updates, delivery addresses etc) 

6. Provides communication and identification tools for conveyors/conveyors (GPS, Tracker, Mission Order etc.) 

7. Conducting support missions (training, mentoring, support, recruitment, internal audit, handovers) 

8. Ensure good communication-coordination-information with and between members of the team 

9. Ensure proper logistical management of the operational team close collaboration with the support services 

10. Help the Partners about the appropriate logistic for their action and propose the best solution of transport 

 Mission 3. Communicate on the HI Platform’s project 

1.  With delegated authority from the project manager, represent HI Platform during the HI internal meeting 

2. Support the transport administrative officer for archiving and maintaining the different folders. 

3. Ensure that the flow of information between the different project and support departments is smooth and efficient 

4. Transmits data entered during the month or the previous month to the project manager in due time 

5. Help ensure that HI is seen as a key player in the sector 

6. Participates in conveying a professional and cordial image to partners and carriers

7. Under the supervision of Project manager, establish contacts and operational links with the local authorities, transporters, humanitarian stakeholders etc 

PROFILE SOUGHT 

Qualification(s):

• High education 

   

• Prefereble - Graduate qualification in the field of logistics 

Experience:

• At least 3 year’s experience in Transport Sector or Supply Chain (NGO or private company) 

• Experience with an international NGO is a plus 

 Skills:

• Ability to communicate in English and Ukrainian. 

• Good translation and explanation skills 

• Good knowledge of the Ukrainian law 

• Pack Office 

• Good knowledge of Excel (will be tested) 

Personal qualities:

• Ability to prioritize and take responsibility, strong organizational skills 

• Real motivation for working in the humanitarian sector 

• Autonomy and ability to work as part of a team 

WORKING CONDITIONS:

Contract: Employment contract (according to Ukrainian legislation) Fixed-Term

Type of employment: Full-time

Benefits Package:

• 30 calendar days for annual leaves 
• 12 days of internal wellbeing paid leaves annually (pro-rata)
• Medical Insurance for HI staff and one dependent (tax paid by HI)
• Individual counselling sessions for HI staff
• Relocation package might be granted for the managerial positions and key positions if needed 
• Relevant supportive measures for person with disabilities (if needed)

EQUAL OPPORTUNITY

HI is an equal opportunity employer. We value diversity and we are committed to creating an inclusive environment based on mutual respect for all employees. We do not discriminate on the basis of age, sex, disability status, religion, ethnic origin, colour, race, marital status, or other protected characteristics. 

If you have a disability and require any special arrangements to assist you during the interview, please inform us with the necessary details.

Handicap International has clear institutional policies on "Child Protection", "Anti-fraud, Bribery and Corruption", "Disability, Gender and Age" and "Protection of Beneficiaries from Sexual Exploitation, Abuse and Harassment”. It is therefore mandatory for all staff to commit themselves to respect, uphold and promote these policies, and to sign the HI Code and Conduct.

By submitting the CV application, the applicant gives his/her consent to the processing of his/her personal data (in accordance with the legislation of Ukraine).

Менеджер (управитель) з питань транспорту та аналізу ринку

КРАЇНА:   Україна   

ПІДПОРЯДКОВУЄТЬСЯ:  Керівник проектів та програм у сфері матеріального (нематеріального) виробництва (транспортна програма) 

РЕГІОН:  Дніпро 

 Надсилайте, будь ласка, резюме англійською мовою

ЗАГАЛЬНІ ОБОВ’ЯЗКИ 

З 1993 року HI надає логістичні послуги гуманітарним організаціям, що реагують на кризи в 15 різних країнах, через свій логістичний проект під назвою Atlas Logistique, метою якого є покращення доступу до гуманітарної допомоги для вразливих верств населення. 

Контекст місії  

HI була присутня в Україні до 2020 року. Зараз HI відновлює свою діяльність у відповідь на гуманітарну кризу, що виникла після початку конфлікту. Основні напрямки діяльності HI включають фізичну реабілітацію, підготовку професійних фізіотерапевтів, психосоціальну підтримку та соціально-економічну інтеграцію через інклюзивні заходи із забезпечення засобів до існування, інформування про мінну небезпеку та адвокацію.     

Після польової оцінки, проведеної експертами логістичної платформи Atlas Logistique/HI, HI розробила 3 комплексні проекти логістичної платформи, що включають дві послуги: Зберігання та транспортування для МНУО, НУО та агенцій ООН.    

Наразі ці платформи розташовані в Миколаєві, Дніпрі та Харкові.   

ЗАВДАННЯ / ОБОВ'ЯЗКИ 

Під керівництвом керівника проекту основними завданнями є: 

Місія 1. Участь в операційному впровадженні транспортних послуг 

1.1. Планувати транспортні операції та впроваджувати заходи, визначені керівником проекту відповідно до запитів партнерів. 
1.2. Забезпечувати відповідність транспортних діяльностей законодавству України. 
1.3. Забезпечувати відповідність транспортних діяльностей Процедурам Платформи HI. 
1.4. Забезпечувати дотримання адаптованих процедур закупівель та операційних форматів для проекту. 
1.5. Забезпечувати збір даних та їх правильне внесення в різні бази даних щодо транспорту. 
1.6. Брати участь у розробці нових послуг відповідно до напрямків, визначених керівником проекту Платформи HI. 
1.7. Оцінювати відповідність та якість транспортних послуг. 
1.8. Допомагати керівнику проекту в розробці та вдосконаленні інструментів і документів з транспортних діяльностей для цілей накопичення знань. 

Місія 2. Управління оперативною командою – Аналіз транспортного ринку 

 1.1. Проведення ринкових досліджень, запитів на комерційні пропозиції та переговорів з перевізниками. 
1.2. Забезпечення оперативного супроводу транспортних операцій (контакт з перевізниками, водіями, представниками). 
1.3. Забезпечення належної відповідності документів процесу та точності інформації (ТТН, рахунок, Акт, звітність). 
1.4. Аналіз ринку транспортних послуг на конкретних маршрутах. 
1.5. Надання та оновлення інформації для відділу безпеки щодо транспортної безпеки (зони, оновлення дат, адреси доставки тощо). 
1.6. Забезпечення інструментами зв'язку та ідентифікації для конвоїв/перевізників (GPS, трекери, наказ на місію тощо). 
1.7. Проведення підтримуючих місій (навчання, наставництво, підтримка, внутрішній аудит, передача обов’язків). 
1.8. Забезпечення належної комунікації, координації та обміну інформацією між членами команди. 
1.9. Забезпечення належного логістичного управління оперативною командою у тісній співпраці з службами підтримки. 
1.10. Допомога партнерам у виборі відповідної логістики для їх діяльності та пропозиція найкращих рішень щодо транспорту. 

Місія 3. Комунікація щодо проекту HI Platform 

3.1. За дорученням керівника проекту, представляти HI Platform під час внутрішніх зустрічей HI. 
3.2. Підтримувати адміністративного співробітника з транспорту в архівуванні та підтримці різних папок. 
3.3. Забезпечити безперебійний та ефективний потік інформації між різними проектними та підтримуючими департаментами. 
3.4. Своєчасно передавати дані, внесені протягом поточного або попереднього місяця, керівнику проекту. 
3.5. Сприяти тому, щоб HI сприймали як ключового гравця в секторі. 
3.6. Брати участь у створенні професійного та доброзичливого іміджу серед партнерів та перевізників. 
3.7. Під керівництвом керівника проекту встановлювати контакти та робочі зв'язки з місцевими органами влади, перевізниками, гуманітарними організаціями тощо. 

НЕОБХІДНІ КОМПЕТЕНЦІЇ 

Кваліфікація(ї): 

- Вища освіта 

- Бажано - Кваліфікація випускника в галузі логістики 

Досвід роботи:

• Щонайменше 3 роки досвіду роботи в транспортному секторі або ланцюгу поставок (НУО або в приватній компанії) 

• Досвід роботи в міжнародній неурядовій організації є перевагою 

Навички:

• Вміння спілкуватися англійською та українською мовами. 
• Хороші навички перекладу та пояснення 
• Хороші знання українського законодавства 
• Знання пакету Office 
• Добре знання Excel (буде перевірено) 

Особисті якості: 

• Вміння розставляти пріоритети та брати на себе відповідальність, сильні організаторські здібності 
• Реальна мотивація до роботи в гуманітарному секторі 
• Автономність та вміння працювати в команді 

УМОВИ РОБОТИ

Контракт: Трудовий договір (згідно законодавства України) Строковий 

Тип зайнятості: Повна зайнятість

Переваги:

• 30 календарних днів щорічної відпустки
• 12 днів щорічної оплачуваної відпустки для гарного самопочуття (пропорційно відпрацьованому часу)
• Медичне страхування для співробітників HI та одного члена сім'ї (додаток сплачує HI)
• Індивідуальні психологічні консультації для співробітників HI
• Релокаційний пакет може бути наданий для керівних посад і ключових посад, якщо це необхідно
• Відповідні заходи підтримки для людини з обмеженими можливостями (за потреби)

МОЖЛИВОСТІ

HI є роботодавцем рівних можливостей. Ми цінуємо різноманітність і прагнемо створити інклюзивне середовище, засноване на взаємній повазі до всіх співробітників. Ми не дискримінуємо за віком, статтю, інвалідністю, релігією, етнічним походженням, кольором шкіри, расою, сімейним станом чи іншими захищеними ознаками.

Усім зацікавленим кандидатам, незалежно від віку, статі, інвалідності, релігії, етнічного походження, кольору шкіри, раси, сімейного стану чи інших ознак, заохочуємо подати заявку на вакансію.

Якщо ви маєте інвалідність і потребуєте будь-яких особливих заходів для допомоги під час співбесіди, будь ласка, повідомте нам необхідні деталі.

Handicap International має прозорі інституційні політики щодо «Захисту дітей», «Протидії шахрайству, хабарництву та корупції», «Інвалідність, Стать і вік», а також «Захист бенефіціарів від сексуальної експлуатації, знущання та домагань». Вони є обов’язковими для виконання усіма співробітниками, які зобов’язані поважати, підтримувати та просувати ці політики, а також підписати «Кодекс поведінки» HI.

Подаючи резюме, претендент надає згоду на обробку його персональних даних (відповідно до законодавства України).